Μια αναφορά απόδοσης είναι ένα πολύτιμο επιχειρηματικό εργαλείο. Σας επιτρέπει να τεκμηριώνετε και να παρακολουθείτε τις αποδόσεις των εργαζομένων. Είναι σημαντικό να γράφετε αυτές τις εκθέσεις προσεκτικά, καθώς μπορούν να είναι καταλύτες για να ενθαρρύνουν τη θετική ή αρνητική συμπεριφορά των εργαζομένων. Μια καλά γραπτή αναφορά απόδοσης συνδυάζει πληροφορίες, ανάλυση, ειλικρίνεια και τακτικές.
Κεντράρετε την αναφορά σας γύρω από πολλές παρατηρήσεις για τις οποίες έχετε δεδομένα. Είναι σημαντικό να διατηρείτε σημειώσεις στους υπαλλήλους πριν από τη σύνταξη της αναφοράς και στη συνέχεια να τραβήξετε πληροφορίες από αυτές τις σημειώσεις για να συντάξετε την αναφορά. Βεβαιωθείτε ότι οι παρατηρήσεις ήταν από πρώτο χέρι και όχι ακρόαση. Ένα παράδειγμα μιας παρατήρησης από πρώτο χέρι μπορεί να είναι μια σημείωση που γράψατε και κατατέθηκε όταν παρατηρήσατε ότι ένας υπάλληλος έφτασε 30 λεπτά αργά για να εργαστεί σε συγκεκριμένη ημερομηνία.
Γράψτε για συμπεριφορές που σχετίζονται ειδικά με το έργο που γίνεται. Οι συμπεριφορές που σχετίζονται με την εργασία περιλαμβάνουν τις αλληλεπιδράσεις με τους συναδέλφους, την προσοχή στη λεπτομέρεια, την ποιότητα της γραφειοκρατίας, τη συνολική στάση και την ακρίβεια.
Βάλτε την αναφορά σας στη συμπεριφορά που έχει συζητηθεί προφορικά με τον υπάλληλο. Τα σχόλιά σας δεν θα πρέπει να αποτελούν απόλυτη έκπληξη για τον εργαζόμενο.
Επικεντρωθείτε στο θετικό, αλλά να είστε βέβαιος να αντικειμενικά απαριθμήσει τυχόν αρνητικά περιστατικά, καθώς και εάν είναι απαραίτητο. Μπορείτε να γράψετε κάτι όπως: "Ο κ. Jones διατηρεί θετικές αλληλεπιδράσεις με τους συναδέλφους του, παραμένει αργά αν χρειαστεί για να ολοκληρώσει μια δουλειά, είχε κάποια προβλήματα με την έγκαιρη άφιξη στην εργασία, όπως αποδεικνύεται από τις παρατηρήσεις που έγιναν σχετικά με 11 Ιουνίου, 20 και 27."
Να είστε σύντομοι και συγκεκριμένοι. Αναφέρετε παραδείγματα συγκεκριμένων περιπτώσεων. Αποφύγετε να περιπλανηθείτε. Ένα κακό παράδειγμα αυτού του είδους θα ήταν κάτι σαν: "Η κα Smith δεν κάνει καλή δουλειά, απλώς φαίνεται να είναι κακή για τη θέση, δεν ξέρω τι μπορεί να κρατήσει το μέλλον εάν δεν μπορεί. … "Ένα καλύτερο παράδειγμα θα ήταν," η κ. Σμιθ είχε διαμαρτυρίες εναντίον της από δύο διαφορετικούς συναδέλφους σε πολλές περιπτώσεις σχετικά με την προσβλητική και ασέβεια ομιλία της ".
Συνδέστε την αναφορά απόδοσης με προηγούμενες αναφορές. Υποδείξτε περιοχές που μπορεί να έχουν βελτιωθεί, να επιδεινωθούν ή να παραμείνουν οι ίδιες. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Ο αριθμός παραγωγής του τελευταίου τριμήνου του κ. Thompson ήταν κατά 75% χαμηλότερος από ό, τι θεωρεί αποδεκτή η εταιρεία, ωστόσο, από την τελευταία του αξιολόγηση, η παραγωγή του έχει βελτιωθεί δραστικά και τώρα ικανοποιεί τα πρότυπα της εταιρείας".
Επικοινωνήστε με την εκτίμηση για θετικές περιοχές συμπεριφοράς. Μπορείτε να γράψετε κάτι όπως: "Η θετική στάση της κας Brown επηρεάζει τους γύρω της και κάνει το χώρο εργασίας ένα καλύτερο περιβάλλον".
Παρέχετε ανατροφοδότηση σχετικά με το πώς θα θέλατε να δείτε τις αδύναμες περιοχές να βελτιώνονται. Συνδέστε την έκθεση με μελλοντικούς στόχους. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: "Ο κ. Hartzog απέτυχε να παραδώσει τα εβδομαδιαία του μαθήματα σε τέσσερις περιπτώσεις. Κατά τη διάρκεια του επόμενου εξαμήνου, η διοίκηση θα ήθελε να τον δει να μετατρέψει τα μαθήματά του μέχρι την Παρασκευή κάθε εβδομάδας".
Γράψτε την αναφορά όταν βρίσκεστε σε θετικό πνεύμα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αναθεωρήσει την αναφορά τουλάχιστον αρκετές ώρες μετά τη σύνταξή της, προκειμένου να εντοπίσετε τυχόν αναθεωρήσεις που πρέπει να γίνουν.
Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να επικοινωνούν μαζί σας σχετικά με μια αναφορά μόλις την έχουν λάβει, αν το επιθυμούν. Χρησιμοποιήστε την ανάλυση ως μια ευκαιρία να συνεργαστείτε θετικά προς την προσωπική βελτίωση, καθώς και βελτίωση για την εταιρεία ως σύνολο.
