Κάθε υπεύθυνος διαχείρισης ενός οργανισμού πρέπει να διαθέτει ισχυρές δεξιότητες διοίκησης, οι οποίες περιλαμβάνουν τόσο οργανωτικές όσο και τεχνικές δεξιότητες. Πολλές οργανώσεις προσλαμβάνουν διοικητικούς βοηθούς για να βεβαιωθούν ότι η εργασία ολοκληρώνεται με οργανωμένο και αποτελεσματικό τρόπο. Αυτοί οι βοηθοί βοηθούν τις οργανώσεις τους με βασικές τεχνικές εργασίες, όπως τη δημιουργία παρουσιάσεων στο PowerPoint και την αρχειοθέτηση δεδομένων σε βάσεις δεδομένων υπολογιστών. Το έργο ενός διοικητικού βοηθού έχει ενισχυθεί από προηγμένη τεχνολογία υπολογιστών και αποτελεσματικά συστήματα φωνητικών μηνυμάτων. Οργανωτικές ικανότητες όπως η διαχείριση του χρόνου και οι επικοινωνιακές δεξιότητες αποτελούν επίσης σημαντικές διοικητικές δεξιότητες.
Υπολογιστικές δεξιότητες
Στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον, οι διοικητικές δεξιότητες απαιτούν δεξιότητες στον υπολογιστή. Οι αποτελεσματικοί διαχειριστές έχουν αποκτήσει βασικό επιχειρησιακό λογισμικό, συμπεριλαμβανομένων των PowerPoint, Excel, Outlook και Word. Σύμφωνα με την Karen Porter, προπονητή σταδιοδρομίας για επαγγελματίες, οι διοικητικοί βοηθοί πρέπει να έχουν γρήγορη ικανότητα δακτυλογράφησης και να είναι αποτελεσματικοί ερευνητές στο Διαδίκτυο. Οι σύγχρονοι διοικητικοί βοηθοί πραγματοποιούν εκτεταμένες εκδόσεις γραφείου και συνεργάζονται στενά με τα κέντρα εκτύπωσης.
Δεξιότητες διαχείρισης
Ένα άτομο με ισχυρές διοικητικές δεξιότητες έχει τη δυνατότητα να διαχειρίζεται το δικό του χρόνο και επίσης τον χρόνο των άλλων. Πρέπει να οργανώσει προτεραιότητες εργασίας για πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους, που εργάζονται στον προγραμματισμό και τη διαχείριση του ημερολογίου. Εκτός από τη διαχείριση του χρόνου, οι υποψήφιοι με διοικητική δεξιότητα αναμένεται μερικές φορές να δείξουν ηγετικές ικανότητες, να παρακινήσουν την ομάδα και να βοηθήσουν στην επίλυση συγκρούσεων.
Γλωσσικές δεξιότητες
Ένα πρόσωπο με διοικητικές δεξιότητες μπορεί να συντάξει γραπτές αναφορές που μεταφέρουν αποτελεσματικά τις ιδέες και τους στόχους του οργανισμού. Μπορεί να εκφράσει ιδέες με τέτοιο τρόπο ώστε τα μέλη της ομάδας να καταλάβουν σαφώς τι αναμένεται από αυτά και να ξέρουν πώς να προχωρήσουν. Άλλες εργασίες γραφής που απαιτούν διοικητικές δεξιότητες είναι η διόρθωση εγγράφων, η σύνταξη επιχειρησιακών επιστολών και η εξήγηση της υπαγόρευσης από ένα εκτελεστικό μέλος ή άλλο μέλος της ομάδας.
Διοργάνωση δεξίωσης
Ο σχεδιασμός των εκδηλώσεων είναι μια διοικητική ικανότητα που συνίσταται στον προγραμματισμό τόσο των εσωτερικών συναντήσεων όσο και των εξωτερικών εκδηλώσεων Οι οργανισμοί καλούν τους διοικητικούς βοηθούς να οργανώσουν τα ταξίδια τους και να τους συντονίσουν με χρονοδιαγράμματα εργασίας.
