Οι άσχημα γραπτές συμβάσεις συχνά οδηγούν σε παρεξηγήσεις και τελικά σε αγωγές μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών. Συμβατικές αγωγές προκύπτουν επίσης από μέρη τα οποία δεν έχουν διαβάσει ή δεν κατανοούν πλήρως τους όρους της σύμβασης. Παρόλο που η επιστολή προθέσεων ενός υπεργολάβου δεν είναι σύμβαση, το παρόν έγγραφο παρέχει πολλές από τις λεπτομέρειες της επίσημης σύμβασης σε συνοπτική μορφή. Ο αντισυμβαλλόμενος δίνει την εν λόγω επιστολή προθέσεως στον υπεργολάβο για να καθορίσει τις λεπτομέρειες και την αποζημίωση του έργου που θα εκτελέσει ο υπεργολάβος.
Τι χρειάζεται να υπάρχει στο γράμμα;
Ο αντισυμβαλλόμενος πρέπει να βεβαιωθεί ότι η επιστολή προθέσεων είναι όσο το δυνατόν σαφέστερη. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια επίσημη σύμβαση ακολουθεί την επιστολή προθέσεων και οι συγκεκριμένοι όροι της παρούσας επιστολής γίνονται οι όροι της σύμβασης. Ο αντισυμβαλλόμενος πρέπει να αναφέρει σαφώς την αξία της αποζημίωσης που προσφέρεται στον υπεργολάβο και τις ιδιαιτερότητες της εργασίας που θα εκτελέσει ο υπεργολάβος. Στο έγγραφο αυτό πρέπει να αναγράφονται οι ημερομηνίες έναρξης και ολοκλήρωσης της εργασίας που θα εκτελέσει ο υπεργολάβος. Περαιτέρω, η επιστολή προθέσεων πρέπει να καθορίζει κάθε απαίτηση ασφάλισης ή απόδοσης ομολόγων που συνδέεται με την υπεργολαβική εργασία.
Συνθήκες εργασίας
Η επιστολή προθέσεων του υπεργολάβου πρέπει επίσης να προσδιορίζει τις ιδιαιτερότητες των συνθηκών εργασίας που συνδέονται με το έργο. Η επιστολή πρέπει να αναφέρει ποιος είναι υπεύθυνος για την παροχή εντολών και ότι είναι υπεύθυνος για τον τόπο εργασίας, είτε πρόκειται για τον εργολάβο είτε για τον υπεργολάβο. Συγκεκριμένες πληροφορίες στη επιστολή προθέσεων περιλαμβάνουν τον αριθμό των εργαζομένων που χρειάζονται, την απαιτούμενη πρόσβαση για να ολοκληρωθεί η εργασία, τις ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας που θα λειτουργήσει ο υπεργολάβος και άλλα ζητήματα όπως ο θόρυβος και τα απόβλητα.
Χρονικό όριο της επιστολής
Μια επιστολή προθέσεων δεν είναι η ίδια με την οριστική σύμβαση. Για το λόγο αυτό, η επιστολή προθέσεως του υπεργολάβου είναι ένα προσωρινό έγγραφο που χρησιμοποιείται μέχρις ότου ο αντισυμβαλλόμενος και ο υπεργολάβος υπογράψουν επίσημη σύμβαση. Και τα δύο μέρη πρέπει πάντα να επιμένουν στην υπογραφή μιας πραγματικής σύμβασης πριν από την έναρξη του έργου. Μια πλήρη και καλά γραπτή σύμβαση που κατανοούν πλήρως τα δύο μέρη συμβάλλει στη μείωση των πιθανών αγωγών.
Ευθύνες
Η επιστολή προθέσεων μπορεί επίσης να ενημερώσει το πρόσωπο ή την επιχείρηση που προσέλαβε τον αντισυμβαλλόμενο για τα συγκεκριμένα καθήκοντα που έχει αναθέσει ο αντισυμβαλλόμενος σε υπεργολάβο. Εάν ο υπεργολάβος αναλάβει όλη την ευθύνη και τις ευθύνες της αρχικής σύμβασης, η επιστολή προθέσεων του υπεργολάβου πρέπει να προσδιορίζει με σαφήνεια αυτή την ευθύνη.
