Η δέουσα επιμέλεια είναι ουσιαστικά μια έντονη έρευνα που προηγείται μιας σημαντικής συναλλαγής ή απόφασης. Για παράδειγμα, η δέουσα επιμέλεια συμβαίνει όταν ενδιαφέρεστε σοβαρά για την αγορά μιας επιχείρησης ή χρειάζεται να αναπτύξετε μια παρουσίαση των πωλήσεων για μια σημαντική σύμβαση ανάθεσης. Παρόλο που η διαδικασία μπορεί να είναι χρονοβόρα και συχνά πρέπει να πραγματοποιηθεί πίσω από τα παρασκήνια, οι πληροφορίες που συλλέγετε και περιγράφετε σε μια έκθεση δέουσας επιμέλειας είναι κρίσιμης σημασίας για να κάνετε μια καλή απόφαση ή να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική παρουσίαση.
Δομή και εστίαση
Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες άλλες επίσημες εκθέσεις, η έκθεση για τη δέουσα επιμέλεια περιλαμβάνει έναν στόχο, μια σύνοψη, βασικά ευρήματα, ένα τμήμα συστάσεων και ένα ή περισσότερα παραρτήματα. Αυτό που διακρίνει μια έκθεση δέουσας επιμέλειας από άλλους, ωστόσο, είναι ο σκοπός, η εστίαση και ο βαθμός πληροφόρησης. Μόλις τελειώσετε την ενεργή φάση της διεξαγωγής της δέουσας επιμέλειας - διερευνώντας γεγονότα, συγκεντρώνοντας πρωτογενή δεδομένα και πραγματοποιώντας προσωπικές παρατηρήσεις - η παραγωγή αναφορών οργανώνει δεδομένα με τρόπο που σας επιτρέπει να αξιολογήσετε την υπάρχουσα κατάσταση, να εντοπίσετε τους κινδύνους και να αποκαλύψετε θέματα που παρέχουν μόχλευση ευκαιρίες.
Μορφή και φωνή
Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν μια αναφορά δέουσας επιμέλειας ως υλικό αναφοράς πίσω από τα παρασκήνια κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων για τις συμβάσεις ή τις τιμές ή ως πηγή πληροφοριών για τη δημιουργία μιας παρουσίασης προσφορών. Ανεξάρτητα από το σκοπό, πολλά από αυτά που συμπεριλαμβάνετε στην αναφορά "δέουσας επιμέλειας" είναι εμπιστευτικές πληροφορίες, έτσι ώστε εκτός από το γράψιμο για το κοινό-στόχο και την εστίαση στους στόχους, να περιλαμβάνουν μόνο τις πιο σχετικές ή ουσιαστικές πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε μια επίσημη φωνή και παρουσιάστε τα γεγονότα χρησιμοποιώντας αντικειμενική, αμερόληπτη γραφή και ξεχωριστές πληροφορίες αναφοράς σε διαφορετικές ενότητες χρησιμοποιώντας γράμματα ή αριθμούς.
Στόχοι και σύνοψη
Εξηγήστε τους λόγους για τη διεξαγωγή της δέουσας επιμέλειας στο τμήμα των αντικειμένων. Αν και η συνοπτική παρουσίαση έρχεται αμέσως μετά τους στόχους της έκθεσης - και πριν από το σώμα - γράψτε την περίληψη τελευταία. Ο λόγος είναι ότι οι αναγνώστες - συχνά τα στελέχη της εταιρείας - που ενδιαφέρονται για αυτό το τμήμα ενδέχεται να μην έχουν χρόνο να διαβάσουν την πλήρη έκθεση. Πρέπει να διαρθρώσετε τη σύνοψη έτσι ώστε να διαβάζεται σαν μια έκθεση σε μικρογραφία, αλλά ταυτόχρονα να κρατήσει το μήκος της ανάλογο με το υπόλοιπο της έκθεσης.
Βασικά ευρήματα και συστάσεις
Ο Michael Sisco, συγγραφέας και ανεξάρτητος σύμβουλος πληροφορικής, λέει σε άρθρο του στην ιστοσελίδα TechRepublic ότι τα βασικά ευρήματα θα πρέπει να επικεντρωθούν σε στοιχεία που επηρεάζουν την τιμή ή τις τρέχουσες δραστηριότητες της εταιρείας. Για παράδειγμα, εάν γράφετε μια αναφορά κατάλληλης επιμέλειας που θα χρησιμοποιήσετε για μια παρουσίαση συμβολαίου outsourcing, συμπεριλάβετε ζητήματα που υποστηρίζουν την τιμή και τη θέση σας, όπως λειτουργικές αναλύσεις διαδικασιών που υπογραμμίζουν θέματα παραγωγικότητας και επιδόσεων. Επιπλέον, συμπεριλάβετε δείκτες κόστους που αποκαλύπτουν πόσα χρήματα δαπανά η εταιρεία για τη λειτουργία μιας υπηρεσίας στο σπίτι και εντοπίζουν κινδύνους όπως η ανάγκη να επενδύσουν ακόμη περισσότερα χρήματα για την αναβάθμιση ή την αντικατάσταση παλαιού ή παρωχημένου εξοπλισμού. Επισημάνετε τις δυνατότητες μόχλευσης στην ενότητα συστάσεων. Συμπεριλάβετε το κόστος υλοποίησης, να παράσχετε ένα δείκτη απόδοσης επένδυσης και να δώσετε ένα χρονικό πλαίσιο για την επίτευξη εξοικονόμησης ή οφέλους για κάθε ευκαιρία.
