Πολλές εταιρείες ξεκινούν τη δραστηριότητά τους χρησιμοποιώντας ένα μη αυτόματο λογιστικό σύστημα. Για τους περισσότερους επιχειρηματίες, αυτή η διαδρομή επιτρέπει στην επιχείρηση να αρχίσει να λειτουργεί χωρίς να απαιτεί μεγάλη επένδυση για ένα μηχανογραφικό σύστημα λογιστικής. Το κόστος εγκατάστασης ενός μηχανογραφημένου λογιστικού συστήματος περιλαμβάνει την αγορά του συστήματος, την εργασία για την εγκατάσταση του συστήματος και το κόστος εκπαίδευσης για την εκμάθηση του συστήματος. Ένα εγχειρίδιο σύστημα περιλαμβάνει τη γραφή κάθε συναλλαγής σε ένα σημειωματάριο λογιστικής και τον υπολογισμό όλων των αριθμών χειροκίνητα. Πολλές φορές, μια επιχείρηση αναγνωρίζει την ανάγκη να μετατραπεί από το μη αυτόματο σύστημα σε ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα.
Εγκατάσταση νέου συστήματος
Το πρώτο βήμα για τη μετατροπή από ένα μη αυτόματο λογιστικό σύστημα σε ένα μηχανογραφημένο σύστημα λογιστικής περιλαμβάνει την εγκατάσταση του λογιστικού συστήματος στον υπολογιστή της εταιρείας. Ο ιδιοκτήτης επιχείρησης εξετάζει διαφορετικά πακέτα λογισμικού για να προσδιορίσει ποια πληροί τις επιχειρηματικές του ανάγκες και αγοράζει αυτό το λογισμικό. Ο ιδιοκτήτης κατεβάζει το λογισμικό στον υπολογιστή στον οποίο θα γίνει η λογιστική εργασία.
Ολοκλήρωση δεδομένων σε χειροκίνητο σύστημα
Το δεύτερο βήμα για τη μετατροπή απαιτεί από τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης να οριστικοποιήσει τα δεδομένα. Μόλις το μηχανογραφικό σύστημα φορτωθεί στον υπολογιστή, ο ιδιοκτήτης πρέπει να ολοκληρώσει όλα τα δεδομένα που περιέχονται στο χειροκίνητο σύστημα. Ο ιδιοκτήτης εξασφαλίζει ότι όλες οι συναλλαγές εμφανίζονται στα λογιστικά βιβλία και ότι όλοι οι υπολογισμοί είναι σωστοί. Μπορεί να επιλέξει να προσλάβει λογιστική εταιρεία για να ελέγξει τα μη αυτόματα οικονομικά αρχεία.
Μεταφέρετε τα υπόλοιπα στο νέο σύστημα
Με τους τελικούς αριθμούς λογαριασμών που καταγράφονται στο μη αυτόματο σύστημα, ο ιδιοκτήτης μπορεί να μεταφέρει τα τελικά υπόλοιπα στο μηχανογραφημένο σύστημα. Ο ιδιοκτήτης δημιουργεί κάθε λογαριασμό στο μηχανογραφημένο σύστημα εισάγοντας ένα όνομα λογαριασμού, τον τύπο λογαριασμού και το υπόλοιπο έναρξης. Αφού εισαγάγετε κάθε ισορροπία, ο ιδιοκτήτης πρέπει να συγκρίνει τα υπόλοιπα με τα υπόλοιπα χειρωνακτικά συστήματα για να επαληθεύσει ότι όλα τα δεδομένα εισάγονται με ακρίβεια στο σύστημα.
Εκτελέστε Παράλληλα Συστήματα
Το τέταρτο βήμα απαιτεί από τον ιδιοκτήτη να χρησιμοποιήσει το μη αυτόματο σύστημα και το μηχανογραφικό σύστημα για προσωρινή χρονική περίοδο. Αυτό επιτρέπει στον ιδιοκτήτη να διασφαλίσει ότι το νέο σύστημα λειτουργεί όπως αναμένεται.
Διακοπή χειροκίνητου συστήματος
Στο τέλος της δοκιμαστικής περιόδου, ο ιδιοκτήτης διακόπτει το μη αυτόματο σύστημα. Ο ιδιοκτήτης πρέπει να επικεντρωθεί στη χρήση του μηχανογραφικού συστήματος λογιστικής. Όλα τα αρχεία από το μη αυτόματο σύστημα μπορούν να συσκευάζονται και να αποθηκεύονται.
