Το γράψιμο σε επιχειρηματική μορφή διαφέρει από άλλα είδη γραφής. Οι οδηγίες είναι πιο άκαμπτες και το στυλ που γράφετε είναι συνήθως προκαθορισμένο. Ο στόχος όταν γράφετε σε επιχειρηματικό στυλ είναι πάντα να εμφανίζεστε επαγγελματικά. Μεγάλο μέρος της γραφής που κάνετε θα είναι για υπάρχοντες ή δυνητικούς πελάτες, συναδέλφους ή ανώτερους. Ορισμένα από αυτά τα έγγραφα μπορούν να επηρεάσουν πόσο καλά εκτελείτε εσείς ή η επιχείρησή σας, οπότε ακολουθείτε τις οδηγίες.
Χρησιμοποιήστε τη μορφή μπλοκ, τροποποιημένου μπλοκ ή ημικύκλου όταν γράφετε μια επιχειρησιακή επιστολή. Η μορφή μπλοκ χρησιμοποιείται συνήθως. Σε αυτή τη μορφή τα πάντα είναι δικαιολογημένα αριστερά και με ενιαία απόσταση, με εξαίρεση ένα διπλό διάστημα μεταξύ των παραγράφων.
Γράψτε το έγγραφό σας για το κοινό. Εστίαση στις ανάγκες και τα ενδιαφέροντά τους αντί της δικής σας. Σκεφτείτε τι πρέπει να γνωρίζουν οι αναγνώστες και καθορίστε τον κατάλληλο τρόπο για τη διαβίβαση των πληροφοριών στους συγκεκριμένους αναγνώστες.
Χρησιμοποιήστε έναν επίσημο τόνο όταν γράφετε σε ανώτερους ή σε πελάτες. Χρησιμοποιήστε μόνο έναν ανεπίσημο τόνο για μηνύματα ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συναδέλφους.
Επικεντρώστε τις θετικές πληροφορίες και εστιάστε στα οφέλη για τον αναγνώστη. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν γράφετε μια επιστολή που περιέχει ένα αρνητικό μήνυμα.
Γράψτε σαφώς και συνοπτικά. Μπορείτε να το κάνετε αυτό διατηρώντας παραγράφους σύντομα, αναφέροντας σημαντικές πληροφορίες στην αρχή του εγγράφου και των παραγράφων και χρησιμοποιώντας λίστες όταν είναι δυνατόν. Αυτό βοηθά τους αναγνώστες σας, οι οποίοι είναι συνήθως πιεσμένοι για το χρόνο, να βρουν τις σημαντικές πληροφορίες ακόμα και αν αποκομίζουν μόνο το έγγραφο.
Επαλείψτε το έγγραφό σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει ορθογραφικά, γραμματικά σφάλματα και σφάλματα στίξης. Οποιαδήποτε λάθη στη γραφή σας μπορεί να σας κάνουν να εμφανίζεστε αντιεπαγγελματικά ή απρόσεκτα.
Συμβουλές
-
Γενικά, είναι εντάξει να χρησιμοποιείτε τις λέξεις "εγώ" και "εσείς" σε ένα επιχειρησιακό έγγραφο. Ωστόσο, πρέπει να είστε προσεκτικοί όταν χρησιμοποιείτε τη λέξη "εμείς", διότι αυτό μετατρέπει τα λόγια σας σε προβληματισμό για ολόκληρη την εταιρεία.
Χρησιμοποιείτε πάντοτε ένα παχύ έντερο, όχι ένα κόμμα, μετά το χαιρετισμό σε μια επιχειρηματική επιστολή.
