Κάθε εργοδότης έχει ηθικό και νόμιμο καθήκον να προστατεύει την επιχείρηση και τους υπαλλήλους της τόσο από παράνομη παράβαση όσο και από πράξεις που δημιουργούν ένα εχθρικό περιβάλλον εργασίας. Η διεξαγωγή έρευνας κάθε φορά που λαμβάνετε ένα παράπονο ή έχετε λόγο να πιστεύετε ότι ένας υπάλληλος είναι σε ανάρμοστη συμπεριφορά είναι ζωτικής σημασίας για την εκπλήρωση αυτών των ευθυνών. Αν δεν έχετε βάσιμους λόγους για να μην το κάνετε αυτό, ενημερώστε τα εμπλεκόμενα μέρη ότι μια έρευνα θα διεξαχθεί είναι ένα κοινό πρώτο βήμα.
Εσωτερική μορφή υπομνήματος
Παρόλο που μπορείτε να σχεδιάσετε την επιστολή χρησιμοποιώντας μια μορφή σημείωσης ή επαγγελματικού γράμματος, ένα σημείωμα είναι πιο κοινό για εσωτερικές επικοινωνίες. Επιπλέον, ο τίτλος ή η γραμμή θέματος που είναι χαρακτηριστική σε ένα υπόμνημα μπορεί να καταστήσει αυτήν τη μορφή πιο αποτελεσματική. Εκτός από τη γραμμή τίτλου, ένα σημείωμα περιλαμβάνει επίσης την ημερομηνία, το όνομα κάθε παραλήπτη και το όνομα και τον τίτλο του αποστολέα. Αριστερά ευθυγραμμίστε και μονό διάστημα κάθε παράγραφο στο σώμα ενός σημειώματος και χρησιμοποιήστε ένα διπλό κενό μεταξύ των παραγράφων. Συμπεριλάβετε ειδικές σημειώσεις για να επισημάνετε το σημείωμα ως εμπιστευτικό και να αναφέρετε εάν το σημείωμα περιλαμβάνει τυχόν συνημμένα ή περιβλήματα.
Ο κατηγορούμενος υπάλληλος
Ενημερώστε τον κατηγορούμενο γραπτώς πριν ξεκινήσει η έρευνα. Η επιστολή έρευνας θα πρέπει να εξηγεί τις καταγγελίες όσο το δυνατόν λεπτομερέστερα, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων, των ημερομηνιών και των περιστάσεων. Περιγράψτε τη διαδικασία έρευνας, προσδιορίστε τα νόμιμα δικαιώματα που μπορεί να έχει ο κατηγορούμενος και πείτε στον κατηγορούμενο ότι θα έχει την ευκαιρία να πει την ιστορία του τόσο γραπτώς όσο και κατά τη διάρκεια προσωπικής συνέντευξης. Ενημερώστε το άτομο εάν είναι "η δουλειά ως συνήθως" ή αν τα καθήκοντά του ή τα καθήκοντά του απαιτούν τροποποίηση έως ότου ολοκληρωθεί η έρευνα.
Εκκρεμούσα ειδοποίηση έρευνας
Συμπεριλάβετε τον άμεσο επόπτη του υπαλλήλου και τον υπεύθυνο τμήματος σε μια πρώτη ειδοποίηση. Η επιστολή θα πρέπει να εξηγεί τη φύση και το πεδίο της εκκρεμούσας έρευνας. Επιπλέον, η επιστολή πρέπει να περιγράφει τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν πριν την έναρξη της έρευνας, όπως η λογιστική καταχώρηση και η διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων και περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης ή η τροποποίηση των καθηκόντων του υπαλλήλου. Τέλος, η επιστολή πρέπει να αναφέρει εάν οι επόπτες και οι διαχειριστές θα συμμετάσχουν στην έρευνα και, αν ναι, να ορίσουν συγκεκριμένους ρόλους και ευθύνες.
Διερευνητικές επιστολές συνέντευξης
Οι επιστολές πρέπει επίσης να απευθύνονται σε όσους σχεδιάζετε να λάβετε συνέντευξη καθώς προχωρά η έρευνα. Ωστόσο, σε αντίθεση με μια εκκρεμούσα κοινοποίηση έρευνας, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει περισσότερους από έναν παραλήπτες, οι ειδοποιήσεις συνέντευξης θα πρέπει να περιλαμβάνουν έναν μόνο παραλήπτη στη γραμμή διεύθυνσης, ανεξάρτητα από το πόσα γράμματα στέλνετε. Η επιστολή δεν θα πρέπει να παράσχει συγκεκριμένες λεπτομέρειες, αλλά απλά να δηλώσει ότι ο υπάλληλος μπορεί να πάρει συνέντευξη στο πλαίσιο μιας διεξαγόμενης έρευνας, να παράσχει το όνομα του ατόμου που θα διεξάγει τη συνέντευξη και να θέσει μια προσδοκία πλήρους συνεργασίας. Επιπλέον, η επιστολή πρέπει να αναφέρει ότι το σημείωμα είναι εμπιστευτικές πληροφορίες και δεν είναι κατάλληλο για συζήτηση μεταξύ των γραφείων.
