Παρόλο που πολλοί θεωρούν τις συναντήσεις ως χάσιμο χρόνου, είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να μοιραστούν πληροφορίες, να παρακολουθήσουν την πρόοδο ενός μεγάλου έργου και να βελτιώσουν την επικοινωνία μεταξύ των μελών μιας ομάδας. Είναι σημαντικό όλοι οι συμμετέχοντες να παρευρεθούν στη σύσκεψη και να φτάσουν εγκαίρως για να αποτρέψουν περιττές καθυστερήσεις. Ένας αποτελεσματικός τρόπος να ζητήσετε από τους εμπλεκόμενους να βρεθούν εγκαίρως είναι να στείλετε σε όλους μια υπενθύμιση της επερχόμενης συνεδρίασης λίγες μέρες πριν προγραμματιστεί να πραγματοποιηθεί.
Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη λίγες μέρες πριν τη σύσκεψη.
Καταχωρίστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων όσων αναμένεται να παραστούν στο πεδίο "Προς" του προτύπου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια ξεκινήστε να συνθέτετε το μήνυμά σας.
Περιλάβετε σημαντικές λεπτομέρειες όπως η ημερομηνία, η ώρα και η τοποθεσία. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε μια ατζέντα εάν υπάρχει. Αυτό θα βοηθήσει τους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν για τη συνάντηση.
Εάν η συνάντηση θα περιλαμβάνει μόνο μερικούς ανθρώπους, μπορείτε να προτιμήσετε να στείλετε ένα μήνυμα κειμένου σε όλους. Αυτό ειδοποιεί τους συμμετέχοντες της προγραμματισμένης συνάντησης και αποστέλλει λεπτομέρειες απευθείας στα κινητά τους τηλέφωνα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να ελέγξουν λεπτομέρειες όπως το χρόνο και τη θέση της συνάντησης με το πάτημα ενός κουμπιού οπουδήποτε κι αν βρίσκονται. (Βεβαιωθείτε ότι έχετε τον σωστό αριθμό κινητού τηλεφώνου του καθένα. Μηνύματα που αποστέλλονται τυχαία σε μια χερσαία γραμμή δεν θα ληφθούν.)
