Η δομή του οργανισμού αναφέρεται γενικά στον τρόπο με τον οποίο μια επιχείρηση ή παρόμοια οργάνωση οργανώνει τα καθήκοντα, τους ανθρώπους και τις τεχνικές της. Μια σωστά οργανωμένη οργανωτική δομή θα συμβάλει στην παροχή διαφάνειας εντός του οργανισμού, διασφαλίζοντας την πλήρη και έγκαιρη κοινολόγηση των πληροφοριών. Οι κύριοι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τον σχεδιασμό μιας οργανωτικής δομής είναι η σαφήνεια, η κατανόηση, η αποκέντρωση, η σταθερότητα και η προσαρμοστικότητα.
Σαφήνεια
Η διατήρηση της σαφήνειας μέσα σε έναν οργανισμό σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι έχουν μια απολύτως σαφή εικόνα όλων των πτυχών της δουλειάς τους. Με άλλα λόγια, οι εργαζόμενοι και οι επόπτες θα πρέπει να γνωρίζουν τους στόχους του εργαζομένου καθώς και τα μεμονωμένα καθήκοντα που απαιτούνται για την επίτευξη αυτών των στόχων. Θα πρέπει να υπάρχει πλήρης σαφήνεια στη σχέση αναφοράς καθώς και στις πηγές πληροφοριών που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Οι εργαζόμενοι σε όλα τα επίπεδα πρέπει να κατανοήσουν το σκοπό, συχνά αναφερόμενο ως αποστολή ή όραμα της οργάνωσης, καθώς και τη δομή της. Η δομή αναφέρεται στη σχέση μεταξύ των ρόλων και των ευθυνών ενός υπαλλήλου και εκείνων των άλλων εντός του οργανισμού. Τέλος, θα πρέπει να υπάρχουν συγκεκριμένα εργαλεία για τη μέτρηση των αποτελεσμάτων, ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν πού πρέπει να επικεντρωθούν οι προσπάθειές τους.
Κατανόηση
Η κατανόηση επιτυγχάνεται όταν όλοι οι εργαζόμενοι ξέρουν πού εντάσσονται στην ευρύτερη εικόνα του οργανισμού στο σύνολό του. Η υποδομή του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων των φυσικών, συμπεριφορικών και πολιτιστικών πτυχών, αποτελεί σημαντικό στοιχείο αυτής της κατανόησης. Είναι ζωτικής σημασίας τα μέλη της διοίκησης να λαμβάνουν υπόψη τις καθημερινές ενέργειες των εργαζομένων καθώς και την υποκείμενη οργανωτική κουλτούρα, η οποία υπαγορεύει τόσο τις ενέργειες όσο και τις αντιδράσεις τους.
Αποκέντρωση
Σε μια συγκεντρωτική οργάνωση, όλες οι συζητήσεις και οι αποφάσεις λαμβάνουν χώρα μόνο μεταξύ των ανώτατων στελεχών, χωρίς εισροές από εργαζόμενους σε χαμηλότερα επίπεδα. Η συγκέντρωση εμποδίζει τις συνομιλίες μεταξύ εκείνων που κάνουν την καθημερινή εργασία της επιχείρησης. Η αποκέντρωση ενός οργανισμού είναι καίριας σημασίας επειδή επιτρέπει και ενθαρρύνει την ανοιχτή συνομιλία μεταξύ των εργαζομένων σε όλα τα επίπεδα, προωθώντας την ανταλλαγή πληροφοριών που δεν είναι δυνατή μέσα σε έναν κεντρικό οργανισμό. Η επιτυχημένη εξουσιοδότηση είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος αποκέντρωσης της λήψης αποφάσεων μέσα σε έναν οργανισμό.
Σταθερότητα και προσαρμοστικότητα
Ένας καλά δομημένος οργανισμός ψάχνει για αλλαγές στο περιβάλλον και προσαρμόζεται σκόπιμα σε αυτές τις αλλαγές. Ταυτόχρονα, ο οργανισμός πρέπει να είναι ικανός να διατηρεί τη σταθερότητα σε ασταθείς συνθήκες. Αυτή η ταυτόχρονη σταθερότητα και προσαρμοστικότητα μπορεί να επιτευχθεί μέσω των συνδέσεων που μπορούν να δημιουργηθούν μόνο μεταξύ των ανθρώπων μέσω οργανωτικών ρουτινών. Η σωστή ανάπτυξη της κουλτούρας και της δομής ενός οργανισμού σε καθημερινή βάση είναι το κλειδί για τη διατήρηση των επιδόσεων σε μακροπρόθεσμη βάση.
