"Καλύτερα το γράψτε" είναι από τις πιο προφορικές προειδοποιήσεις στον κόσμο των επιχειρήσεων. Είναι γράψιμο που κάνει κάποιον να αισθάνεται σίγουρος για τη συμφωνία σαν να προστατεύεται επειδή τα πάντα εκφράζονται σαφώς. Κατά τη διεξαγωγή των επιχειρήσεων, η δυνατότητα να εξηγείτε τον εαυτό σας στη σελίδα μπορεί να κάνει τη διαφορά στις διαπραγματεύσεις και τις επικοινωνίες, όχι μόνο με τους συναδέλφους των επιχειρήσεων αλλά με τους πελάτες και τις προοπτικές τους.
Ποια είναι τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας;
Οι άνθρωποι επικοινωνούν με τρεις τρόπους: προφορικά, μη verbal και μέσω γραπτού λόγου. Η αποτελεσματική ομιλία και η εμπιστοσύνη της μη λεκτικής γλώσσας προχωρούν σε μεγάλο βαθμό στην εξόρυξη μιας συμφωνίας για ένα μεσημεριανό γεύμα ή τη δικτύωση σε ένα πλήθος, αλλά γράφει ότι οδηγεί τη λίστα με τις δεξιότητες εργασίας που αναζητούν οι εργοδότες.
Όλοι δεν μπορούν να δουλέψουν σε ένα δωμάτιο, και δεν μπορούν όλοι να διοικούν μια σελίδα, αλλά εάν μπορείτε να καταφέρετε τόσο την προφορική επικοινωνία όσο και την αποτελεσματική γραφή, είναι μια σταδιοδρομία ένα-δύο γροθιά που λίγοι πραγματικά προσγειώνονται.
Είτε επικοινωνείτε αυτοπροσώπως, μέσω βίντεο, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω τηλεφώνου ή μέσω κοινωνικών μέσων, είναι σημαντικό το μήνυμα να είναι κατανοητό. Αλλά η επικοινωνία είναι αμφίδρομη. Η ικανότητά σας να εκφραστείτε είναι σημαντική, αλλά η ακρόαση είναι χρυσός, ειδικά στις επιχειρήσεις. Η καλή ανύψωση πρέπει να βρίσκεται στην κορυφή των οδηγιών για αποτελεσματική προφορική επικοινωνία. Ακούγοντας (ή διαβάζοντας) τι λένε οι συνάδελφοί σας, οι εργοδότες και οι πελάτες σας, απορροφώντας αυτό και απαντώντας με τρόπο που ανταποκρίνεται στις ανάγκες και τις ανησυχίες τους είναι η μεγαλύτερη δεξιότητα που θα καταφέρετε ποτέ - και αυτή που θα είναι εξίσου ανταμείβοντας στην ιδιωτική σας ζωή.
Τι είναι η Γραπτή Επικοινωνία;
Το γράψιμο χρησιμοποιείται περισσότερο σήμερα από οποιοδήποτε σημείο της ανθρώπινης ιστορίας. Από τις ενημερώσεις του Facebook και τις εκρήξεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μηνύματα κειμένου και επιχειρηματικές αναφορές, οι λέξεις είναι παντού. Γραπτή επικοινωνία είναι οτιδήποτε χρησιμοποιεί λέξεις και γλώσσα σε έντυπη ή γραμμένη στην οθόνη, τοίχο ή λευκό πίνακα για να μεταφέρει ένα μήνυμα.
Ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιείτε τα λόγια σας μπορεί και πρέπει να ποικίλει ανάλογα με την πλατφόρμα μέσω της οποίας εκφράζετε τον εαυτό σας. Στην επιχείρηση, σημαίνει ότι είναι λίγο πιο επίσημη. Στις επιχειρηματικές σελίδες του Facebook, αυτό σημαίνει ότι είναι λίγο λιγότερο επίσημο. Στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό σημαίνει ότι είναι σαφές, αλλά συνοπτικό. Ο θρυλικός συγγραφέας επικοινωνίας Marshall McLuhan είπε κάποτε: "Το μέσο είναι το μήνυμα" και σήμερα αυτό είναι ακόμα αληθινό, αλλά το μέσο ορίζει τα μηνύματα.
Αποσυναρμολόγηση της γραπτής επικοινωνίας
Κάθε επαγγελματίας συγγραφέας λέγεται συχνά από άλλους ότι είναι "τόσο τυχεροί" μπορούν να γράψουν καλά, επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι θρηνούν πως χάθηκε κάτι ανάμεσα στον εγκέφαλο στη σελίδα.
