Σύμφωνα με το Εργαστήριο Πρακτικής Εργαστηρίου Γραπτού Λόγου (OWL) του Πανεπιστημίου Purdue, τα σημειώματα είναι γραμμένα για να επισημάνουν ή να επιλύσουν προβλήματα. Η Σχολή Επιχειρήσεων του Πανεπιστημίου του Northern Kentucky δηλώνει ότι τα σημειώματα θα πρέπει να κοινοποιούν πολλές πληροφορίες σε περιορισμένο χώρο. Η μορφοποίηση μιας σημείωσης εξαρτάται από την εταιρεία, τον σκοπό του σημειώματος και τους παραλήπτες των σημειώσεων. Τα εσωτερικά σημειώματα προσωπικού μπορούν να παρέχουν πληροφορίες, αναλύσεις και συμπεράσματα, πληροφορίες σχετικά με τις ώρες εργασίας ή οδηγίες για την ορθή χρήση του εξοπλισμού.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Χαρτί
-
Στυλό και μολύβια
Μάθετε τον βασικό σκοπό και τη μορφή μιας σημείωσης. Τα σημειώματα είναι συνήθως εσωτερικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία με το προσωπικό. Σκοποί μπορεί να περιλαμβάνουν υπενθυμίσεις πολιτικής, αιτήματα δράσης, αναφορά αλλαγής ή επίσημη ειδοποίηση. Η μορφή υπομνήματος περιλαμβάνει μια επικεφαλίδα, εισαγωγή, σώμα, περίληψη και κλείσιμο. Τα συνημμένα σημειώνονται στο κάτω μέρος του εγγράφου.
Καθορίστε το σκοπό του σημειώματος σας και τα τυχόν συνημμένα θα περιλαμβάνονται. Προσδιορίστε τους παραλήπτες της σημείωσης. Συχνά, οι επόπτες και οι διαχειριστές λαμβάνουν αντίγραφα σημείων και ενδέχεται να υπάρχει απαίτηση να συμπεριληφθεί ένα αντίγραφο σε ένα αρχείο. Καθορίστε τι θα πει το σημείωμα και συνθέστε ένα τραχύ σχέδιο. Ελέγξτε την πολιτική της εταιρείας για τη χρήση επιστολόχαρτου που έχει εγκριθεί για υπομνήματα.
Ολοκληρώστε την επικεφαλίδα, ξεκινώντας από την "Ημερομηνία". Συμπεριλάβετε τα ονόματα και τους τίτλους των κύριων παραληπτών στην ενότητα "Προς". Αυτό μπορεί να είναι ένα ή περισσότερα άτομα ή μπορεί να καθορίσει μια ομάδα ατόμων, όπως όλοι οι διαχειριστές λογαριασμών. Συμπεριλάβετε στην ενότητα "cc" τα ονόματα και τους τίτλους εκείνων που θα λάβουν αντίγραφα του σημειώματος. Συμπεριλάβετε στην ενότητα "Από" το όνομα και τον τίτλο του ατόμου που στέλνει το σημείωμα. Συμπεριλάβετε στην ενότητα "Θέμα" ένας σύντομος τίτλος που περιγράφει το σκοπό της σημείωσης.
Συμπεριλάβετε μια εισαγωγική παράγραφο που εξηγεί το σκοπό του σημειώματος, παρέχει υπόβαθρο για το σκοπό αυτό και παρέχει μια επισκόπηση του τι θα ακολουθήσει στις επόμενες παραγράφους. Συμπεριλάβετε μια ειδοποίηση για τους αναγνώστες εάν το σημείωμα περιέχει πολιτική ή άλλες κρίσιμες πληροφορίες.
Συμπεριλάβετε πληροφορίες στο σώμα ή το κύριο κείμενο του σημειώματος που επεκτείνεται στην εισαγωγή και την επισκόπηση. Για παράδειγμα, παρέχετε το ιστορικό που οδηγεί σε αλλαγή πολιτικής. Ξεχωρίστε και ταξινομήστε τις παραγράφους ανάλογα με το περιεχόμενο. Χρησιμοποιήστε σύντομες παραγράφους σε ολόκληρη τη σημείωση. Αυτή η ενότητα μπορεί να είναι μία ή δύο παράγραφοι ή αρκετές σελίδες, ανάλογα με το σκοπό της σημείωσης.
Εισάγετε την περίληψη και το κλείσιμο. Η σύνοψη ενδέχεται να μην είναι απαραίτητη για μηνύματα μιας σελίδας, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμη σε μεγάλα έγγραφα που περιέχουν πολύπλοκες πληροφορίες ή οδηγίες. Κλείστε ευχαριστώντας τον αναγνώστη και προσφέροντας τη βοήθειά σας απαντώντας σε ερωτήσεις ή εξηγώντας το περιεχόμενο των σημειώσεων. Ελλείψει περίληψης, συμπεριλάβετε μια σύντομη περίληψη στην παράγραφο κλεισίματος. Ενημερώστε τους αναγνώστες εάν τα περιεχόμενα του σημειώματος είναι εμπιστευτικά.
Σημειώστε στο τέλος της σημείωσης μια λίστα των συνημμένων που αναφέρονται στο σημείωμα. Χρησιμοποιήστε τις λέξεις "Attached" ή "Enclosed" για να δηλώσετε τη λίστα των συνημμένων. Μην συμπεριλάβετε συνημμένα που δεν αναφέρονται στη σημείωση.
Υπογράψτε τη σημείωση. Οι συντάκτες σημειώσεων συνήθως αρχίζουν ή υπογράφουν σημειώματα στην ενότητα τίτλων, δίπλα στην καταχώριση "Από". Ένα επίσημο σημείωμα μπορεί να απαιτεί μια πλήρη υπογραφή και μια γραμμή ημερομηνίας στο τέλος του εγγράφου.
Συμβουλές
-
Ελέγξτε τα αντίγραφα των σημειώσεων της εταιρείας για να μάθετε το στυλ και τη μορφοποίηση. Ρωτήστε εάν απαιτείται έγκριση για την αποστολή σημείωσης.Επαληθεύστε όλες τις πραγματικές πληροφορίες πριν τις συμπεριλάβετε στο σημείωμα. Ζητήστε από κάποιον να διορθώσει το σημείωμά σας.
