Μπορείτε να αυξήσετε τις πιθανότητές σας να αποκτήσετε εξοπλισμό, λογισμικό, προμήθειες, προσωπικό ή άλλους πόρους που χρειάζεστε αν επικεντρωθείτε στο όφελος τους στην εταιρεία σας, και όχι μόνο στον εαυτό σας ή στο τμήμα σας. Ο καθορισμός του τρόπου με τον οποίο οι απαραίτητοι πόροι θα σας βοηθήσουν να μειώσετε το κόστος ή να αυξήσετε τα κέρδη σας θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα ισχυρό επιχείρημα όποτε ζητήσετε περισσότερη βοήθεια.
Βρείτε το μόλυβδο σας
Η κύρια πρόταση είναι το άνοιγμα που λέει στον αναγνώστη γιατί το γράμμα είναι σημαντικό. Αποφασίστε σχετικά με την κύρια δήλωση που θέλετε να κάνετε για να δικαιολογήσετε το αίτημά σας για πρόσθετους πόρους και χρησιμοποιήστε την για να ξεκινήσετε την επιστολή σας. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια ευρεία βεβαίωση, όπως λέγοντας ότι οι πόροι που ζητάτε θα σας βοηθήσουν να αυξήσετε τις πωλήσεις ή να μειώσετε το κόστος. Στη συνέχεια παρέχετε υποστήριξη για την αξίωσή σας στο σώμα της επιστολής.
Για παράδειγμα, εάν ζητάτε νέο λογισμικό για μια λογιστική υπηρεσία, μπορείτε να ξεκινήσετε την επιστολή σας με την εξής ερώτηση: "Θα ήθελα να ζητήσω δύο άδειες λογισμικού ABC για το τμήμα λογιστικής, οι οποίες θα βοηθήσουν την εταιρεία να μειώσει τον αριθμό των χαμένων παραγγελιών και να αυξήσει τα έσοδα της εταιρείας. "Θα εξηγήσατε τότε ότι το λογισμικό θα σας επιτρέψει να επεξεργαστείτε και να εγκρίνετε τους λογαριασμούς των νέων πελατών γρηγορότερα, να επιτύχετε ταχύτερες αποστολές παραγγελιών και να βοηθήσετε στη συλλογή των απαιτήσεων νωρίτερα.
Λάβετε υποστήριξη
Γράψτε μια λίστα με τα άτομα που θα επωφεληθούν από το αίτημά σας, εκτός από εκείνους που θα χρησιμοποιήσουν απευθείας τους πόρους. Για παράδειγμα, εάν ζητάτε πόρους που θα σας βοηθήσουν να διεξάγετε ταχύτερους πιστωτικούς ελέγχους σε πιθανούς πελάτες, αυτό θα βοηθήσει το τμήμα πωλήσεων σας να αποφύγει να χάσει πελάτες που συνεχίζουν να ψωνίζουν για έναν άλλο πωλητή εν αναμονή έγκρισης. Επικοινωνήστε με το τμήμα πωλήσεων και ζητήστε την άδεια για να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση του αιτήματός σας. Αναζητήστε τα προβλήματα που θα λύσουν οι νέοι πόροι σας και θα βρείτε τα άτομα που επηρεάζονται από αυτά τα προβλήματα.
Εκτελέστε τους αριθμούς
Γράψτε μια λίστα με τους τρόπους με τους οποίους η αίτησή σας θα σώσει τα χρήματα της εταιρείας ή θα αυξήσει τις πωλήσεις. Ακόμα κι αν ζητάτε πόρους για κάτι που έχει ένα προφανώς άυλο όφελος, ίσως εξακολουθείτε να βρίσκετε οικονομικά οφέλη. Για παράδειγμα, αν θέλετε οι πόροι να ξεκινήσουν ένα πρόγραμμα ευεξίας των εργαζομένων, συναντήστε με το τμήμα HR σας για να καθορίσετε το κόστος της απουσίας, των ασφαλιστικών αποζημιώσεων, του κύκλου εργασιών των εργαζομένων, των αποζημιώσεων εργαζομένων και άλλων απωλειών παραγωγικότητας. ή μετριάζουν.
Κατάλογος Ποιοτικά Οφέλη
Ορισμένα οφέλη που θα σας παράσχουν οι πόροι που ζητήσατε ενδέχεται να μην είναι εύκολα ποσοτικοποιήσιμα, αλλά οι ανώτεροι υπάλληλοί σας θα εξακολουθήσουν να βλέπουν πώς θα επηρεάσουν θετικά την εταιρεία.Τέτοια οφέλη μπορεί να περιλαμβάνουν βελτιωμένο ηθικό των εργαζομένων, μείωση του κύκλου εργασιών, αυξημένη ικανοποίηση των πελατών, μείωση των αποδόσεων των πελατών και βελτίωση της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας.
Εμφάνιση του λόγου κόστους / οφέλους
Εάν είναι δυνατόν, ολοκληρώστε την επιστολή σας δείχνοντας το λόγο κόστους / οφέλους του αιτήματός σας. Αναφέρετε όλα τα έξοδα που σχετίζονται με το αίτημά σας και, στη συνέχεια, καταγράψτε τα ποσοτικά και ποιοτικά οφέλη που θα σας παράσχουν οι απαιτούμενοι πόροι. Γράψτε την επιστολή σας χρησιμοποιώντας το "Ενημερώστε τους τι θα τους πείτε. Πες τους. Πείτε τους αυτά που τους είπατε "μορφοποίηση, ξεκινώντας με ένα ισχυρό μόλυβδο, στηρίζοντάς το στο σώμα της επιστολής και τελειώνοντας με μια ανασκόπηση.
