Τα Συστήματα Πληροφοριών Διαχείρισης (MIS) χρησιμοποιούν την ενσωμάτωση της τεχνολογίας της πληροφορίας για την επίτευξη των αναγκών και των στόχων του γενικού εργατικού δυναμικού, των στελεχών και της οργάνωσής τους. Η ανάπτυξη του MIS σε οργανισμούς βοηθά τα στελέχη των εταιρειών στην εφαρμογή αποδοτικών και αποτελεσματικών επιχειρηματικών και οικονομικών αποφάσεων που βασίζονται στην τεχνολογία της πληροφορίας. Με τις νέες τάσεις στην τεχνολογία της πληροφορικής, οι διευθυντές και οι οργανισμοί θα αντιμετωπίσουν μεγαλύτερη και πιο ευέλικτη διαχείριση των οργανωτικών πληροφοριών. Οι περισσότερες οργανώσεις αυτές τις μέρες βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στα συστήματα πληροφορικής τους.
Εφαρμογές του MIS
Το MIS αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της ύπαρξης και της εφαρμογής του οργανισμού σε διάφορους συγκεκριμένους τομείς. Αυτά περιλαμβάνουν τη στήριξη της στρατηγικής, την επεξεργασία δεδομένων και την ανάπτυξη των επιδόσεων των θέσεων εργασίας. Το MIS μετατρέπει τα δεδομένα σε χρήσιμες πληροφορίες για τη διαμόρφωση αποτελεσματικών αποφάσεων διαχείρισης. Η επεξεργασία δεδομένων από το MIS επιτρέπει την οργάνωση τεράστιας ποσότητας επιχειρηματικών δεδομένων και παρέχει πολύτιμα οφέλη εξοικονόμησης χρόνου για τον οργανισμό. Η απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού του οργανισμού επηρεάζεται σε μεγάλο βαθμό από τη δημιουργία ενός MIS. Οι εργαζόμενοι θα έχουν πιο αποτελεσματικούς και αποτελεσματικούς τρόπους χειρισμού δεδομένων και πληροφοριών.
Στοιχεία λειτουργικού MIS
Ένα λειτουργικό MIS έχει πέντε στοιχεία που περιλαμβάνουν την επικαιρότητα, την ακρίβεια, τη συνέπεια, την πληρότητα και τη συνάφεια. Η αποτελεσματικότητα ενός MIS θα αποτρέπεται κάθε φορά που ένα ή περισσότερα στοιχεία διακυβεύονται. Το στοιχείο της επικαιρότητας σημαίνει ότι το MIS ενός οργανισμού μπορεί να παρέχει και να διανέμει τις τρέχουσες πληροφορίες στους χρήστες του. Οι επεξεργασμένες πληροφορίες από το MIS πρέπει να είναι ακριβείς και απαλλαγμένες από ατέλειες. Η συνεκτικότητα του MIS στο χειρισμό δεδομένων πρέπει να λαμβάνεται υπόψη για καλά καθορισμένες, τεκμηριωμένες διαδικασίες και ικανότητα προσαρμογής με ένα δυναμικό περιβάλλον. Η διοίκηση χρειάζεται πλήρη και συναφή στοιχεία σε συνοπτική μορφή για την εξάλειψη της υπερφόρτωσης των πληροφοριών. Το MIS πρέπει να είναι σε θέση να παρέχει στη διοίκηση τα σχετικά στοιχεία για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό και λήψη αποφάσεων.
Πλεονεκτήματα του MIS
Ένα MIS παρέχει πολλά οφέλη στον οργανισμό. Κατά κύριο λόγο διευκολύνει τον οργανωτικό προγραμματισμό. Το MIS ενισχύει τις σωστές δεξιότητες λήψης αποφάσεων της διοίκησης παρέχοντας σχετικές πληροφορίες. Δεύτερον, το MIS ελαχιστοποιεί το πλεόνασμα πληροφόρησης, συνοψίζοντας το σε τυπικά σχήματα, ώστε τα διευθυντικά στελέχη να έχουν λεπτομερείς και συνοπτικές εκθέσεις. Τρίτον, οι εγκαταστάσεις MIS φέρνουν την ενσωμάτωση σε έναν οργανισμό, καθώς διατηρεί τα άλλα τμήματα ενήμερα των υφιστάμενων προβλημάτων και αναγκών. Τέλος, το MIS διευκολύνει τον διευθυντικό έλεγχο. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στη διοίκηση να εκτιμά και να βελτιώνει την απόδοση του οργανισμού.
Κίνδυνοι MIS
Οι κίνδυνοι διαχείρισης δείχνουν την πιθανότητα οικονομικών γεγονότων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν αρνητικά τις λειτουργίες ή τα κέρδη του οργανισμού. Οι αποφάσεις διαχείρισης που βασίζονται σε εσφαλμένα, αναποτελεσματικά ή ατελή MIS ενδέχεται να ενισχύσουν τους κινδύνους σε συγκεκριμένους τομείς όπως η τιμολόγηση των εμπορευμάτων, η ρευστότητα της εταιρείας, τα επιτόκια ή το ξένο νόμισμα. Ένα μη ασφαλές ή κακώς προγραμματισμένο MIS μπορεί να οδηγήσει σε hacking, χειρισμό δεδομένων, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε δεδομένα και ρουτίνα διακοπής της εργασίας που μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένες αποφάσεις ή σχεδιασμό διαχείρισης.
Επίτευξη ενός Sound MIS
Ένα αξιόπιστο MIS διαδραματίζει αναπόσπαστο ρόλο στην παροχή σχετικών και ακριβών πληροφοριών διαχείρισης για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων. Το σημερινό MIS πρέπει να είναι σε θέση να προσαρμοστεί με την πολυπλοκότητα της οργάνωσης προς την τεχνολογία της πληροφορίας για την ορθή καθοδήγηση των αποφάσεων. Το σύνολο του βασικού προσωπικού του οργανισμού πρέπει να είναι σε θέση να εξοικειωθεί με το MIS και να εξασφαλίσει την αξιοπιστία του για τη δημιουργία σχετικών πληροφοριών. Το MIS θα πρέπει να είναι σε θέση να μετριάζει τους κινδύνους που απορρέουν τόσο από εσωτερικούς όσο και από εξωτερικούς παράγοντες των οργανισμών.
