Οι προσαρμογές των εγγραφών είναι συχνά απαραίτητες στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου για να πραγματοποιηθούν προσαρμογές των υπολοίπων στους λογαριασμούς του γενικού μητρώου της εταιρείας. Αυτές οι εγγραφές, που ονομάζονται AJEs (προσαρμογή εγγραφών), καταγράφονται για πρώτη φορά στο περιοδικό προσαρμογής και φέρνουν ενημερωμένους λογαριασμούς όπως αποσβέσεις, αποθέματα, υποχρεώσεις, υπόλοιπα δανείων και δεδουλευμένα, ώστε οι οικονομικές καταστάσεις να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια την οικονομική κατάσταση της εταιρείας. Τα ΑΕΕ μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη διόρθωση σφαλμάτων κατά την ανάρτηση αρχικών συναλλαγών. Κάθε AJE περιλαμβάνει τουλάχιστον μία χρεωστική εγγραφή και τουλάχιστον μία εγγραφή πίστωσης, μαζί με γραπτή εξήγηση του σκοπού του AJE.
Καταγράψτε το έξοδο απόσβεσης και το έξοδο από την απόσβεση για την περίοδο. Τα χρονοδιαγράμματα απόσβεσης παρακολουθούν το χρησιμοποιημένο τμήμα της ωφέλιμης ζωής των παγίων περιουσιακών στοιχείων, όπως είναι τα ενσώματα πάγια περιουσιακά στοιχεία. Τα χρονοδιαγράμματα απόσβεσης παρακολουθούν το χρησιμοποιημένο τμήμα της ωφέλιμης ζωής των άυλων περιουσιακών στοιχείων, όπως το κόστος εκκίνησης, τα διπλώματα ευρεσιτεχνίας, τα σημεία δανείων και τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας. Πραγματοποιήστε αυτές τις AJEs καταχωρίζοντας μια χρέωση στους λογαριασμούς εξόδων χρήσης ή αποσβέσεων και μια πίστωση στο λογαριασμό συσσωρευμένης απόσβεσης ή στο λογαριασμό σωρευμένης αποσβέσεως. Γράψτε μια εξήγηση κάτω από κάθε μια από αυτές τις συναλλαγές στο περιοδικό προσαρμογής, όπως "Για να καταγράψετε έξοδο απόσβεσης (ή απόσβεσης) για το έτος που λήγει στις 12/31 / 20XX".
Προσαρμόστε τους λογαριασμούς αποθεμάτων πιστώνοντας το ποσό που χρησιμοποιήθηκε για την παραγωγή κατά τη διάρκεια της περιόδου μέχρι τον λογαριασμό απογραφής και χρεώνοντας ίσο ποσό με το κόστος του πωληθέντος λογαριασμού. Γράψτε μια εξήγηση κάτω από την καταχώρηση στο περιοδικό προσαρμογής, όπως "Για την καταγραφή αποθέματος που χρησιμοποιείται για το έτος που λήγει στις 12/31 / 20XX". Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λογαριασμοί αποθέματος αν κάθε αντικείμενο παρακολουθείται ξεχωριστά και αυτό απαιτεί καταχώρηση σε κάθε έναν από τους λογαριασμούς αποθέματος. Απλά βεβαιωθείτε ότι οι συνολικές πιστώσεις στους λογαριασμούς αυτούς είναι ίσες με τις συνολικές χρεώσεις στο κόστος πωληθέντων αγαθών.
Προσαρμόστε τα υπόλοιπα των δανείων, καθιστώντας τα ΑΕΕ τα πληρωτέα βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα δάνεια και τους λογαριασμούς εισπρακτέων δανείων. Τα υπόλοιπα βραχυπρόθεσμων δανείων είναι τα ποσά που καταβάλλονται ή εισπράττονται εντός ενός έτους. Μακροπρόθεσμα υπόλοιπα είναι τα ποσά που καταβάλλονται ή εισπράττονται για περιόδους μεγαλύτερες του ενός έτους. Τα υπόλοιπα αυτά προσαρμόζονται συνήθως στο τέλος του έτους, επομένως τα ποσά που οφείλονται κατά τη διάρκεια του επόμενου έτους διαχωρίζονται από το υπόλοιπο των δανείων. Χρεώστε τα μακροπρόθεσμα ποσά δανείων για τα ποσά που αντιστοιχούν στις πληρωμές της επόμενης οικονομικής χρήσης και πιστώστε τα ποσά αυτά σε λογαριασμούς βραχυπρόθεσμων δανείων. Γράψτε μια εξήγηση όπως: "Προσαρμογή υπολοίπων βραχυπρόθεσμων / μακροπρόθεσμων δανείων (πληρωτέων ή εισπρακτέων) για το έτος που λήγει στις 12/31 / 20ΧΧ."
