Μια γραπτή πρόταση προσφέρει πάντα την απάντηση σε μια ανάγκη με μια υπηρεσία, ένα προϊόν ή ένα έργο. Για να επιτύχει, μια πρόταση πρέπει ταυτόχρονα να ενημερώσει και να πείσει το ακροατήριό της για τα προσόντα, τη λύση και τον προϋπολογισμό του προτείνοντος.Μια υποβαλλόμενη πρόταση συνήθως παρέχει συγκεκριμένες πληροφορίες που ζητούν οι αναγνώστες σε μια συγκεκριμένη σειρά και μορφή. Μια ανεπιθύμητη πρόταση μερικές φορές χρειάζεται να πείσει τους αναγνώστες ότι υπάρχει ακόμη ανάγκη. Είτε έτσι είτε αλλιώς, μια πρόταση πρέπει να έχει μια συναρπαστική αρχή, μέση και τέλος. Προσαρμόστε κάθε τμήμα της πρότασής σας για να παράσχετε συνοπτικά αυτό που οι αναγνώστες σας πρέπει να γνωρίζουν για να αποδεχτούν την προτεινόμενη λύση με σιγουριά.
Αρχή
Δημιουργήστε το "μπροστινό θέμα" της πρότασής σας. Συνήθως αυτό αποτελείται από ένα γράμμα μετάδοσης, μια σελίδα τίτλου, έναν πίνακα περιεχομένων και μια περίληψη έργου. Η περίληψη της πρότασής σας μπορεί να λάβει τη μορφή περίληψης 100 έως 300 λέξεων ή σύνοψης μιας σελίδας.
Ξεκινήστε την πρότασή σας με την επικεφαλίδα "Εισαγωγή". Αποκαλύψτε τον σκοπό της πρότασής σας και προεπισκευάστε το περιεχόμενό της. Περιγράψτε τη σχέση σας με τους αναγνώστες σας ή με διάφορες πηγές πληροφοριών. Περιγράψτε συνοπτικά τη λύση σας, ειδικά τα οφέλη της, για να προσελκύσετε τους αναγνώστες σας.
Συζητήστε το "Ιστορικό" της πρότασης. Δηλώστε το πρόβλημα και περιγράψτε το κοινό σας. Δείξτε ότι έχετε διερευνήσει το πρόβλημα καλά από πολλές οπτικές γωνίες για να βρείτε μια λύση ήχου. Δηλώστε ξεκάθαρα τις εγκαταστάσεις και τις υποθέσεις σας και ορίστε τους βασικούς όρους που χρησιμοποιείτε στην πρόταση.
Μεσαία
Περιγράψτε τη "Λύση." Προβάλετε τους αναγνώστες σας γιατί η λύση σας είναι ο καλύτερος τρόπος αντιμετώπισης του πιεστικού προβλήματος. Συζητήστε τα πλεονεκτήματα της λύσης σας πειστικά, χρησιμοποιώντας κατά προτίμηση σκληρά στοιχεία και αριθμούς για να υποστηρίξετε τους ισχυρισμούς σας.
Περιγράψτε την προσέγγιση ή τη μεθοδολογία με την οποία θα εφαρμόσετε τη λύση σας. Περιλάβετε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα ακολουθήσετε και θα διαχειριστείτε το έργο και θα εξασφαλίσετε επαρκή εργασία και πόρους για την επίτευξη ποιοτικών αποτελεσμάτων. Αναφέρετε ένα χρονοδιάγραμμα που υποδεικνύει τα βασικά σημεία αναφοράς και τα κρίσιμα σημεία ελέγχου και ένα σχέδιο εργασίας δείχνει τη συμμετοχή όλων των συμμετεχόντων στο χρόνο.
Καταγράψτε τα "προσόντα" σας για να κάνετε τους αναγνώστες σας άνετους και με σιγουριά στις ικανότητές σας. Δώστε στοιχεία ότι εσείς και η ομάδα σας, εάν υπάρχουν, έχετε την εμπειρία και το υπόβαθρο για να κάνετε τη δουλειά σας καλά.