Αλλά η γραφή είναι σαν οποιαδήποτε δεξιότητα ή ταλέντο: όσο περισσότερο το κάνετε, τόσο καλύτερα παίρνετε. Μην το κάνετε και θα αποτύχετε κάθε φορά. Όταν αρχίζετε να γράφετε περισσότερα, κάντε αργότερα και πιο προσεκτικά, και σύντομα θα είστε πιο σίγουροι και οι λέξεις θα γίνουν πιο γρήγορα. Εφημερίδα καθημερινά για μια χωματερή εγκεφάλου, επειδή αυτό βοηθά το μυαλό σας να είναι σαφέστερο, το οποίο με τη σειρά του βοηθά άλλες προσπάθειες γραφής.
Και πάντα, πάντα να επεξεργάζεστε. Η διαφορά ανάμεσα σε κάποιον που πιστεύει ότι είναι ελάχιστα ικανοποιητικός στη συγγραφή και ο επαγγελματίας συγγραφέας δεν είναι μόνο η ικανότητα ή η πρακτική ή το άυλο δώρο του ταλέντου - είναι επίσης όλα σχετικά με την επιμέλεια. Οι περισσότεροι επαγγελματίες συγγραφείς δεν επεξεργάζονται μία ή δύο φορές, αλλάζουν πολλές φορές. Όταν επεξεργάζεστε, προσποιείτε ότι δεν έχετε ιδέα για αυτό που γράψατε και διαβάστε το σαν να είστε κάποιος που το διαβάζει την πρώτη φορά. Διαβάστε το έτσι ώστε να ακούτε τη φωνή στο κεφάλι σας και αν σκοντάψετε σε τίποτα κατά την ανάγνωση, είναι πιθανό επειδή δεν έχετε εκφράσει σαφώς αυτή τη σκέψη. Δοκιμάστε να ξαναγράψετε την πρόταση, να την αναδιατάξετε ή να βρείτε πιο συγκεκριμένες λέξεις. Στη συνέχεια, επεξεργαστείτε ξανά.
Ποια είναι τα στοιχεία της αποτελεσματικής γραφής;
Η επιλογή λέξεων, η σύνταξη, η στίξη και το στυλ είναι όλα τα προφανή στοιχεία της αποτελεσματικής γραφής. Χωρίς αυτούς, τα υπόλοιπα δεν θεωρούνται αξιόπιστα.
Αλλά όλα αυτά δεν έχουν σημασία αν δεν υπάρχει μια καλή κεντρική ιδέα ή στόχος πίσω από το γράψιμο. Ποια είναι η επικοινωνία και τι πρέπει να γίνει κατανοητό; Ή, στη σημερινή γλώσσα, ποια είναι η διαδρομή;
Στη συνέχεια, πρέπει να οργανωθεί καλά. Η ιδέα πρέπει να εισαχθεί με ευρεία εγκεφαλικά επεισόδια στην αρχική παράγραφο και να εξηγηθεί ή να εκτεθεί σε επόμενες παραγράφους. Υποθέστε ότι το άτομο που το διαβάζει δεν είναι τόσο εξοικειωμένο με το θέμα και εξηγεί με σαφήνεια αλλά χωρίς να είναι πατροπαράδοτο. Υποστηρίξτε την ιδέα με αποδείξεις ή παραδείγματα ή χρησιμοποιήστε εισαγωγικά που ενισχύουν το μήνυμα που μεταφέρετε.
Τελειώστε με την παραπομπή στην ιδέα που εκφράσατε στο άνοιγμα, αλλά αποφύγετε τη χρήση κλισέ όπως "τελικά".
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ανοίγετε ένα email εργασίας με κάτι σαν: "Τον τελευταίο καιρό έχει γίνει κάποια συζήτηση γύρω από την ιδέα της δημιουργίας περισσότερης τεκμηρίωσης που αντιμετωπίζει ο πελάτης προκειμένου να βελτιωθεί η επικοινωνία και να ενισχυθεί η εμπιστοσύνη. Υποστηρίζω αυτήν την πρόταση επειδή … "Ένα μεγάλο συμπέρασμα θα αναφερθούσε στο άνοιγμα αυτό, όπως:" Τελικά, η αλληλογραφία που αντιμετωπίζει ο πελάτης μπορεί να φαίνεται σαν μια άλλη επαχθή ευθύνη, αλλά πιστεύω ότι η αποπληρωμή θα προέλθει από την τελική παραλαβή λιγότερων ερωτημάτων από το μπλε και δημιουργώντας έναν καλύτερο συνεχή διάλογο και μεγαλύτερη εμπιστοσύνη. Ανυπομονώ να το συζητήσω λεπτομερέστερα."
