Μια συχνά παραβλέπεται αλλά πολύτιμη πτυχή μιας επιχείρησης είναι ο χαιρετισμός φωνητικού ταχυδρομείου. Οι αξιοσημείωτες και επαγγελματικές ηχογραφήσεις έχουν θετικό αντίκτυπο. Κάντε το χαιρετισμό ταιριάζει στην εταιρεία ενώ προσθέτει ακόμη στυλ με κάποια προσωπικότητα που ρίχνονται στο μίγμα. Οι καλύτερες εξερχόμενες εγγραφές έχουν τη σωστή γεύση χωρίς να χάσουν την επαγγελματική αφή.
Βασικά συστατικά
Ένα επιχειρηματικό φωνητικό ταχυδρομείο θα πρέπει να έχει πολλά συστατικά που να ενημερώνουν. Συμπεριλάβετε το όνομα του προσώπου του οποίου κλήθηκε η επέκταση, το όνομα της εταιρείας και το τμήμα. Προσκαλέστε τον καλούντα να αφήσει ένα μήνυμα. συχνά ο καλών δεν συνειδητοποιεί ότι έχει φτάσει φωνητικό ταχυδρομείο. Ενημερώστε τους πελάτες όταν μπορούν να αναμένουν μια κλήση και να προσφέρουν μια εναλλακτική επαφή, ει δυνατόν. Προσθέστε τον ιστότοπο ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εταιρείας. Αφήστε μόνο μία επιπλέον επαφή για συντομία, προειδοποιεί ο Christopher Null, γράφοντας στο PC World. Κατασκευάστε ένα χαιρετισμό σύντομο και προς το σημείο.
Αριθ
Αποφύγετε τη χρήση κινητού τηλεφώνου για την καταγραφή του χαιρετισμού. Προτιμάται μια χερσαία γραμμή για την εγγραφή χαιρετισμού. Η ποιότητα του ήχου δεν είναι τόσο καλή σε ένα κινητό τηλέφωνο σε σύγκριση με μια χερσαία γραμμή. Οι επαγγελματικοί χαιρετισμοί δεν πρέπει να ακούγονται αλλοιωμένοι ή ραγισμένοι. Αποφύγετε τυποποιημένους χαιρετισμούς. Ηχεί αυτοματοποιημένη, απρόσωπη και κρύα. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν εγγραφεί θορύβες φόντου. Ένας κακά εγγεγραμμένος χαιρετισμός τηλεφώνου μπορεί να μετατρέψει πελάτες και να οδηγήσει μακριά. Αποφύγετε "um" και "uhs." Προετοιμάστε ένα σενάριο πριν την εγγραφή, ώστε να ρέει εύκολα.
Γενικό χαιρετισμό
Ο γενικός χαιρετισμός χρησιμοποιείται σε καθημερινή βάση για καθημερινές αναπάντητες κλήσεις, ενώ το τηλέφωνο είναι αφύλακτο. Αυτός ο χαιρετισμός γίνεται γενικά για άτομα που καλούν εκτός της εταιρείας.
"Έχετε φτάσει (εταιρεία), όπου (σύνθημα). Αυτό είναι (όνομα), ο οδηγός σας (τμήμα). Δυστυχώς, δεν μπορώ να φτάσω στο τηλέφωνο τώρα, αλλά αφήστε μου ένα μήνυμα με το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σας και θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατόν. Ή μπορείτε να μου στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου."
Εξωτερικός χαιρετισμός
Τα μηνύματα εκτός γραφείου χρησιμοποιούνται όταν κάποιος θα φύγει από το γραφείο για ένα προκαθορισμένο χρονικό διάστημα. Οι περισσότερες υπηρεσίες φωνητικού ταχυδρομείου επιτρέπουν ένα χαιρετισμό να παίζετε για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, ώστε κανείς να μην θυμάται να απενεργοποιεί το χαιρετισμό εκτός γραφείου.
"Γεια σας, αυτό είναι (όνομα) στο (τμήμα). Είμαι εκτός γραφείου μέχρι (ημερομηνία). Θα ελέγξω τα μηνύματα φωνής μου όλη την ημέρα, επομένως παρακαλώ αφήστε μου ένα μήνυμα και θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατόν. Εάν χρειάζεστε επιπλέον βοήθεια, μπορείτε να επικοινωνήσετε (εναλλασσόμενο άτομο επικοινωνίας) στο (αριθμό τηλεφώνου) ή μπορείτε να επισκεφθείτε τον ιστότοπό μας στη διεύθυνση URL."
