Έχετε πάρα πολλές πληροφορίες στα χέρια σας, αλλά υπάρχουν στιγμές που δεν μπορείτε να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε σχετικά με ένα προϊόν μέσω ενός ιστότοπου. Πιστεύετε ότι θα επωφεληθείτε από το να είστε σε θέση όχι μόνο να διαβάσετε περισσότερες πληροφορίες, αλλά και να έχετε το προϊόν στο χέρι για να κάνετε μια εκτίμηση του από μόνοι σας. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν μια εταιρεία εγκαινιάζει ένα νέο προϊόν. Είναι πολύ κοινό για τα άτομα και τις επιχειρήσεις, ειδικά στον τομέα των δημόσιων σχέσεων, να στέλνουν επιστολές αίτησης σε εταιρείες για να μάθουν περισσότερα για τα προϊόντα τους και να συλλέξουν πληροφορίες. Κάνετε κάποια έρευνα για να δείτε πώς η εταιρεία χειρίζεται τέτοια αιτήματα για να εξασφαλίσει ότι η επιστολή σας για αιτήσεις ξεχωρίζει.
Καλύψτε τα Βασικά
Θυμηθείτε ότι είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και να μορφοποιήσετε την επιστολή σας κατά τρόπο που ο αναγνώστης είναι εξοικειωμένος. Οι τυποποιημένες επιχειρηματικές επιστολές πρέπει να περιλαμβάνουν τη διεύθυνση του αποστολέα, την ημερομηνία, ένα χαιρετισμό, το σώμα της επιστολής και ένα κλείσιμο. Βεβαιωθείτε επίσης ότι η επιστολή σας έχει διαμορφωθεί σωστά, ότι έχει ελεγχθεί για ορθογραφία και γραμματική και ότι η γραμματοσειρά που χρησιμοποιείτε είναι ευανάγνωστη.
Φτανω στο σημειο
Είτε γράφετε μια επιστολή που σχεδιάζετε να στείλετε μέσω ταχυδρομείου είτε συνθέτετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα θέλετε να κρατήσετε την επιστολή σας σε μια εταιρεία που ζητά πληροφορίες σχετικά με μια σύντομη, σαφή και ευγενική υπηρεσία. Δηλώστε τον σκοπό της επιστολής. Στην αρχική παράγραφο, εξηγήστε στην εταιρεία ότι σας ενδιαφέρει ένα συγκεκριμένο προϊόν και ονομάστε το προϊόν. Σημειώστε ότι θα θέλατε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες που μπορούν να παρέχουν. Θα μπορούσατε ακόμη να συγχαρητήρια για το προϊόν και την επιτυχία που η εταιρεία έχει βρει μαζί της μέχρι στιγμής. Επίσης, μην ξεχάσετε να τους ενημερώσετε για τον εαυτό σας. Δεν μπορείτε να υποθέσετε το άτομο που γράφετε για να γνωρίζει ποιοι είστε και γιατί μπορεί να απευθυνθείτε σε αυτούς.
Κάντε την υπόθεση για το αίτημά σας
Στην επιστολή σας, θα πείτε στον αναγνώστη γιατί σας ενδιαφέρει το προϊόν και γιατί θα θέλατε να μάθετε περισσότερα. Παρουσιάστε τα σχέδια σας και βεβαιωθείτε ότι είναι σαφώς δηλωμένα. Σκέφτεστε να αγοράσετε το προϊόν χύμα για μεταπώληση; Έχετε μια πλατφόρμα όπου θα θέλατε να δείτε το προϊόν; Βλέπετε μια ευκαιρία για συνεργασία; Ίσως έχετε έναν πελάτη διασημοτήτων στον οποίο θέλετε να πάρετε το προϊόν. Αφήνοντας την εταιρεία να γνωρίζει μπροστά γιατί ενδιαφέρεστε για το προϊόν σας και μάθετε περισσότερα για αυτό, δίνετε στην εταιρεία αξιόπιστους λόγους για τους οποίους η αποστολή προϊόντων και πληροφοριών σε σας θα είναι επωφελής για την κατώτατη γραμμή τους.
Εξηγήστε πώς ακούσατε για την εταιρεία
Οι εταιρείες χρησιμοποιούν ανατροφοδότηση από τους πελάτες για να προωθήσουν τις εταιρείες τους και να βελτιώσουν τις επιδόσεις τους. Έτσι, όταν μια εταιρεία μαθαίνει από έναν δυνητικό πελάτη όπου άκουσε για την επιχείρηση, βοηθά την εταιρεία να γνωρίζει πού δραστηριοποιούνται το μάρκετινγκ και τη διαφήμιση. Επιπλέον, η εταιρεία θα είναι πρόθυμη να καταλάβει πώς γνωρίσατε τα προϊόντα σας πριν υποβάλλετε το αίτημά σας. Στην επιστολή σας, θα θελήσετε να αποδείξετε ότι έχετε κάνει την έρευνά σας και ότι είστε εξοικειωμένοι με την εταιρεία και τα προϊόντα της.
Τύλιξέ το
Για να κλείσετε την επιστολή σας, φροντίστε να ευχαριστήσετε την εταιρεία για την εκτίμησή της. Η επιστολή σας για την αίτηση πληροφοριών δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη και περίπλοκη. Μια απλή παρουσίαση του τι θέλετε και γιατί πρέπει να παρέχετε στην εταιρεία στην οποία γράφετε αρκετές πληροφορίες για να αποφασίσετε αν το προϊόν και οι πληροφορίες μπορούν να μοιραστούν. Και προτού στείλετε την επιστολή, βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα αντίγραφο για τα αρχεία σας. Θα θελήσετε επίσης να κάνετε μια σημείωση στον εαυτό σας για να ακολουθήσετε την επιστολή, αν δεν ακούσετε πίσω εγκαίρως.
