Κάθε έργο ή οργανισμός που χρησιμοποιεί οικονομικούς ή άλλους πόρους για τη λειτουργία χρησιμοποιεί αξιολόγηση κόστους. Σε γενικές γραμμές, η αξιολόγηση του κόστους είναι η διαδικασία καθορισμού του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι πόροι. Μπορεί να είναι σε οποιαδήποτε κλίμακα, από το να επικεντρώνεται σε ένα ενιαίο έργο ή μια μονάδα ενός οργανισμού, σε ευρείες συγκριτικές μελέτες κατανομής πόρων σε ένα ολόκληρο δίκτυο οργανισμών. Γενικά, η αξιολόγηση κόστους είναι μόνο ένα μέρος μιας ευρύτερης ανάλυσης κόστους-οφέλους, με στόχο να προσδιοριστεί κατά πόσον οι πόροι χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά.
Προσδιορισμός των εξόδων
Ένα από τα βήματα στην παρακολούθηση της χρήσης των πόρων σε ένα έργο ή οργανισμό είναι η αναγνώριση του κόστους που σχετίζεται με οποιαδήποτε δραστηριότητα αξιολογείται. Για παράδειγμα, η αξιολόγηση κόστους του ιδιοκτήτη ενός καταστήματος θα περιλαμβάνει δαπάνες όπως οι μισθοί των εργαζομένων, η συντήρηση και η ασφάλεια του κτιρίου, οι αγορές προϊόντων και ούτω καθεξής. Αυτό το μέρος της αξιολόγησης κόστους θα πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη το είδος του κόστους. Ένα παράδειγμα σταθερού κόστους, το οποίο δεν αλλάζει με τα επίπεδα δραστηριότητας, θα ήταν η ενοικίαση και θέρμανση του χώρου αποθήκευσης. Ένα μεταβλητό κόστος, από την άλλη πλευρά, μπορεί να είναι το κόστος των προϊόντων που προσφέρονται σε διαφορετικές χρονικές στιγμές του έτους.
Χρήση πόρων ανά μονάδα
Μια άλλη πτυχή της αξιολόγησης του κόστους έχει να κάνει με τον καθορισμό του τρόπου κατανομής των πόρων μεταξύ των επιμέρους μονάδων. Για σκοπούς αξιολόγησης, μια "μονάδα" είναι οποιαδήποτε αυθαίρετη μέτρηση δραστηριότητας στο πλαίσιο ενός έργου ή ενός οργανισμού. Στην υγειονομική περίθαλψη, για παράδειγμα, μια μονάδα μπορεί να είναι μια επίσκεψη συμβουλευτικής. Στο σχέδιο ψηφιοποίησης στην Εθνική Βιβλιοθήκη της Ισπανίας, πιθανές μονάδες μπορεί να είναι η παραγωγή μεμονωμένων CD ή άλλων ψηφιακών αντιγράφων.
Αξία μονάδων
Ο υπολογισμός του κόστους των μονάδων σε μια ανάλυση προϋπολογισμού σημαίνει την εκχώρηση αριθμητικής τιμής σε μεμονωμένες πτυχές ενός έργου ή ενός τμήματος ενός οργανισμού. Εάν ένας ιδιοκτήτης καταστήματος πουλάει καφέ και παίρνει 1.000 δολάρια ημερησίως για να πληρώσει για το άλεσμα, τη ζάχαρη, την κρέμα, τα κύπελλα, τη συντήρηση των μηχανών του espresso, των μισθών των υπαλλήλων και όλων των άλλων δαπανών που απαιτούνται για την παροχή καφέ στους πελάτες, η ενιαία μονάδα (δηλαδή ο χρόνος και τα χρήματα που χρειάζονται για να φτιάξετε ένα φλιτζάνι καφέ) θα είναι τα $ 1.000 που δαπανάται ανά ημέρα για την παροχή καφέ, διαιρούμενο με το συνολικό αριθμό των φλιτζανιών που πωλούνται σε μια μέρα.
Τύποι ανάλυσης
Οι αξιολογήσεις κόστους μπορούν να γίνουν για μεμονωμένα έργα ή τμήματα ενός οργανισμού, για την ανάλυση των δαπανών σε επίπεδο εταιρείας ή για συγκριτικές μελέτες πολλών οργανισμών. Αυτός ο τελευταίος τύπος ανάλυσης μπορεί να είναι χρήσιμος για τα τμήματα ή τα έργα που χρηματοδοτούνται από τα δολάρια, ως τρόπος απόδειξης των επιπτώσεων αυτών των δαπανών στην κοινωνία. Η καταγραφή των τιμών μονάδων είναι σημαντική επειδή μπορεί να συγκριθεί με τα έσοδα από μεμονωμένες μονάδες για να διαπιστωθεί εάν ένα συγκεκριμένο έργο ή τμήμα της εταιρείας είναι αποδοτικό ή αποδοτικό. Αυτό είναι γνωστό ως ανάλυση κόστους-οφέλους.
