Η Υπηρεσία Ομοσπονδιακής Ασφάλειας Μεταφορέων Αυτοκινήτων του Τμήματος Μεταφορών απαιτεί από τους φορτωτές ή τους αντιπροσώπους τους να συντάξουν γραπτή φορτωτική για κάθε μεταφερόμενη αποστολή. Ως νομικό έγγραφο, η φορτωτική καθορίζει τις λεπτομέρειες μιας αποστολής και παρέχει γραπτό απόθεμα και αξία των αντικειμένων που αποστέλλονται. Παρέχει στον εμπορευόμενο μεταφορέα προσωρινό τίτλο στα αγαθά και λειτουργεί ως ναυτιλιακή σύμβαση μεταξύ φορτωτή και μεταφορέα. Η FMCSA απαιτεί η φορτωτική να περιέχει ορισμένους όρους, προϋποθέσεις και πληροφορίες.
Στοιχεία επικοινωνίας
Τα στοιχεία επικοινωνίας των μερών πρέπει να περιλαμβάνονται στη φορτωτική. Πρέπει να συμπεριλαμβάνεται το όνομα και η διεύθυνση του μεταφορέα που εκδίδει τη φορτωτική και οποιουσδήποτε άλλους μεταφορείς που μεταφέρουν την αποστολή καθώς και το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου ενός γραφείου όπου ο αποστολέας μπορεί να έρθει σε επαφή με τον μεταφορέα ή με αντιπρόσωπο που εκπροσωπεί του μεταφορέα.
Πληρωμές και απόδειξη ασφάλισης
Η φορτωτική πρέπει να καθορίζει τη μορφή πληρωμής μαζί με τους όρους και τις προϋποθέσεις που θα δεχθεί ο μεταφορέας κατά την παράδοση. Εάν ο μεταφορέας εισπράττει την πληρωμή κατά την παράδοση, η φορτωτική πρέπει να περιλαμβάνει τόσο το μέγιστο ποσό που θα χρεώσει ο μεταφορέας για την παράδοση της αποστολής όσο και τα στοιχεία επικοινωνίας του δικαιούχου με τον οποίο μπορεί να επικοινωνήσει ο μεταφορέας σχετικά με τις χρεώσεις. Η FMCSA καθορίζει επίσης εναλλακτικές διατάξεις σχετικά με τις ημερομηνίες παραλαβής και παράδοσης για εγγυημένη και μη εγγυημένη υπηρεσία. Όλα τα φορτωτικά πρέπει να περιλαμβάνουν την πραγματική ημερομηνία παραλαβής των εμπορευμάτων, δήλωση της δηλωθείσας αξίας της αποστολής και λεπτομέρειες σχετικά με την ασφαλιστική κάλυψη για αυτό.
Εκτιμήσεις και Απογραφή
Τρία στοιχεία πρέπει να επισυνάπτονται στη φορτωτική, εκτός εάν τα εξαρτήματα παρέχονται αλλού. Πρώτον, μια δεσμευτική ή μη δεσμευτική εκτίμηση του κόστους που χρεώνει ο μεταφορέας για την αποστολή των εμπορευμάτων. δεύτερον, την εντολή εξυπηρέτησης και, τρίτον, γραπτή και λεπτομερή απογραφή των εμπορευμάτων.
Διατήρηση εγγραφών
Η φορτωτική είναι ένα ενεργό αρχείο που πρέπει να παραμείνει στην αποστολή. Μέχρις ότου ο μεταφορέας παραδώσει την αποστολή στον παραλήπτη, η φορτωτική πρέπει να παραμείνει στην κατοχή του οδηγού που είναι υπεύθυνος για την αποστολή. Μετά την παράδοση, ο μεταφορέας πρέπει να διατηρεί φορτωτικές για τουλάχιστον ένα έτος μετά την ημερομηνία δημιουργίας τους.
