Μια επιτροπή σχεδιασμού εκδηλώσεων μπορεί να έρθει χρήσιμη αν είστε υπεύθυνος για μια μεγάλη ή περίπλοκη δραστηριότητα. Η επιτροπή πρέπει να συγκροτηθεί νωρίς, ώστε να μπορεί να συμμετέχει στον προγραμματισμό από την αρχή μέχρι το τέλος. Αναλάβετε το προβάδισμα όσον αφορά τον καθορισμό προθεσμιών και την πρόσληψη μελών της επιτροπής.
Ξεκινήστε να φτιάχνετε σχέδια για την επιτροπή πριν από τη διοργάνωση. Καθορίστε πόσο συχνά θα πρέπει να συνεδριάζει η επιτροπή και να κρατάτε τις συνεδριάσεις στο ελάχιστο ώστε οι άνθρωποι να μην βαρεθούν. Προγραμματίστε επιπλέον συναντήσεις καθώς η εκδήλωση πλησιάζει.
Καθορίστε τις ευθύνες των μελών της επιτροπής και σχεδιάστε τις υποεπιτροπές πριν προσεγγίσετε τους ανθρώπους για να συμμετάσχετε στην επιτροπή.
Προσκαλέστε τους ανθρώπους να συμμετάσχουν στην επιτροπή. Εστίαση σε άτομα που έχουν δείξει ενδιαφέρον για την εκδήλωση ή έχουν εμπειρία σχεδιασμού παρόμοιων γεγονότων. Ρωτήστε προσωπικά και δώστε στο άτομο όλες τις λεπτομέρειες που έχετε προγραμματίσει σε αυτό το σημείο. Στείλτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ευχαριστώντας που προσχώρησαν στην επιτροπή σας και σας υπενθύμισαν τις λεπτομέρειες της πρώτης σας συνάντησης.
Καθένα από τα μέλη συμπληρώνει μια σύντομη φόρμα με στοιχεία επικοινωνίας κατά την πρώτη σύσκεψη. Ελέγξτε τα χρονοδιαγράμματα των συναντήσεων και δώστε λεπτομέρειες σχετικά με το συμβάν και τα τυχόν υπάρχοντα στοιχεία ή προβλήματα. Δείξτε από πού χρειάζεστε βοήθεια και ποιες αποφάσεις πρέπει να ληφθούν. Αναθέστε τις υποεπιτροπές και αφήστε την ομάδα να καθορίσει ποια μέλη θα είναι υπεύθυνα για αυτά. Αναθέστε τους προέδρους της υποεπιτροπής μέχρι το τέλος της πρώτης συνεδρίασης.
