Ο ανασχεδιασμός μεγάλων επιχειρηματικών εκδηλώσεων μπορεί να είναι ένας εφιάλτης logistics. ακόμη και με τους πιο αξιόπιστους λόγους για να αλλάξετε την ημερομηνία, οι πελάτες και οι επιχειρηματικές επαφές θα ενοχληθούν και θα ενοχληθούν. Ο τρόπος με τον οποίο παρουσιάζετε τις πληροφορίες θα έχει επίσης μεγάλη επίδραση στην εντύπωση που θα έχουν οι παρευρισκόμενοι. φροντίστε να ακούγεται απολογητική αλλά και αισιόδοξη, έτσι ώστε οι παραλήπτες να βλέπουν την αναδιάταξη ως προσωρινή αποτυχία και όχι ως λάθος ή το αποτέλεσμα κακής σχεδίασης.
Τοποθετήστε ένα κομμάτι επιστολόχαρτου της εταιρείας στον εκτυπωτή σας. αυτή είναι μια επίσημη ανακοίνωση για την αναδιάταξη ενός γεγονότος που φιλοξενείτε. Ο χρόνος είναι από την ουσία και το επιστολόχαρτο θα προσελκύσει την προσοχή του παραλήπτη πιο αποτελεσματικά από το απλό χαρτί.
Ανοίξτε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου της επιλογής σας. Ξεκινήστε ένα νέο έγγραφο επιλέγοντας "Αρχείο" και "Νέα".
Πληκτρολογήστε την ημερομηνία και παραλείψτε μια γραμμή. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για να εισαγάγετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις των συμμετεχόντων.
Ξεκινήστε δηλώνοντας ότι θα χρειαστεί να αναπρογραμματίσετε το γεγονός και να ανανεώσετε τις αναμνήσεις σας για το τι είναι το γεγονός και πότε θα έπρεπε να είχε αρχίσει.
Ζητήστε ειλικρινά συγνώμη και εξηγήστε το λόγο της καθυστέρησης. Μην ζητάτε συγνώμη περισσότερο από μία φορά ή οι παραλήπτες ενδέχεται να το δουν αυτό ως παραδοχή ενοχής ή κακοδιαχείρισης.
Δώστε λεπτομέρειες σχετικά με το πότε θα συμβεί το συμβάν. Εάν η εταιρεία σας προσφέρει αποζημίωση για τα τέλη επανακαταχώρησης ή άλλο κίνητρο, λεπτομέρειες για το πώς οι συμμετέχοντες μπορούν να υποβάλουν αίτηση για την αποζημίωση. Παίξτε τα καλά νέα. αν η αναδιάταξη είναι ένα τυχαίο περιστατικό, όπως η αναδιάταξη για κάποιο χρονικό διάστημα με καλύτερο καιρό, σχολιάστε αυτό.
Ευχαριστώ τους συμμετέχοντες για τη συνεργασία τους και τους δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας για τα οποία μπορούν να επικοινωνήσουν, εάν έχουν ερωτήσεις ή δυσκολία να αναπροσαρμόσουν την επίσκεψή τους.
Υπογράψτε το γράμμα "Ειλικρινά" και παραλείψτε τρεις γραμμές. Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα και τον τίτλο σας. Εκτυπώστε τα γράμματα και υπογράψτε καθένα από τα παραπάνω το πληκτρολόγημά σας.
Στείλτε τις επιστολές με την πιο γρήγορη υπηρεσία που μπορείτε να αντέξετε οικονομικά. Εάν δεν έχετε την πολυτέλεια να στείλετε ένα μεγάλο αριθμό επιστολών από το Priority Mail, καλέστε πρώτα τον κάθε συμμετέχοντα και δώστε του τις βασικές πληροφορίες σχετικά με την αναδιάταξη του συμβάντος. Αφήστε τους να γνωρίζουν ότι θα ακολουθήσει μια επίσημη επιστολή.
