Για τους ιδιοκτήτες νέων επιχειρήσεων, η διαχείριση αρχείων ηλεκτρονικού υπολογιστή είναι μια εργασία που συχνά αναβάλλεται ή και αγνοείται. Ωστόσο, οι περισσότερες επιχειρήσεις συνεργάζονται, αποθηκεύουν, ανακτούν και αποθηκεύουν πολλά δεδομένα με τη μορφή αρχείων υπολογιστή. Αν συμβαίνει αυτό για την επιχείρησή σας, θα χρειαστείτε μια λειτουργική δομή αρχείου, μια προσέγγιση για την ονομασία αρχείων που είναι εύκολο να κατανοηθεί και πολλά άλλα. Μια ισχυρή διαδικασία δημιουργίας, αποθήκευσης, οργάνωσης και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας θα σας βοηθήσει να κλιμακώσετε την επιχείρησή σας όσο μεγαλώνει.
Συμβουλές
-
Η διαχείριση αρχείων υπολογιστών είναι μια ισχυρή διαδικασία δημιουργίας, αποθήκευσης, οργάνωσης και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για τις πληροφορίες της επιχείρησής σας που θα σας βοηθήσουν να αυξήσετε την επιχείρησή σας όσο μεγαλώνει.
Γιατί η διαχείριση αρχείων είναι κρίσιμη για την επιχείρησή σας
Αν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση, είναι δελεαστικό να παραβλέπετε τη διαχείριση αρχείων. Πιθανότατα δεν έχετε να αρχίσετε πολλά αρχεία ηλεκτρονικών υπολογιστών και υπάρχουν αναμφίβολα πολλά άλλα πιεστικά θέματα που απαιτούν την προσοχή σας.
Ωστόσο, αφιερώνοντας το χρόνο για τη δημιουργία ενός έξυπνου συστήματος διαχείρισης αρχείων από την αρχή, πληρώνει μερίσματα για τα επόμενα χρόνια. Ένα κλιμακωτό, οργανωμένο σύστημα αρχείων θα αναπτυχθεί με την εταιρεία σας, διατηρώντας τα αρχεία σας ασφαλή και καλά διατεταγμένα, καθώς ο αριθμός των αρχείων αυτών αυξάνεται εκθετικά.
Εναλλακτικά, η αναβολή της διαχείρισης αρχείων δημιουργεί ένα βρώμικο, μη λειτουργικό σύστημα που απαιτεί χρόνο και αποτελεσματικότητα. Η υιοθέτηση ενός κατάλληλου συστήματος σε αυτό το σημείο θα είναι εξαιρετικά δαπανηρή και συνήθως περιλαμβάνει συμβούλους υψηλού κόστους και πρόσθετο εξοπλισμό.
Ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων, το οποίο είναι εύκολα κατανοητό, απλό για εργασία και απλό να επεκταθεί είναι ένα πολύτιμο επιχειρηματικό περιουσιακό στοιχείο.
Δημιουργία δομής αρχείου
Ο τρόπος με τον οποίο η επιχείρησή σας επιλέγει να οργανώσει αρχεία υπολογιστών θα επηρεάσει τις καθημερινές λειτουργίες, τη διαχείριση έργου και τις σχέσεις με τους πελάτες για τα επόμενα χρόνια. Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε και να ανακτήσετε το σωστό έγγραφο γρήγορα, η επιχείρησή σας μπορεί τελικά να χάσει τους πελάτες ή τη φήμη της.
Ο καλύτερος τρόπος για την οργάνωση των αρχείων θα διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση. Σκεφτείτε πρώτα πώς η επιχείρησή σας θα δημιουργήσει και να εργαστεί με τα έγγραφα πριν επιλέξει μια οργανωτική ή ιεραρχική προσέγγιση.
Η εσωτερική δομή του αρχείου μπορεί να είναι ευρεία και ρηχή ή στενή και βαθιά. Η πρώτη προσέγγιση δημιουργεί πολυάριθμους φακέλους ανώτερου επιπέδου και λιγότερους υποφακέλους. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα πολλά έγγραφα να αποθηκεύονται σε πολλούς φακέλους. Η δεύτερη προσέγγιση καλύπτει πολλούς φακέλους στους γονικούς φακέλους. Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν υβριδικές δομές για να επιτευχθεί ισορροπία μεταξύ αυτών των δύο τύπων ιεραρχίας. Η προσωπική προτίμηση και η επιχειρηματική αναγκαιότητα πρέπει να υπαγορεύουν τη συγκεκριμένη προσέγγιση.
Με την αύξηση των υπηρεσιών διαχείρισης αρχείων που διευκολύνουν την εύρεση αρχείων πιο εύκολα από την αναζήτηση, μερικοί άνθρωποι και επιχειρήσεις έχουν εγκαταλείψει εντελώς τους φακέλους αρχείων και καταργούν όλα τα έγγραφά τους σε έναν κύριο φάκελο. Αυτό δεν είναι επιθυμητό. Κάθε επιχείρηση θα δημιουργήσει περισσότερα έγγραφα σε ένα χρόνο από ό, τι μπορεί να διαχειριστεί εύκολα από μια τέτοια επίπεδη δομή. Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα είδος οργανωτικής δομής αρχείων που να βοηθά στην κατηγοριοποίηση των αρχείων σας, γεγονός που με τη σειρά τους καθιστά ευκολότερο τον εντοπισμό τους.
