Η ταχυδρομική υπηρεσία των ΗΠΑ (USPS) έχει μεθόδους παράδοσης που επιτρέπουν στους αποστολείς να επιβεβαιώσουν την παραλαβή μιας επιστολής. Μια πιστοποιημένη επιστολή συγχέεται συχνά με συστημένη επιστολή. Ενώ και τα δύο είναι πολύ παρόμοια, το καθένα έχει διαφορετικό σκοπό. Προετοιμάστε και αποστείλετε πιστοποιημένα γράμματα απευθείας στον τοπικό κατάλογο USPS.
Πιστοποιημένες οδηγίες αλληλογραφίας
Πριν συμπληρώσετε τα πιστοποιημένα έντυπα αλληλογραφίας, ετοιμάστε το γράμμα και το φάκελο όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο γράμμα. Μπορείτε να συμπεριλάβετε τα κατάλληλα ταχυδρομικά τέλη για το μέγεθος και το βάρος της επιστολής ή να προσθέσετε τα ταχυδρομικά τέλη στο ταχυδρομείο.
Επιλέξτε πιστοποιημένη αλληλογραφία όταν θέλετε απόδειξη, αριθμό παρακολούθησης και απόδειξη παράδοσης. Αποκτήστε τη φόρμα 3800 στο τοπικό κατάστημα USPS. Αυτή η φόρμα αναγνωρίζεται εύκολα από τα πράσινα σύνορά της με λευκά εσωτερικά μπλοκ για την εισαγωγή πληροφοριών. Η διεύθυνση που αναφέρεται στη φόρμα είναι το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη. Συμπληρώστε αυτές τις πληροφορίες.
Δεν χρειάζεται να επισυνάψετε το έντυπο 3800 στην επιστολή σας, ο ταχυδρομικός αντιπρόσωπος θα το κάνει. Εάν θέλετε να το κάνετε αντ 'αυτού, τοποθετήστε το πράσινο μπλοκ του Form 3800 έτσι ώστε οι λέξεις αριστερά "Certified Mail" να ευθυγραμμιστούν με την κορυφή του γράμματος. Πάνω από το μπλοκ "Πιστοποιημένη αλληλογραφία" υπάρχει μια σειρά αριθμών που αντιστοιχεί στους αριθμούς κάτω από το μπλοκ. Αυτοί οι αριθμοί αποτελούν τον αριθμό παρακολούθησης. Διπλώστε την πάνω γραμμή στο πίσω μέρος του γράμματος, οπότε ο αριθμός παρακολούθησης βρίσκεται στο πίσω μέρος. Διαστήστε τη φόρμα τουλάχιστον 3,5 ίντσες από την πάνω δεξιά γωνία, αφήνοντας εκείνη την περιοχή για την ταχυδρομική και μεταγραφική ημερομηνία. Τοποθετήστε τη φόρμα σε αυτήν την περιοχή χρησιμοποιώντας το κολλώδες υπόβαθρο της φόρμας.
Πάρτε την επιστολή με το επισυναπτόμενο έντυπο στον εκπρόσωπο της USPS. Καταβάλλετε το πιστοποιημένο ταχυδρομικώς 3.45 δολάρια. εάν δεν προσθέσατε τα ταχυδρομικά τέλη στον φάκελο μόνοι σας, μπορείτε να πληρώσετε για τα απαιτούμενα ταχυδρομικά τέλη σε αυτό το σημείο. Ο εκπρόσωπος θα επιβεβαιώσει τη διεύθυνση και θα σκίσει τη φόρμα 3800 στη διάτρηση μεταξύ των δύο αριθμών παρακολούθησης κάτω από τον γραμμωτό κώδικα. Αυτός ή αυτή θα τρέξει τη φόρμα μέσω εκτυπωτή και θα το σφραγίσει με σφραγίδα του ταχυδρομείου. Φυλάξτε αυτό το έντυπο συρραμμένο στην απόδειξη για την τήρηση αρχείων και την παρακολούθηση. Ο αντιπρόσωπος θα τοποθετήσει το γράμμα στην αλληλογραφία.
Συστημένη επιστολή
Το εγγεγραμμένο ταχυδρομείο επιτυγχάνει τις ίδιες υπηρεσίες παρακολούθησης και αποδείξεων και σας επιτρέπει να προσθέσετε έως και 50.000 δολάρια ασφάλισης για εγχώρια αλληλογραφία. Τα τέλη για συστημένη αλληλογραφία ξεκινούν από 11,90 δολάρια.
Τόσο η πιστοποιημένη όσο και η συστημένη αλληλογραφία επιτρέπουν τη χρήση μιας απόδειξης επιστροφής ή του εντύπου USPS 3811. Ο παραλήπτης υπογράφει μια κάρτα η οποία στη συνέχεια επιστρέφεται στον αποστολέα με την υπογραφή και την ημερομηνία παράδοσης.
Το έντυπο 3811 έχει δύο πλευρές. Το μπροστινό μέρος της φόρμας έχει το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Έχει επίσης μια γραμμή για την υπογραφή του παραλήπτη ή ενός πράκτορα, όπως ένα μέλος της οικογένειας ή γραμματέας. Η πλάτη έχει ένα μπλοκ για τις πληροφορίες του αποστολέα. Κατά την παράδοση, αυτή η κάρτα θα αφαιρεθεί από το γράμμα και θα επιστραφεί στον αποστολέα με την ημερομηνία υπογραφής και παράδοσης.
Πάρτε το έντυπο 3811 στο ταχυδρομείο μαζί με την επιστολή και πιστοποιημένα ή καταχωρημένα έντυπα. Ο εκπρόσωπος της USPS θα επισυνάψει τη φόρμα στον φάκελο και θα μπορείτε να πληρώσετε το σχετικό τέλος έως και $ 2,50 για μια απόδειξη με ταχυδρομική αποστολή.
Παρακολουθήστε το γράμμα
Τόσο η φόρμα 3800 όσο και η απόδειξη της υπηρεσίας USPS θα σημειώσουν τον αριθμό παρακολούθησης. Μπορείτε να μεταβείτε στον ιστότοπο του USPS για να παρακολουθήσετε την επιστολή κατά τη διάρκεια της διαμετακόμισης ή για να επιβεβαιώσετε εάν έχει παραληφθεί. Ο ιστότοπος θα έχει επίσης ένα σαρωμένο αντίγραφο του υπογεγραμμένου εντύπου 3811, αν δεν λάβετε το αντίγραφο σας μέσω της αλληλογραφίας.
Συμβουλές
-
Είναι δυνατή η λήψη και η προετοιμασία των εντύπων μέσω ηλεκτρονικών υπηρεσιών εκτύπωσης ή μέσω αγροτικού μεταφορέα. Ωστόσο, το αγροτεμάχιο πρέπει να ταχυδρομηθεί από έναν υπάλληλο της USPS.
