Παρόλο που η γραπτή επικοινωνία έχει πολλά προφανή πλεονεκτήματα έναντι της προφορικής επικοινωνίας, όπως η σαφήνεια στο νόημα, η εύκολη αναπαραγωγή και η μονιμότητα, η γραπτή επικοινωνία δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή για επιχειρηματική, ακαδημαϊκή ή προσωπική επικοινωνία. Η κατανόηση των μειονεκτημάτων της γραπτής επικοινωνίας θέτει σας για να καθορίσετε τον καλύτερο τρόπο επικοινωνίας για κάθε κατάσταση.
Απελπισία
Η γραπτή επικοινωνία είναι λιγότερο προσωπική από την προφορική επικοινωνία, καθιστώντας την λιγότερο ιδανική για συναισθηματικά μηνύματα. Για παράδειγμα, οι περισσότεροι άνθρωποι θεωρούν ότι σημαντικά νέα, όπως η εκτόξευση, η προώθηση, η λήξη μιας σχέσης ή η πρόταση γάμου, θα πρέπει να γνωστοποιούνται αυτοπροσώπως. Η επικοινωνία μέσω γραφής ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι επίσης λιγότερο αποτελεσματική από την προσωπική επικοινωνία στην οικοδόμηση προσωπικών σχέσεων.
Δυνατότητα κακής επικοινωνίας
Η γραπτή επικοινωνία δεν περιλαμβάνει τις αποχρώσεις του τόνου της φωνής ή της έκφρασης του προσώπου, καθιστώντας πιθανή την κακή επικοινωνία. Το χιούμορ και ο σαρκασμός είναι ιδιαίτερα δύσκολο να μεταδοθούν στη γραπτή επικοινωνία και μπορεί να θεωρηθούν ως προσβολές. Αυτό αναγκάζει τους ανθρώπους να γράψουν με πιο επίσημο, σοβαρό τόνο, συμβάλλοντας στον απρόσωπο χαρακτήρα της γραπτής επικοινωνίας.
Έλλειψη στιγμιαίας ανάδρασης
Η προφορική επικοινωνία γενικά δημιουργεί στιγμιαία λεκτική και μη λεκτική ανατροφοδότηση, η οποία συχνά ενημερώνει τις επόμενες παρατηρήσεις του ομιλητή. Η γραπτή επικοινωνία στερείται αυτού του σημαντικού στοιχείου και ακόμη και με ορισμένες μορφές ψηφιακής επικοινωνίας, όπως η γραπτή ή τα στιγμιαία μηνύματα, οι γραπτές απαντήσεις στερούνται αυθόρμητης προφορικής επικοινωνίας. Η γραπτή επικοινωνία δεν μπορεί να προσαρμοστεί άμεσα για να ικανοποιήσει τις ανάγκες του κοινού, να διευκρινίσει μια ερώτηση ή να απαντήσει σε μια αντίκρουση. Επιπλέον, αν παρουσιαστεί κακή επικοινωνία, ο συγγραφέας μπορεί να μην το μάθει εγκαίρως για να το διορθώσει.
Κόστος, Υλικά και Αποθήκευση
Η γραπτή επικοινωνία διαρκεί περισσότερο από την προφορική επικοινωνία, επομένως μπορεί να είναι πιο δαπανηρή για τις επιχειρήσεις. Επιπλέον, τα έντυπα αντίγραφα της γραπτής επικοινωνίας απαιτούν εκτυπωτές, μελάνι και χαρτί, καθώς και χώρο αποθήκευσης.Σε πολλές περιπτώσεις, οι ηλεκτρονικές επικοινωνίες πρέπει επίσης να αποθηκεύονται, αν και το κόστος μιας τέτοιας αποθήκευσης όσον αφορά το χώρο και το κόστος είναι πολύ μικρότερο από το κόστος αποθήκευσης σε έντυπη μορφή. Είτε το έντυπο ή το ηλεκτρονικό, αποθηκευμένο υλικό μπορεί να χαθεί ή να καταστραφεί ακατάλληλα.
Ευθύνη
Η μονιμότητα της γραπτής επικοινωνίας μπορεί να δημιουργήσει πρόβλημα ευθύνης. Για παράδειγμα, ενώ οι προφορικές παρατηρήσεις ξεχνιούνται εύκολα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα σημειώματα και άλλα έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία στο δικαστήριο, ακόμα και χρόνια μετά τη σύνταξή τους. Επιπλέον, η εύκολη αναπαραγωγή της γραπτής επικοινωνίας το καθιστά πιο επικίνδυνο. ενώ ένα προφορικό αστείο χρώμα μπορεί να προσβάλει μερικούς ανθρώπους, για παράδειγμα, ένα ακατάλληλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προωθηθεί αμέσως σε χιλιάδες παραλήπτες.
