Η εταιρεία σας έχει επεκταθεί και τώρα έχετε πελάτες και συνεργάτες σε όλο τον κόσμο. Πριν ξεκινήσετε να στέλνετε διεθνή επιχειρησιακά γράμματα, μάθετε περισσότερα για την εθιμοτυπία που σχετίζεται με τη γραφή τους. Όταν γράφετε σωστά, οι επιχειρηματικές σας επιστολές θα είναι εύκολο να διαβαστούν και δεν θα προκαλέσουν ακούσια προσβολή επιχειρηματικών συνεργατών από άλλες χώρες.
Η σωστή μορφή γράμματος
Αν και έχετε κάποιες επιλογές για τη μορφή της επιστολής σας, η μορφή μπλοκ χρησιμοποιείται συνηθέστερα για επιστολές επιχειρήσεων, σύμφωνα με την Εργαστήριο Γραφής Purdue. Το σχήμα μπλοκ διατηρεί όλες τις γραμμές του επιχειρηματικού γράμματος αριστερά-δικαιολογημένες με μια πλήρη κενή γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου.
Στοιχεία επιχειρησιακής επιστολής
Χρησιμοποιήστε επαγγελματική δομή για τη διεθνή επιχειρησιακή σας επιστολή. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας στο επάνω μέρος της σελίδας, ακολουθούμενη από την ημερομηνία. Κάτω από αυτό, πληκτρολογήστε την πλήρη διεύθυνση του συνεργάτη στον οποίο στέλνετε την επιστολή. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε το "αγαπητό" ως χαιρετισμό και πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα του συνεργάτη. Για το σώμα της επιστολής, τρεις ξεχωριστές παραγράφους παρέχουν την καλύτερη αναγνωσιμότητα. Τερματίστε την επιστολή με ένα επαγγελματικό κλείσιμο, όπως "ειλικρινά" ή "ευχαριστώ", ακολουθούμενο από το πλήρες όνομά σας.
Διάλογοι και Slang
Αποφύγετε τους διαλόγους και το αργκό στην επιστολή σας. Ενώ κάποιος στην περιοχή σας μπορεί να κατανοήσει τις επιλογές λέξεων και φράσεων, αυτό δεν συμβαίνει για έναν παραλήπτη διεθνών επιστολών επιχειρήσεων. Ακόμα κι αν στέλνετε την επιστολή σας σε μια αγγλόφωνη χώρα, ο παραλήπτης μπορεί να μην γνωρίζει φράσεις όπως "όπως η επιχείρηση κανενός" ή "τα μαλλιά του σκύλου". Για να βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης κατανοεί την επιστολή σας και ότι δεν παραβιάζεται ακούσια, διαβάστε και αφαιρέστε τυχόν όρους αργκό.
Επιλογή γλώσσας
Υπάρχει πιθανότητα να χρειαστεί να γράψετε την επιστολή σας σε άλλη γλώσσα. Αν δεν είστε ευχαριστημένοι με τη γλώσσα του παραλήπτη σας, μπορείτε να αναζητήσετε τη βοήθεια κάποιου που είναι. Την διαβάσει μέσω της επιστολής σας και να διορθώσει τυχόν σφάλματα. Όχι μόνο θέλετε να ακούγεται επαγγελματικά στην επιστολή σας, αλλά θέλετε επίσης να αποφύγετε να προσβάλλετε τον παραλήπτη χρησιμοποιώντας τυχαία μια προσβλητική λέξη.
Κρατήστε το Επαγγελματικό
Αν και είναι αποδεκτό να κρατήσετε μια γραμμή της πρώτης παραγράφου του σώματος για ευχαριστίες, όπως να ρωτήσετε για την οικογένεια του παραλήπτη, είναι καλύτερο να κρατήσετε το υπόλοιπο της επαγγελματικής επιστολής. Βγείτε δεξιά στο σημείο της επιστολής και αποφύγετε να πάρετε πολύ προσωπικό.
Διεθνές Επιχειρηματικό Λίνγκο
Χρησιμοποιήστε τη διεθνή επιχειρηματική γλώσσα όταν γράφετε την επιστολή σας για να βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης καταλαβαίνει όλα όσα προτείνετε. Λέξεις όπως "εξαγωγή", "επιδότηση", "πολυκεντρική στελέχωση" και "έκφραση μετάφρασης" γίνονται αντιληπτές διεθνώς. Συμβουλευτείτε ένα διεθνές επιχειρησιακό γλωσσάριο, όπως το Γλωσσάριο Διεθνών Επιχειρηματικών Όρων για το Global Edge ή το Γλωσσάριο Όρων της Διεθνούς Επιχείρησης Wall Street Journal (βλ. Πόρων).
