Είτε αποστέλλονται από την ταχυδρομική υπηρεσία είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι επιχειρηματικές επιστολές ακολουθούν πάντα μια συγκεκριμένη μορφή και στυλ. Ακολουθώντας το μορφότυπο παίρνει το σημείο γρήγορα και ενημερώνει τον αναγνώστη σας σχετικά με πρόσθετα σχετικά έγγραφα που έχετε συμπεριλάβει, όπως ένα βιογραφικό σημείωμα, ένα υπογεγραμμένο συμβόλαιο ή αντίγραφα πληρωμένων τιμολογίων. Η αποσαφήνιση των συνημμένων στο σώμα της επιστολής σας και η επισήμανσή τους στο κάτω μέρος της επιστολής σας είναι ένας επαγγελματικός τρόπος να βοηθήσετε τον παραλήπτη να καταλάβει γιατί γράφετε και ποια πρόσθετα υλικά που στείλατε.
Πείτε στον αναγνώστη γιατί γράφετε
Ένα καλά γραμμένο επιχειρησιακό γράμμα ξεκινά με μια και μόνο φράση που εξηγεί γιατί γράφετε. Ενημερώστε στον παραλήπτη τι και πόσα έγγραφα συνδέετε και γιατί τα συμπεριφέρεστε. Θα πρέπει να ξεκινήσετε με φράσεις όπως "Συμπεριλαμβάνω το βιογραφικό μου για τη θέση βοηθού διευθυντή" ή "Συνημμένο είναι ένα αντίγραφο της επιστολής που έλαβα επιβεβαιώνοντας την πρόσφατη πληρωμή μου".
Αποφύγετε να είστε πολύ τυπικοί
Η γραφή της επιστολής της επιχείρησής σας δεν πρέπει να περιλαμβάνει την πολύ πιο επίσημη φράση "Παρακαλούμε επισυνάπτεται …" Παρόλο που δεν είναι γραμματικά εσφαλμένο, αυτός ο τύπος επίσημης γραπτής γλώσσας χρησιμοποιείται κυρίως σε ακαδημαϊκά περιοδικά, επίσημα έγγραφα και χώρους όπου απαιτείται αυξημένη σοβαρότητα. Κατά γενικό κανόνα, αποφύγετε την υπερβολική επίσημη γλώσσα στην καθημερινή επιχειρησιακή αλληλογραφία και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Καταχωρίστε τα συνημμένα ή τα συνημμένα κάτω από την υπογραφή σας
Στο κάτω μέρος του γράμματος μετά τη γραμμή υπογραφής είναι το κατάλληλο μέρος για να παραθέσετε συνημμένα. Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διπλασιάζετε το διάστημα μετά την υπογραφή και στη συνέχεια παραθέτετε τα συνημμένα με μια σύντομη σημείωση όπως "Συνημμένο: Συνεχίστε για τη Jane K. Doe". Αν αποστέλλετε μια επιστολή μέσω της ταχυδρομικής υπηρεσίας, θα προσθέσετε μια συμβολοσειρά που περιγράφει σύντομα τα συνημμένα δύο γραμμές κάτω από την υπογραφή. Μπορείτε να γράψετε τη λέξη "περίφραξη" (παράδειγμα: "περίληψη: Μηνιαία σύνοψη αγοράς") ή να χρησιμοποιήσετε την κοινή συντομογραφία "enc." ("Enc: Resume for John K. Doe"
Πρόσθετες συμβουλές για το επιχειρησιακό email
Πώς να ονομάσετε συνημμένα: Η μορφοποίηση είναι κρίσιμη όταν στέλνετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιχείρησης. Το όνομα αρχείου του συνημμένου πρέπει να σχετίζεται με το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Συμπεριλάβετε το όνομά σας, μια σύντομη περιγραφή του θέματος και την ημερομηνία του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία σελίδες στο συνημμένο σας, υποδείξτε και αυτό.
Επισυνάψτε αποτελεσματικά τις φωτογραφίες: Εάν στέλνετε φωτογραφίες, βεβαιωθείτε ότι έχετε περικόψει τις φωτογραφίες σας για να εμφανίσετε μόνο τι είναι σχετικό και σε ένα μικρό ή μεσαίο μέγεθος που θα μεταφορτωθεί γρήγορα στον υπολογιστή ή τη συσκευή του παραλήπτη σας.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τα πάντα: Πριν σφραγίσετε το φάκελο ή πατήστε το κουμπί αποστολής, βεβαιωθείτε ότι τα περιβλήματά σας βρίσκονται στον φάκελο ή ότι έχετε προσαρτήσει τα έγγραφά σας στο email σας. Πολλοί υπεύθυνοι προσλήψεων και άλλες επιχειρήσεις ενδέχεται να απορρίψουν επιστολές που δεν περιλαμβάνουν τα απαιτούμενα συνημμένα. Παρέχει επίσης την εντύπωση ότι ο αποστολέας είναι απρόσεκτος.
