Η λογιστική ορίζεται ως η αναφορά, καταγραφή και ανάλυση των οικονομικών στοιχείων μιας επιχείρησης. Ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα ή ένα πακέτο λογισμικού που αντικαθιστά ένα μη αυτόματο σύστημα ή έναν λογιστή, στην καταγραφή και επεξεργασία χρηματοοικονομικών συναλλαγών. Επιτρέπει στους διαχειριστές και άλλους τελικούς χρήστες να αναλύουν την οικονομική υγεία μιας επιχείρησης και να αναλαμβάνουν τις απαραίτητες ενέργειες υπό το φως αυτών των πληροφοριών. Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα έχουν σχεδιαστεί ώστε να είναι πλήρως προσαρμόσιμα, αλλά τα κύρια εξαρτήματα παραμένουν τα ίδια σε διαφορετικούς τύπους συστημάτων.
Λογισμικό
Το λογισμικό αποτελεί τον πυρήνα ενός μηχανογραφικού συστήματος λογιστικής. Το στοιχείο λογισμικού αποτελείται από ενότητες ή μικρότερα ανεξάρτητα προγράμματα. Κάθε μεμονωμένη ενότητα εκτελεί διαφορετική λειτουργία. Οι ενότητες μπορούν να περιλαμβάνουν την παραγωγή, τον πελάτη, το γενικό μητρώο, τους ανθρώπινους πόρους, τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, τη χρηματοοικονομική διαχείριση ή τις μονάδες διαχείρισης και διαχείρισης αποθεμάτων. Όλες οι ενότητες συνδέονται μεταξύ τους με σκοπό την κοινή χρήση δεδομένων. Μια τυπική λογιστική διαδικασία ενσωματώνει όλες τις μονάδες ενός μηχανογραφημένου λογιστικού συστήματος, το καθένα διατηρώντας δεδομένα για συγκεκριμένες δραστηριότητες και οντότητες.
Σκεύη, εξαρτήματα
Το υλικό αναφέρεται στα φυσικά συστατικά ενός συστήματος. Σύμφωνα με το βιβλίο "Λογιστικές Αρχές", όλος ο φυσικός εξοπλισμός που συνδέεται με ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα αναφέρεται ως υλικό. Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα εγκαθίστανται σε υπολογιστές με ικανότητα εκτέλεσης των συστημάτων. Τα λογιστικά συστήματα μεγάλης κλίμακας αποτελούνται από πολυάριθμες μονάδες και συνήθως απαιτούν υπολογιστές με γρήγορους επεξεργαστές και μεγάλη χωρητικότητα αποθήκευσης. Άλλα εξαρτήματα υλικού που είναι απαραίτητα σε ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα περιλαμβάνουν συσκευές εκτύπωσης και σάρωσης, καθώς και άλλα περιφερειακά, όπως ποντίκι, πληκτρολόγιο και εξωτερικές συσκευές αποθήκευσης δεδομένων.
Προσωπικό
Ενώ τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα έχουν σχεδιαστεί για να λειτουργούν ανεξάρτητα από τη χειρωνακτική παρέμβαση, συνήθως απαιτούν ένα συγκεκριμένο στοιχείο εποπτείας. Οι φορείς εκμετάλλευσης του ανθρώπου πρέπει να τροφοδοτούν τα οικονομικά στοιχεία, τα οποία στη συνέχεια επεξεργάζονται το μηχανογραφικό σύστημα. Σύμφωνα με το βιβλίο "Auditing Audit and Forensic Accounting", το άλλο βασικό προσωπικό σε ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα περιλαμβάνει εξειδικευμένο έλεγχο αλλαγών, διαχειριστές βάσεων δεδομένων, προσωπικό ασφαλείας και διαχείριση. Συλλογικά, αυτά τα στοιχεία λειτουργούν για να εξασφαλίσουν την ομαλή λειτουργία του μηχανογραφημένου συστήματος και να παρέχουν δυνατότητες αντιμετώπισης προβλημάτων όταν προκύψει η ανάγκη.
