Οι δραστηριότητες συλλογής αποτελούν μια δυσάρεστη ανάγκη πίσω από τα σκηνικά όταν κάποιος χρωστάει χρήματα σε εσάς ή την επιχείρησή σας και φαίνεται απρόθυμη να πληρώσει. Αντί να ασχολείστε με ένα χρονοβόρο και άκαρπο παιχνίδι τηλεφωνικής ετικέτας με ένα άτομο που έχει κάθε λόγο να αποφύγει τις κλήσεις σας, γράψτε μια επαγγελματική και εμπεριστατωμένη επιστολή ως απτή υπενθύμιση του χρέους. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να διαρκέσουν λιγότερο χρόνο και προετοιμασία από ό, τι μελάνι σε χαρτί, αλλά το γεγονός ότι καταβάλλετε προσπάθεια επικοινωνίας μέσω του ταχυδρομείου υπογραμμίζει την ειλικρινή και σοβαρή πρόθεσή σας να εξασφαλίσετε πληρωμές.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Επιστολόχαρτο
-
Αντίγραφο τιμολογίου
Δημιουργήστε την επιστολή σας στο επίσημο επιστολόχαρτο της επιχείρησης ή του οργανισμού στον οποίο οφείλει την πληρωμή ο ταχύτερος αποστολέας. Εάν δεν υπάρχει τέτοιο επιστολόχαρτο, ανοίξτε την επιστολή με το όνομα και τη διεύθυνσή σας ή του οργανισμού σας. Ακολουθήστε αυτές τις πληροφορίες με το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση του ατόμου ή της οντότητας που σας οφείλει την πληρωμή. Καταχωρίστε τον αριθμό λογαριασμού του δικαιούχου πληρωμής και τον αριθμό τιμολογίου ή συναλλαγής πριν από τη χαιρετισμό που προσδιορίζει τον παραλήπτη.
Χρησιμοποιήστε μια επίσημη προσωπική χαιρετισμό. Απευθυνθείτε στον παραλήπτη ως "Αγαπητέ κα Jones" ή "Αγαπητέ κ. Smith". Ξεκινήστε με "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει" αν δεν έχετε πλήρη στοιχεία επικοινωνίας για ένα άτομο.
Διατηρήστε έναν επαγγελματικό, εγκάρδιο, στιβαρό τόνο ακόμα και αν αισθάνεστε μια βαθιά αίσθηση απογοήτευσης. Εστιάστε την πεζογραφία σας στην ιδέα ότι ο δικαιούχος έχει παραβλέψει το τιμολόγιό σας και απλά χρειάζεται μια υπενθύμιση για να κάνει την κατάλληλη αποστολή.
Αναφέρατε το ποσό και τη φύση του χρέους, συμπεριλαμβανομένων των πλήρων στοιχείων της αγοράς ή της υπηρεσίας για την οποία πληρώνει. Περιλάβετε τις ημερομηνίες συναλλαγής και παράδοσης καθώς και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες ταυτοποίησης.
Καθορίστε τι περιμένετε από τον αποστολέα, συμπεριλαμβανομένου του πόσο σύντομα αναμένετε την πληρωμή. Διευκρινίστε τυχόν κυρώσεις, συμπεριλαμβανομένων των τόκων ή των καθυστερημένων χρεώσεων που ήδη ισχύουν ή θα ισχύουν.
Δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας έτσι ώστε ο αποστολέας να επικοινωνήσει μαζί σας για να διευκρινίσει την κατάσταση ή να ζητήσει μια επέκταση πληρωμής. Δηλώστε τον άμεσο αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και αν εμφανίζονται στο ίδιο το επιστολόχαρτο. Κλείστε με τις ευχαριστίες σας για την άμεση προσοχή του αποστολέα και την επιβεβαίωση της αξίας που τοποθετείτε στην επαγγελματική ή επαγγελματική σχέση σας.
Συμβουλές
-
Το παλιό ρητό ότι "θα πιάσεις περισσότερες μύγες με μέλι παρά με ξύδι" ισχύει άφθονα στις υπενθυμίσεις πληρωμής. Εκτός αν αυτή η επιστολή αντιπροσωπεύει μια τελική απαίτηση, αφήστε περιθώρια για την προοπτική ότι το τιμολόγιο ξεγελάστηκε ή ο παραλήπτης βίωσε κάποιο λάθος περιπέτεια που παρεμπόδισε την προσοχή του στις λεπτομέρειες πληρωμής.
Επισυνάψτε αντίγραφο του σχετικού τιμολογίου ή δήλωσης. Εάν συμπεριλάβετε ένα φάκελο που απευθύνεται σε εσάς για αποστολή εμβασμάτων, αναφέρετε το στην επιστολή σας.
Προειδοποίηση
Εάν η επιστολή σας περιγράφει συγκεκριμένες ενέργειες που σκοπεύετε να λάβετε στο πλαίσιο μιας προσπάθειας συλλογής, συμπεριλαμβανομένων δικαστικών διαδικασιών μικροδιαφορών ή άλλων μέτρων, να είστε έτοιμοι να ακολουθήσετε τα μέτρα που περιγράφετε.
