Στη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, τα έσοδα αντιστοιχίζονται στις δαπάνες που χρησιμοποιήθηκαν για την παραγωγή τους και καταγράφονται όταν προκύπτουν ανεξάρτητα από το πότε ανταλλάσσονται μετρητά. Αυτό οδηγεί στην ανάγκη λογιστικής διπλής λογιστικής όπου κάθε συναλλαγή έχει τουλάχιστον μία πίστωση και μία χρέωση στα βιβλία. Οι καταχωρήσεις που γίνονται σε αυτό το σύστημα ονομάζονται εγγραφές περιοδικών. Για να καταγράψετε την πληρωμή ενός λογαριασμού στη λογιστική, πρέπει να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο η συναλλαγή επηρεάζει τους διαφορετικούς λογαριασμούς του οργανισμού σας.
Λογιστικά στοιχεία διπλής εισόδου
Η λογιστική διπλής λογιστικής βασίζεται στην αρχή ότι τα περιουσιακά στοιχεία θα είναι πάντα ίσα με τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια της επιχείρησης. Τα περιουσιακά στοιχεία μπορεί να περιλαμβάνουν μετρητά και αντίστοιχα μετρητών, κτίρια, εξοπλισμό, επενδύσεις και άλλα. Υποχρεώσεις είναι ποσά που οφείλει η επιχείρησή σας, όπως υπόλοιπα με πωλητές, υπόλοιπα δανείων, υπόλοιπα ανακυκλούμενων λογαριασμών και ακόμη και πληρωμές διακανονισμού. Το μετοχικό κεφάλαιο της επιχείρησης είναι η διαφορά μεταξύ των περιουσιακών στοιχείων και των υποχρεώσεων και επηρεάζεται από τα έσοδα και τα έξοδα.
Τα έσοδα αυξάνουν τα ίδια κεφάλαια και τα έξοδα μειώνουν. Αρνητικό μετοχικό κεφάλαιο σημαίνει ότι η επιχείρησή σας χρωστάει περισσότερα από όσα διαθέτει. Στη λογιστική διπλής λογιστικής, οι λογαριασμοί διατηρούνται σε ισοζύγιο, όπου οι χρεώσεις ισοδυναμούν πάντα με πιστώσεις. Τα κανονικά υπόλοιπα για λογαριασμούς ενεργητικού είναι χρεώσεις. Τα κανονικά υπόλοιπα για υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια είναι πιστώσεις. Δεδομένου ότι τα έσοδα αυξάνουν τα ίδια κεφάλαια, το κανονικό τους υπόλοιπο είναι επίσης πίστωση, ενώ τα έξοδα είναι χρεώσεις. Με αυτό τον τρόπο, η εξίσωση παραμένει ισορροπημένη.
Κατανόηση της συνάρτησης πληρωτέων λογαριασμών
Για να καταγράψετε την πληρωμή ενός λογαριασμού, πρέπει να έχετε ήδη εισάγει το λογαριασμό στις λογιστικές σας εγγραφές. Θα το κάνετε αυτό με τον λογαριασμό που πρέπει να πληρωθεί, ο οποίος αντιπροσωπεύει τα ποσά που η επιχείρησή σας οφείλει σε άλλα μέρη από τις συνήθεις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Μπορεί να έχετε λάβει τιμολόγιο ή λογαριασμό από την απόκτηση ενός περιουσιακού στοιχείου ή από τη δαπάνη, για παράδειγμα. Καταγράφετε το λογαριασμό όταν λάβατε ως πληρωτέο λογαριασμό, παρόλο που η τελική ημερομηνία πληρωμής δεν είναι απαιτητή για άλλες 15, 30 ή 60 ημέρες.
Παραδείγματα για τον τρόπο δημοσίευσης του νομοσχεδίου
Ας υποθέσουμε ότι θα λάβετε ένα τιμολόγιο για την αγορά $ 50.000 των εμπορευμάτων που θα μεταπωλήσετε. Αυτό το εμπόρευμα είναι απόθεμα, ένα περιουσιακό στοιχείο της επιχείρησής σας. Θα καταγράψετε αυτό το τιμολόγιο ως χρέωση στο απόθεμα και πίστωση στους πληρωτέους λογαριασμούς.
Θα λάβετε το ηλεκτρικό λογαριασμό αυτού του μήνα ύψους $ 850. Η ηλεκτρική ενέργεια είναι δαπάνη. Θα χρεώσετε το λογαριασμό εξόδων κοινής ωφέλειας και τους πληρωτέους πιστωτικούς λογαριασμούς.
Όταν καταβληθεί ο λογαριασμός ή το τιμολόγιο, αυτό θα επηρεάσει τους πληρωτέους λογαριασμούς και τα μετρητά. Επειδή μειώνετε την υποχρέωση των πληρωτέων λογαριασμών, είναι η χρεωστική πλευρά της συναλλαγής. Μειώνετε το χρηματικό περιουσιακό στοιχείο, επομένως πρόκειται να πιστώσετε μετρητά. Στο παρακάτω παράδειγμα, υποθέστε ότι εκτελούμε πληρωμές και για τους δύο λογαριασμούς στις προηγούμενες καταχωρήσεις του περιοδικού μας.
Με λίγα λόγια, καταγράφετε το λογαριασμό ή το τιμολόγιο χρεώνοντας είτε ένα λογαριασμό περιουσιακού στοιχείου ή ένα λογαριασμό εξόδων και πιστώνοντας πληρωτέους λογαριασμούς. Όταν πληρώνετε το λογαριασμό, χρεώνεστε με πληρωτέους λογαριασμούς και πιστωτικά μετρητά.