Να χρεώνουν τα ποσά που οφείλονται και να εισπράττονται στο τέλος μιας περιόδου που θα πληρωθεί ή θα ληφθεί κατά την επόμενη περίοδο, καταγράφοντάς τα με διορθωτικές εγγραφές. Για παράδειγμα, εάν οι εργαζόμενοι έχουν κερδίσει μισθούς κατά τη διάρκεια μίας περιόδου, αλλά δεν πληρώνονται μέχρι την επόμενη περίοδο, καταγράψτε τις υποχρεώσεις μισθοδοσίας με πίστωση πληρωτέων μισθών και χρέωση εξόδων μισθοδοσίας. Οι πωλήσεις που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια της τρέχουσας περιόδου, τις οποίες θα πληρώσουν οι πελάτες κατά την επόμενη περίοδο, απαιτούν χρέωση εισπρακτέων λογαριασμών και πίστωση πωλήσεων. Τα έξοδα που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια της τρέχουσας περιόδου, τα οποία θα καταβάλει η εταιρεία κατά την επόμενη περίοδο, απαιτούν πίστωση των δεδουλευμένων εξόδων και χρέωση σε κατάλληλο λογαριασμό εξόδων. Γράψτε μια εξήγηση όπως: "Να συγκεντρώσει τους μισθούς που κέρδισε στις 12/31 / 20XX, πληρωτέος την 1/31 / 20XX."
Διορθώστε τα λάθη κατά την ανάρτηση με τους AJEs για να παρέχετε διαφάνεια στη λογιστική της περιόδου. Είναι πιθανό με κάποιο λογισμικό λογισμικού να επιστρέψει απλά στην αρχική καταχώρηση και να διορθώσει το σφάλμα εκεί, αλλά χρησιμοποιώντας AJEs για αυτές τις διορθώσεις αναγνωρίζει ότι έγινε ένα τίμιο λάθος, αναγνωρίστηκε και διορθώθηκε. Αλλάζοντας τις αρχικές καταχωρήσεις μετά την πραγματοποίησή τους μπορεί να εγείρει υποψίες ότι κάποιος προσπαθεί να καλύψει λάθη ή ακόμα και παράνομες δραστηριότητες.
Συμβουλές
-
Προσαρμόστε τις καταχωρίσεις του περιοδικού στο τέλος κάθε περιόδου. Αυτές μπορεί να είναι μηνιαίες ή τριμηνιαίες οικονομικές καταστάσεις (ενδιάμεσες οικονομικές καταστάσεις) ή ετήσιες οικονομικές καταστάσεις. Οι επεξηγήσεις των ενδιάμεσων οικονομικών καταστάσεων περιλαμβάνουν την περίοδο για την οποία πραγματοποιούνται οι προσαρμογές, όπως "… για το μήνα που λήγει στις 31 Ιανουαρίου 20XX" ή "… για το τρίμηνο που έληξε στις 31 Μαρτίου 20XX." Η εξήγηση πρέπει να είναι αρκετά ξεκάθαρη, ώστε να μην έχετε κανένα πρόβλημα να θυμάστε γιατί έγιναν οι καταχωρήσεις κατά την εξέταση αργότερα.
Προειδοποίηση
Καθώς αυτές οι προσαρμογές εισάγονται στο περιοδικό ρύθμισης, θυμηθείτε να τις τοποθετήσετε και στους κατάλληλους λογαριασμούς γενικού μητρώου. Τα περισσότερα λογισμικά λογισμικά, όπως τα QuickBooks, κάνουν αυτές τις καταχωρίσεις στο γενικό μητρώο αυτόματα όταν τις εισάγετε στο περιοδικό ρύθμισης.
