Αν η επιχείρησή σας απαιτεί να παρακολουθείτε τα πάντα, από τις μεγάλες λεπτομέρειες σχετικά με έναν πελάτη σε φαινομενικά ήσσονος σημασίας ζητήματα, η μάθηση πώς να γράψετε ένα σημείωμα στο αρχείο θα είναι επωφελής για σας. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει στις καθημερινές επιχειρήσεις.Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο από το γραφείο του πελάτη σας σας καλέσει ή σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ζητάει να κάνετε μια αλλαγή στο σχέδιο, γράψτε ένα σημείωμα στο αρχείο σε περίπτωση που κάποιο άλλο μέρος αμφισβητήσει αργότερα τις ενέργειές σας. Σημειώσεις για το αρχείο είναι επιτακτική ανάγκη για νομικά, ιατρικά ή άλλα εξαιρετικά ευαίσθητα αρχεία που αργότερα θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν και στο δικαστήριο.
Ανοίξτε το Microsoft Word. Στο μενού "Αρχείο", κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα". Το "παράθυρο εργασιών νέου εγγράφου" θα ανοίξει στα δεξιά.
Κάντε κλικ στο "On My Computer", που βρίσκεται στην ενότητα "Πρότυπα". Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Πρότυπα". Κάντε κλικ στην καρτέλα "Σημειώσεις". Κάντε κλικ στην επιλογή "Memo Wizard" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Θα ξεκινήσει ο "Οδηγός μνημών".
Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Στην ενότητα "Ποιο στυλ θα θέλατε", επιλέξτε "Επαγγελματική" και κάντε ξανά κλικ στο "Επόμενο". Στην ενότητα "Θέλετε να συμπεριλάβετε έναν τίτλο", επιλέξτε "Ναι" και πληκτρολογήστε "Σημείωμα στο αρχείο". Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Επιλέξτε "Ημερομηνία", "Από" και "Θέμα" στην ενότητα "Ποια στοιχεία θέλετε να συμπεριλάβετε" και καταχωρίστε τις πληροφορίες για καθένα από αυτά. Η ημερομηνία πρέπει να είναι η ημερομηνία της εμφάνισης, όπως μια τηλεφωνική κλήση ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα πρέπει να είναι από το όνομά σας ή το όνομα του επιβλέποντος σας και το θέμα θα πρέπει να είναι μια σύντομη περιγραφή του περιστατικού, όπως "Αλλαγή του χώρου".
Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Στην ενότητα "Προς", επιλέξτε "Αρχείο". Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου "CC". Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Προσθέστε τυχόν στοιχεία κλεισίματος και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος". Καταχωρίστε τις σημειώσεις σας στο κάτω μέρος της φόρμας υπομνήματος.
Εκτυπώστε το σημείωμα και αρχειοθετήστε το στο αρχείο του πελάτη. Αποθηκεύστε επίσης ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο, αν είναι η διαδικασία της εταιρείας σας για να το πράξει.
Συμβουλές
-
Γράψτε το σημείωμά σας για να καταθέσετε το αρχείο το συντομότερο δυνατό μετά το περιστατικό ή τη συζήτηση. Αυτό θα σας βοηθήσει να ανακαλέσετε τυχόν λεπτομέρειες με μεγαλύτερη σαφήνεια.
Προειδοποίηση
Ποτέ μην πληκτρολογείτε τίποτα υποτιμητικό σε ένα υπόμνημα σε αρχείο που δεν βασίζεται σε γεγονότα. Η δήλωση ότι η κ. Smith φαινόταν θυμωμένος είναι κατάλληλη. Γράφοντας ότι η κα Smith έχει πάντα μια δυσάρεστη στάση δεν είναι.