Οποιοδήποτε σύστημα επιλέγετε να εφαρμόσετε πρέπει να είναι εύκολο στη χρήση, ασφαλές και αξιόπιστο. Σκεφτείτε ποιος θα δημιουργήσει και να συνεργαστεί με αυτά τα αρχεία και στη συνέχεια θα εξετάσει πώς οι ανάγκες της εργασίας τους μπορούν να καλυφθούν καλύτερα με μια δομή αρχείων.
Μια άλλη βασική πτυχή της ευκολίας χρήσης είναι η προσβασιμότητα. Εάν οι εργαζόμενοι που εργάζονται στο πρωταρχικό έγγραφο πρέπει να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα σε κινητές συσκευές, είναι σημαντικό να σκεφτείτε πώς αυτά τα έγγραφα θα αναφέρονται, θα έχουν πρόσβαση και θα συνεργάζονται σε αυτές τις συσκευές κατά την εκπόνηση πολιτικής διαχείρισης αρχείων. Επιπλέον, θα θελήσετε να υιοθετήσετε μια προσέγγιση διαχείρισης αρχείων που θα διατηρεί συγχρονισμένα αρχεία σε όλες τις συσκευές.
Τέλος, συμπεριλάβετε σχέδια δημιουργίας αντιγράφων αρχείων στο σύστημα διαχείρισης αρχείων. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να δημιουργήσετε πολλαπλά αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας. Αυτά τα αντίγραφα ασφαλείας πρέπει να αποθηκεύονται σε διάφορους υπολογιστές, τουλάχιστον ένας από τους οποίους δεν βρίσκεται στις εγκαταστάσεις του χώρου εργασίας σας. Να είστε βέβαιος να καθορίσετε ποιος κάνει αντίγραφα ασφαλείας, πόσο συχνά και με ποια τεχνολογία στο σύστημα διαχείρισης αρχείων του υπολογιστή σας.
Βρείτε τα αρχεία υπολογιστή που χρειάζεστε
Οι συμβάσεις ονοματοδοσίας και η δομή του αρχείου πρέπει να βοηθούν στον εντοπισμό και την ανάκτηση του σωστού εγγράφου γρήγορα όταν χρειάζεται. Τα ονόματα αρχείων που περιέχουν τυχαίες σειρές αλφαριθμητικών ή ακόμα και συμβάσεων όπως "DATE + CLIENT NAME" μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση και να παρεμποδίσουν την ανάκτηση.
Τα ονόματα αρχείων πρέπει να έχουν νόημα σε όλους τους χρήστες και να αναγνωρίζουν εύκολα τον τύπο, τον σκοπό και το βασικό περιεχόμενο κάθε αρχείου.
Εκτός από μια συνεπή σύμβαση ονομασίας αρχείων, σκεφτείτε να προσθέσετε ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων. Αυτός είναι ένας τύπος εφαρμογής υπολογιστή που βοηθά στην αποθήκευση και την οργάνωση αρχείων. Μπορεί να προσφέρει λειτουργίες που επιτρέπουν την παρακολούθηση του κατόχου και των επόμενων χρηστών, την ημερομηνία δημιουργίας και την τελευταία τροποποίηση και άλλα δεδομένα που μπορεί να σας βοηθήσουν να εργαστείτε και να διατηρήσετε τα αρχεία σας.
Οι υπηρεσίες διαχείρισης αρχείων, όπως το Dropbox και το Google Drive, μπορούν να σας βοηθήσουν παρέχοντας μια φιλικότερη προς την αναζήτηση διάταξη και διεπαφή. Αντί να θυμάστε περίπλοκες δομές αρχείων ή συμβάσεις ονομασίας, μπορείτε απλά να αναζητήσετε ό, τι χρειάζεστε.
Θέτοντας την πολιτική της Εταιρείας σας στη γραφή
Μόλις αποφασιστούν οι συμβάσεις δομής και ονοματοδοσίας, δημιουργήστε ένα πρόχειρο έγγραφο για την επιχείρησή σας, στο οποίο περιγράφονται όλες οι προδιαγραφές για την εργασία με αρχεία υπολογιστή που έχετε επιλέξει. Ακόμα κι αν είστε ο μόνος υπάλληλός σας, αυτό δεν ισχύει πάντα. Ένα επίσημο έγγραφο που περιγράφει τις πολιτικές διαχείρισης αρχείων ηλεκτρονικού υπολογιστή θα σας βοηθήσει εάν επεκτείνετε και προσλάβετε εργαζόμενους στο μέλλον. Θα βοηθήσει επίσης την επιχείρησή σας να διατηρήσει μια συνεπή προσέγγιση διαχείρισης αρχείων και να εξασφαλίσει την ασφάλεια των πολύτιμων αρχείων σας.
