Η κατάρτιση πιστοποιητικού απασχόλησης αποτελεί κοινό καθήκον ανθρώπινου δυναμικού. Ωστόσο, δεν είναι γενικά καλή ιδέα να παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τους τρέχοντες ή τους προηγούμενους υπαλλήλους μέσω τηλεφώνου. Για ένα πράγμα, δεν έχετε τρόπο να επαληθεύσετε την ταυτότητα του καλούντος. Για άλλη μια φορά, η παροχή πληροφοριών μέσω τηλεφώνου παραβιάζει τους ελέγχους απορρήτου που διαθέτουν οι περισσότερες επιχειρήσεις. Μια καλύτερη επιλογή είναι να ζητήσετε γραπτή εξουσιοδότηση από τον εργαζόμενο και να παράσχετε γραπτώς τις πληροφορίες για την απασχόληση.
Γιατί ένα Πιστοποιητικό Απασχόλησης;
Οι εταιρείες και τα άτομα που λαμβάνουν αποφάσεις που βασίζονται εν μέρει στην τρέχουσα ή την προηγούμενη απασχόληση και μισθό χρειάζονται έναν τρόπο για να επαληθεύσουν τις πληροφορίες που παρέχονται από έναν υπάλληλο. Τα πιο συνηθισμένα είναι οι τράπεζες και άλλα ιδρύματα δανεισμού, οι ιδιοκτήτες σπιτιού, οι οργανισμοί στελέχωσης και άλλοι δυνητικοί εργοδότες. Οι δανειστές και οι ιδιοκτήτες σπιτιού συνήθως χρειάζεται μόνο να επαληθεύσουν την κατάσταση απασχόλησης και τους μισθούς ή τους μισθούς. Οι εταιρείες πρόσληψης μπορούν να ζητήσουν πληροφορίες σχετικά με τη συμμετοχή, τους ρόλους εργασίας και τα καθήκοντα. Η πολιτική επαλήθευσης θα καθορίσει πόσα στοιχεία είναι η εταιρεία σας πρόθυμη να παράσχει.
Πρότυπο έναντι τυπικής επαλήθευσης
Οι πληροφορίες που καταχωρίζετε σε ένα πιστοποιητικό απασχόλησης εξαρτώνται συχνά από το εάν δημιουργείτε ένα τυποποιημένο ή τυπικό πιστοποιητικό. Κάθε έκδοση θα πρέπει να είναι σε επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας και να περιλαμβάνει την ημερομηνία, τον τίτλο και την υπογραφή του προσώπου που εκδίδει την επαλήθευση. Ένα τυποποιημένο πιστοποιητικό, όπως ένας ιδιοκτήτης σπιτιού μπορεί να ζητήσει, συνήθως περιλαμβάνει το όνομα του εργαζομένου, το καθεστώς απασχόλησης, τον τρέχοντα τίτλο εργασίας και τον βασικό ετήσιο μισθό. Ένα επίσημο πιστοποιητικό που εκδίδεται σε έναν δανειστή μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης του υπαλλήλου και μια επίσημη σφραγίδα της εταιρείας ή σφραγίδα από συμβολαιογράφο.
Μορφή και στυλ
Ένα πιστοποιητικό απασχόλησης δεν έχει τυποποιημένη διάταξη. Χρησιμοποιώντας ένα τυποποιημένο φύλλο χαρτιού 8,5 σε 11 ιντσών, ρυθμίστε τον προσανατολισμό της σελίδας στο τοπίο και τα περιθώρια σε 0,5 ίντσες για να κάνετε την επαλήθευση να μοιάζει περισσότερο με ένα παραδοσιακό πιστοποιητικό. Ορίστε τον προσανατολισμό σε κατακόρυφο και χρησιμοποιήστε τυποποιημένα περιθώρια 1 ίντσας για εμφάνιση επιστολής επιχείρησης. Κεντράρετε το επιστολόχαρτο, το οποίο πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα της επιχείρησης και τα στοιχεία επικοινωνίας και, στη συνέχεια, να αρχίσετε να καταχωρίζετε πληροφορίες επαλήθευσης. Μπορείτε να διαμορφώσετε το πιστοποιητικό ως πίνακα και να εισάγετε κάθε πληροφορία σε ξεχωριστή γραμμή διπλής απόστασης. Στην αριστερή πλευρά, εισάγετε ετικέτες όπως "Υπάλληλος", "Τρέχουσα θέση" και "Ετήσιο εισόδημα." Προσθέστε τις κατάλληλες πληροφορίες στη δεξιά πλευρά.
Επιλογές παράδοσης
Οι επιλογές παράδοσης διαφέρουν συνήθως για τυπικά και τυπικά πιστοποιητικά. Για ένα τυπικό πιστοποιητικό απασχόλησης, οι περισσότερες επιχειρήσεις θα αποστείλουν μέσω ταχυδρομείου, φαξ ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τις πληροφορίες σε έναν παραλήπτη. Όταν ένα επίσημο πιστοποιητικό περιλαμβάνει έναν αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, οι περισσότερες επιχειρήσεις στέλνουν τις πληροφορίες μέσω της αλληλογραφίας των ΗΠΑ. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε στους υπαλλήλους να παραλάβουν και να παραδώσουν το δικό τους πιστοποιητικό. Είτε ειδοποιείτε έναν υπάλληλο ότι έχετε παραδώσει ένα πιστοποιητικό εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησής σας και πόσες αιτήσεις έχετε για αυτή την υπηρεσία.
