Αν ξεκινάτε μια νέα δουλειά που απαιτεί επαγγελματικά καθήκοντα γραμματείας, στέλνοντας μια προσωπική ή επαγγελματική επιστολή ή στέλνοντας ένα αεροπλάνο για έρανο ή άλλο γεγονός, θα πρέπει να μάθετε πώς να γεμίσετε σωστά έναν φάκελο. Αλληλογραφία που δεν παρουσιάζεται σωστά μπορεί να στείλει ένα μήνυμα στον παραλήπτη του ότι δεν σας άρεσε αρκετά για να ξοδέψει το χρόνο για να διπλώσει σωστά και να εισάγει στοιχεία σε ένα φάκελο.
Ενημερώστε τους φακέλους σας πριν τις γεμίσετε, ειδικά εάν περιέχουν επιστολές σε πελάτες ή προοπτικές. Οι φάκελοι μπορούν να αντιμετωπιστούν χρησιμοποιώντας έναν εκτυπωτή για τη μεταφορά μιας διεύθυνσης απευθείας σε ένα φάκελο, εκτυπώνοντας ετικέτες αλληλογραφίας που μπορούν να ασφαλιστούν πάνω στο φάκελο ή γράφοντας μια διεύθυνση με το χέρι. Οι χειρόγραφοι φάκελοι πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο όταν στέλνετε προσωπική αλληλογραφία σε έναν φίλο ή μέλος της οικογένειάς σας.
Συγκεντρώστε τα υλικά που πρέπει να τοποθετηθούν στον φάκελό σας. Εάν έχετε πολλούς φακέλους για να έχετε πληροφορίες με παρόμοιες πληροφορίες, βρείτε μια μεγάλη επιφάνεια για να εργαστείτε, όπως ένα τραπέζι, γραφείο ή πάγκο. Διαχωρίστε τα διαφορετικά στοιχεία κάθε αλληλογραφίας σε χωριστούς σωρούς σε μια προσπελάσιμη απόσταση από την οποία θα εργαστείτε.
Εξετάστε το μεγαλύτερο φύλλο χαρτιού που πρόκειται να συμπεριληφθεί στην αποστολή. Αν το μεγαλύτερο φύλλο είναι μια τυπική επιστολή 8,5 με 11 ίντσες, θα πρέπει να διπλωθεί σε τρίτα, με όλα τα μικρότερα φύλλα ή τα στοιχεία αλληλογραφίας διπλωμένα μέσα. Αν το μεγαλύτερο μέγεθος χαρτιού είναι σημαντικά μικρότερο από ένα κανονικό φύλλο χαρτιού μεγέθους γραμματοσειράς, μπορείτε να διπλώσετε το χαρτί στο μισό ή να το αφήσετε να ξεδιπλωθεί εάν αυτό ταιριάζει στο εσωτερικό του φακέλου σας.
Σύρετε το διπλωμένο χαρτί σε ένα φάκελο με το ανοικτό άκρο στραμμένο προς το κάτω μέρος του φακέλου. Ο παραλήπτης σας θα πρέπει να μπορεί να ανοίξει το καπάκι του φακέλου, να τραβήξει την επιστολή σας και να διαβάσει τα περιεχόμενα της αλληλογραφίας σας χωρίς να χρειαστεί να γυρίσετε το χαρτί γύρω ή ανάποδα. Σφραγίστε το φάκελό σας με ένα υγρό σφουγγάρι εάν δεν χρησιμοποιείτε αυτοκόλλητο (ή κολλώδη πίσω) φάκελο.