Αναφέρετε έναν "Προϋπολογισμό" που περιλαμβάνει όλους τους πόρους που χρειάζεστε και το αντίστοιχο κόστος τους. Υπολογίστε το συνολικό κόστος της προσπάθειας, συμπεριλαμβανομένης της εργασίας, των υλικών, του εξοπλισμού, των προμηθειών και ούτω καθεξής.
Τέλος
Τελειώστε με ένα "Συμπέρασμα" που επαναλαμβάνει και τονίζει τα οφέλη της λύσης σας. Προτρέψτε την έγκριση με ενθουσιασμό, αυτοπεποίθηση και επιμονή. Προσφορά για την παροχή πρόσθετων πληροφοριών, όπως απαιτείται.
Καταχωρίστε τις "Αναφορές". Αναφέρετε τις πηγές που χρησιμοποιήσατε για να αναπτύξετε την πρότασή σας.
Συγκεντρώστε μια ενότητα "προσαρτήματα" που αποτελείται από συμπληρωματικά έγγραφα που υποστηρίζουν αξιώσεις ή απεικονίζουν δηλώσεις που έγιναν στην πρότασή σας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν υπολογιστικά φύλλα, διαγράμματα ροής, παρόμοια έργα ή μελέτες περιπτώσεων, βιογραφικά σημειώματα, συστατικές επιστολές, λευκές βίβλοι κ.ο.κ.
Συμβουλές
-
Οι ανάγκες πληροφόρησης του ακροατηρίου σας θα πρέπει να οδηγήσουν σε αυτά που πρέπει να συμπεριλάβετε ή να αποκλείσετε από την πρότασή σας.
Κατευθύνετε τους αναγνώστες σας από την ανησυχία σας για ένα ζήτημα στον ενθουσιασμό για τη λύση σας. Προηγείστε τις πληροφορίες κόστους σας με τα καθησυχαστικά σας προσόντα και ακολουθήστε τα με μια αναδρομή στις συναρπαστικές ευκαιρίες και οφέλη της λύσης σας.
Μπορεί να μην χρειάζεστε όλα τα παραπάνω αναφερθέντα τμήματα και μπορεί να συνδυάσετε ακόμη και μερικά τμήματα σε ένα. Αντίστροφα, μπορείτε να δημιουργήσετε νέες ενότητες για να ικανοποιήσετε τις ανάγκες των αναγνωστών σας. Για παράδειγμα, προσθέστε μια ενότητα "Επανεξέταση της λογοτεχνίας" μετά το "Ιστορικό" για να περιγράψετε μια εργασία που σχετίζεται στενά με την πρότασή σας. ή προσθέστε μια ενότητα "Συμβόλαιο" μετά τα "Προσόντα" για να δηλώσετε τις συμβατικές σας υποθέσεις, προσδοκίες ή εξαιρέσεις.
Διαμορφώστε την πρότασή σας για εύκολη ανάγνωση. Κατασκευάστε κάθε παράγραφο για να ξεκινήσετε ή να τελειώσετε με το κύριο σημείο σας, διατηρώντας το μεσαίο τμήμα για λεπτομέρειες ή παραδείγματα. Βεβαιωθείτε ότι κάθε παράγραφος δεν έχει μήκος μεγαλύτερο από 10 γραμμές. Επικεφαλίστε ή υπογραμμίστε τα βασικά σημεία και χρησιμοποιήστε τις επικεφαλίδες και τις υποενότητες για να βοηθήσετε τους αναγνώστες να εντοπίσουν γρήγορα πληροφορίες. Εκτός από οδηγίες διαφορετικά, χρησιμοποιήστε όλο το μέγεθος γραμματοσειράς 10 έως 12 σημείων.
Ελέγξτε την πρότασή σας για λάθη ορθογραφίας και γραμματικής. Όπου είναι δυνατόν, λάβετε μια νέα σειρά από μάτια για να επανεξετάσετε την πρότασή σας πριν την εκτύπωση και την υποβολή της.
Δημιουργήστε πρότυπα και προσαρμόστε τις εφαρμοστέες ενότητες επιτυχημένων προτάσεων σε μελλοντικές προτάσεις.
