Ο κατάλογος αναφέρεται σε λεπτομερή κατάλογο των ενσώματων περιουσιακών στοιχείων μιας επιχειρηματικής οργάνωσης (έπιπλα, μηχανήματα και εργασίες σε εξέλιξη). Επομένως, ένα σύστημα ελέγχου απογραφής αναφέρεται σε μια διαδικασία παρακολούθησης των επιπέδων των αποθεμάτων, της θέσης και της φύσης αυτών των περιουσιακών στοιχείων. Αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι μη αυτόματη ή μηχανογραφημένη. Με τον αποτελεσματικό έλεγχο του αποθέματος, μια επιχείρηση μπορεί να αυξήσει την παραγωγή και τις ταμειακές της ροές και να είναι οικονομικά αποδοτική. Με ορισμένες εταιρείες που διαχειρίζονται δισεκατομμύρια δολάρια σε απογραφή, ένα αποτελεσματικό, αποδοτικό και οικονομικά αποδοτικό σύστημα ελέγχου αποθεμάτων είναι ένα πλεονέκτημα για κάθε οργανισμό.
Καθορίστε το εύρος του αποθέματός σας. Κατασκευάζετε έναν κατάλογο για ολόκληρη την επιχείρηση ή για μια συγκεκριμένη μονάδα της επιχείρησής σας, όπως η μονάδα παραγωγής;
Προσδιορίστε όλα τα στοιχεία που θα συμπεριληφθούν στην απογραφή, ώστε να αποφύγετε τις προσθήκες αργότερα. Διαχωρίστε τις διάφορες κατηγορίες αποθεμάτων (για παράδειγμα, μηχανήματα, έπιπλα και εξαρτήματα, αποθέματα, χαρτικά και ηλεκτρονικά), αναθέτοντάς τους συγκεκριμένους κωδικούς.
Καθορίστε τα χαρακτηριστικά των αντικειμένων στο απόθεμα που έχουν μεγάλη σημασία και προσθέστε βάθος στο απόθεμα, όπως η ημερομηνία αγοράς / κατασκευής, ο αριθμός σειράς, το μοντέλο, το χρώμα, το μέγεθος και η θέση. Η χρήση ομοιόμορφων παραμέτρων για τον ορισμό του αποθέματος, όπως η ηλικία των αντικειμένων του αποθέματος, υπολογίζεται από την ημερομηνία αγοράς και όχι από την ημερομηνία κατασκευής.
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων απογραφής που είναι κατάλληλη για την επιχείρησή σας. Το αρχικό οικονομικό κόστος που προκύπτει από την απόκτηση ενός μηχανογραφικού συστήματος απογραφής μπορεί να φαίνεται συντριπτικό, αλλά αντισταθμίζεται από τα οφέλη όσον αφορά την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα που φέρνει.
Συμβουλές
-
Πραγματοποιείτε πάντα ένα φυσικό αποθεματικό να λαμβάνετε περιοδικά για λόγους συμφιλίωσης μεταξύ του πραγματικού και του εγγεγραμμένου.
Προειδοποίηση
Η μη θέσπιση μέτρων εσωτερικού ελέγχου για τη στήριξη του συστήματος ελέγχου απογραφής μπορεί να έχει αρνητικά αποτελέσματα.
