Μια ανεπίσημη πρόταση είναι το πρώτο βήμα σε ένα έργο. Ουσιαστικά, ο σκοπός του είναι να δώσει στους στόχους ευρείας βάσης του έργου και να διατυπώσει ορισμένα βήματα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα επιτύχει αυτούς τους στόχους. Καθορίζοντας το έργο, τι θα κάνει το έργο και πώς θα το κάνει, μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία για χρηματοδότηση, κατανομή προσωπικού και άλλες επίσημες διαδικασίες διαχείρισης έργων.
Δήλωση Ανάγκης
Η άτυπη πρόταση ενός εργολάβου να χτίσει μια γέφυρα πρέπει να ξεκινήσει με μια δήλωση ανάγκης. Ο εργολάβος ανοίγει την πρότασή του δηλώνοντας τι χρειάζεται ο προγραμματιστής. Ο ίδιος καθιερώνει όχι μόνο ότι χρειάζεται γέφυρα, αλλά τι είδους γέφυρα χρειάζεται. Αυτή η δήλωση ανάγκης θα είναι σύμφωνη με τους στόχους και τις μεθοδολογίες του έργου.
Στην περίπτωση αυτή, ο κύριος του έργου χρειάζεται μια γέφυρα που θα εκτείνεται σε ένα ποτάμι 400 ποδιών και θα χειρίζεται δύο λωρίδες κυκλοφορίας. Αυτή η γέφυρα πρέπει να ολοκληρωθεί εντός δύο ετών, καθώς τότε δεν θα είναι πλέον δυνατή η χρήση της υπάρχουσας γέφυρας.
Στόχοι
Ο αντισυμβαλλόμενος συνεχίζει να δηλώνει ευρείς αλλά και συγκεκριμένους στόχους. Στην περίπτωση αυτή, ο στόχος είναι να κατασκευαστεί μια γέφυρα που να ικανοποιεί τις ανάγκες που αναφέρθηκαν παραπάνω σε 15 μήνες. Με τους καθιερωμένους στόχους, ο ανάδοχος θέτει συγκεκριμένους στόχους με ορόσημα που θα ικανοποιήσουν αυτούς τους στόχους. Στην περίπτωση αυτή, ο σχεδιασμός της γέφυρας θα ολοκληρωθεί σε τρεις μήνες. η προκαταρκτική κατασκευή θα ξεκινήσει αμέσως μετά από αυτό, με προγραμματισμό, πρόσληψη προσωπικού και εξοπλισμό χρηματοδοτικής μίσθωσης.
Οι στόχοι θα έχουν ορισμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, η πρόταση θα πρέπει να ορίζει την "προκαταρκτική κατασκευή" και να ορίζει μια συγκεκριμένη ημερομηνία για το πότε θα ξεκινήσει.
Επιπτώσεις
Η άτυπη πρόταση συνεχίζει να αναφέρει συγκεκριμένα τις επιπτώσεις. Ο εργολάβος θα επισημάνει γιατί θα πρέπει να προσληφθεί και πώς η γέφυρά του θα είναι πολύτιμη. Σε αυτή την περίπτωση, επισημαίνει την ιστορία του γεφυρών που χτίστηκε στο παρελθόν, όλα τα οποία ολοκλήρωσε μπροστά από το χρονοδιάγραμμα και στάθηκε η δοκιμασία του χρόνου.
Σχέδιο δράσης
Τέλος, η άτυπη πρόταση αναφέρει ένα σχέδιο δράσης. Ο εργολάβος γράφει πώς θα επιτύχει τους στόχους που καθορίστηκαν παραπάνω. Για το σκοπό της σχεδίασης της γέφυρας σε τρεις μήνες, θα γράψει ότι έχει ήδη στο μυαλό του έναν αρχιτέκτονα ο οποίος είναι διαθέσιμος και έχει ρεκόρ σχεδίασης έργων όπως αυτό σε τρεις ή λιγότερους μήνες.
Ο εργολάβος θα συνεχίσει να συνδέει κάθε στόχο με ένα συγκεκριμένο σχέδιο προκειμένου να δείξει πώς είναι ο καλύτερος ανάδοχος για την εργασία.
