Η αξίωση πληρωμής για ένα τιμολόγιο που έχει ληφθεί εκ των υστέρων απαιτεί μια προσέγγιση που ισορροπεί την αφοσίωση και τον επαγγελματισμό. Διατηρήστε λεπτομερή αρχεία για να διευκολύνετε τη διαδικασία και παρακολουθήστε τα τιμολόγια ανά αριθμό και ημερομηνία υπηρεσίας. Καθορίστε τους όρους πληρωμής σας σε κάθε τιμολόγιο, ώστε να μπορείτε να αναφέρετε την πολιτική της εταιρείας σας κατά τη διεκπεραίωση των αιτημάτων συλλογής και παρακολούθησης.
Φιλική τηλεφωνική κλήση
Πραγματοποιήστε μια τηλεφωνική κλήση για να ζητήσετε πληρωμή σε καθυστερημένο τιμολόγιο. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό εάν έχετε μια οικεία σχέση με τον πελάτη και υποθέστε ότι η καθυστέρηση πληρωμής ήταν μια εποπτεία. Για παράδειγμα, "Hi Stan, αυτή είναι η Jane Smith με την ABC Company. Θέλω να βεβαιωθώ ότι λάβατε το τιμολόγιο που σας στείλαμε για την αποστολή του τελευταίου μήνα. Ήταν με ημερομηνία 15 Ιανουαρίου 2015. Είναι 10 ημέρες καθυστέρηση, γι 'αυτό αναρωτιέμαι αν πήρε άστοχη θέση; Μπορώ να σας στείλω ένα αντίγραφο αμέσως αν σας αρέσει."
Επίσημη τηλεφωνική κλήση
Αν προσπαθείτε να λάβετε ένα τιμολόγιο που καταβάλλεται μέσω λογιστικής υπηρεσίας μιας μεγάλης εταιρείας ή από έναν άγνωστο μεμονωμένο πελάτη, είναι πιο κατάλληλος ένας πιο επίσημος τόνος. Προσδιορίστε τον εαυτό σας, να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τη φύση της κλήσης και να κάνετε το αίτημά σας. "Αυτή είναι η Jane Smith με την εταιρεία ABC. Καλώ σχετικά με το τιμολόγιο # 1234 που σας υποβλήθηκε μέσω ταχυδρομείου στις 15 Ιανουαρίου 2015. Το τιμολόγιο δεν έχει πληρωθεί και καλώ σήμερα να ρωτήσω τι είδους ρυθμίσεις πληρωμής θέλετε να κάνετε ".
Γραπτή Αίτηση
Όπως οι επίσημες και ανεπίσημες τηλεφωνικές κλήσεις, ο τρόπος με τον οποίο υποβάλλετε γραπτή αίτηση πληρωμής εξαρτάται από τη φύση της επιχειρηματικής σας σχέσης. Ένα ανεπίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν τακτικό πελάτη μπορεί να είναι απλό, όπως π.χ. "Έλεγχος του εκκρεμούντος τιμολογίου από τον περασμένο μήνα. Προσθέτω ένα άλλο αντίγραφο σε περίπτωση που το χρειάζεστε. "Μπορεί επίσης να είναι επίσημο και διεκδικητικό, επισημαίνοντας τη φύση της παραβατικότητας και τις συνέπειες για τη συνεχιζόμενη μη καταβολή. "Εάν αυτός ο λογαριασμός παραμείνει απλήρωτος για περισσότερο από 30 ημέρες από την ημερομηνία του τιμολογίου, θα υποβληθείτε σε καθυστερημένη αμοιβή 10% και μελλοντικές προσπάθειες συλλογής."
Κάντε την πληρωμή εύκολη
Όταν κάνετε το αίτημά σας πληρωμής, δώστε στο έθιμο αρκετές επιλογές για να επιταχύνετε τη συναλλαγή. Για παράδειγμα, προσφέρετε να δέχεστε πληρωμή μέσω πιστωτικής κάρτας μέσω τηλεφώνου, με μετρητά ή χρηματική εντολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ηλεκτρονική πληρωμή μέσω ιστότοπου ηλεκτρονικής τραπεζικής ή ηλεκτρονικής πληρωμής. Ζητήστε άμεση πληρωμή για να αποφύγετε περαιτέρω καθυστερήσεις. Εάν ο πελάτης δεν μπορεί να πληρώσει, ζητήστε τη μερική πληρωμή ή μια συμφωνία να πληρώσετε σε μια προκαθορισμένη μελλοντική ημερομηνία. Καταθέστε όλες τις συμφωνίες γραπτώς.
Λάβετε νομική ενέργεια
Το αίτημά σας για πληρωμή μπορεί να έχει μεγαλύτερη βαρύτητα εάν έχετε ένα νόμιμο νόμο. Αυτό μπορεί να είναι αντάλλαγμα όταν το ποσό του εκκρεμούντος τιμολογίου είναι σημαντικό ή καθυστερεί περισσότερο από 90 ημέρες. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το δικαστήριο μικροδιαφορών ή να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία συλλογής για να βοηθήσετε με τις προσπάθειές σας. Μην αφήνετε τους απλήρωτους λογαριασμούς να παραμείνουν για μήνες κάθε φορά. Όσο μεγαλύτερο χρονικό διάστημα ένα τιμολόγιο δεν καταβάλλεται, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να μην εμφανιστεί καθόλου πληρωμή.