Χρήσιμα βιβλία και εφαρμογές γραφής
Είναι ατυχές το να κρίνουμε σε πράγματα όπως στίξη, αφού δεν έρχεται εύκολα σε όλους, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι οι άνθρωποι τείνουν να γίνονται πιο σεβαστά και να εμπιστεύονται όταν εκφράζονται καλά γραπτώς.
Αν συχνά αισθάνεστε με απώλεια λέξεων επειδή είστε ανασφαλείς σχετικά με τη γραμματική σας, τη σύνταξη ή τη στίξη, δεν είστε πολύ μόνοι.
Σήμερα, το λογισμικό όπως το Microsoft Word έχει βασική επεξεργασία για τη γραμματική και τη σύνταξη, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε αυτά για τα πρώτα drafts. Υπάρχουν όμως νέοι παίκτες στο μπλοκ, όπως η εφαρμογή επεξεργασίας Hemingway, η οποία διαθέτει επίσης έναν επιτραπέζιο ιστότοπο, όπου μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τη γραφή σας για να δείτε σαφώς επισημασμένα τμήματα που υποδεικνύουν πού πηγαίνετε στραβά με προτάσεις για τη βελτίωσή της. Ακόμη και επαγγελματίες συγγραφείς χρησιμοποιούν αυτή την εφαρμογή.
Ορισμένα βιβλία αγαπούνται από το γράψιμο των επαγγελματιών, επίσης, όπως τα στοιχεία του William Strunk "Elements of Style" και του Stephen King's "On Writing _."
Βασικές συμβουλές για τη γραφική εργασία
- Σταμάτα και σκέψου. Οι συγγραφείς σκέφτονται πριν γράψουν και κάνει όλη τη διαφορά να είναι σαφής. Έχετε ένα σχέδιο πριν ξεκινήσετε. Μην το θάβετε. Κρατήστε την κύρια ιδέα μπροστά και στο κέντρο. Ξεκινήστε εκεί, μην κολλήσετε τρεις παραγράφους προς τα κάτω.
- Κρατήστε το φθηνό και απλό. Σταματήστε να χρησιμοποιείτε λέξεις των $ 5 - κερδίστε την αξία των χρημάτων σας μιλώντας απλά και ξεκάθαρα. Πείτε "χρήση", όχι "χρησιμοποιήστε". Μην χρησιμοποιείτε φρασεολογία, μην προσπαθήστε να ακούσετε έξυπνα, αφήστε τα τις ιδέες σας να είσαι έξυπνος. Η καθημερινή γλώσσα θα εκφράσει τις ιδέες σας πολύ καλύτερα και θα αισθάνεστε πιο άνετα καθώς γράφετε - και θα δείξει πότε οι άλλοι θα το διαβάσουν.
- Μη χάσετε τα λόγια. Χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν λιγότερα λόγια και σκοτώστε φράσεις πολλών λέξεων. Το "τελικό αποτέλεσμα" πρέπει να είναι απλώς "αποτέλεσμα" και υπάρχουν τόσα περισσότερα παραδείγματα. (Το Microsoft Word είναι ιδανικό για την επισήμανση αυτών των φράσεων που λείπουν από λέξεις)
- Μειώστε επίθετα και επιρρήματα. Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένες λέξεις. Ένα "τετράθυρο αυτοκίνητο" είναι ένα sedan. Η γρήγορη εκτέλεση είναι "σπριντ". Χρησιμοποιήστε έναν θησαυρό για να διευρύνετε τις επιλογές σας.
- Γράψτε περισσότερα και διαβάστε περισσότερα για να είναι καλύτερα. Η ανάγνωση περισσότερων βιβλίων θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε το κεφάλι σας σε έναν καλύτερο χώρο για γραφή. Γράφοντας καθημερινά, είτε σε ένα περιοδικό είτε σε μια μεγάλη δημοσίευση στο Facebook για την επιχείρησή σας, θα σας βοηθήσουν να γίνετε πιο σίγουροι για τον εαυτό σας.
- Πάντα να γνωρίζετε το κοινό σας. Ποιος γράφετε μπορεί και πρέπει να αλλάξει τι λέτε και πώς. Να θυμάστε ποιος σας διαβάζει.
- Ποτέ μην στείλετε το πρώτο σας σχέδιο. Ακόμα και επαγγελματίες συγγραφείς σταματούν να ξαναδιαβάσουν και να επεξεργαστούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Το πρώτο σχέδιο δεν είναι ποτέ τέλειο.
- Επεξεργασία, επεξεργασία, επεξεργασία, επεξεργασία. Η επεξεργασία θα αλλάξει τη ζωή σας.
