Οι ημερήσιες διατάξεις διαμορφώνουν τις προσδοκίες μιας συνάντησης. Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο ημερήσιας διάταξης παρέχει τυποποίηση και μια επίσημη μορφή για τη συνεδρίαση ενός διευθυντή. Ο προγραμματισμός των συναντήσεων δείχνει τον επαγγελματισμό και την ετοιμότητα που απαιτούνται για μια ομαλή συνάντηση. Η διανομή της ατζέντας σας μια ή δύο ημέρες πριν από τη συνάντηση θα επιτρέψει στους προσκεκλημένους να προετοιμάσουν και να προβλέψουν τις παρουσιάσεις και τις συζητήσεις της συνάντησης. Οι διευθυντές έχουν συχνά πολυάσχολα προγράμματα με λίγο χρόνο για να ταξινομήσουν μέσα από πολύπλοκα έγγραφα. Όσο πιο απλό μπορείτε να κάνετε τη μορφή της ημερήσιας διάταξης, τόσο πιο εύκολο θα είναι για τους διευθυντές και τους βοηθούς να καθορίζουν το σκοπό της σύσκεψης, την τοποθεσία και τα θέματα.
Δημιουργήστε την ατζέντα συζήτησης του διευθυντή σας σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Microsoft Word. Το Word είναι μια εφαρμογή που οι περισσότεροι μπορούν να έχουν πρόσβαση και παρέχει διάφορα πρότυπα ημερήσιας διάταξης για λήψη, τα οποία μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως σημείο εκκίνησης. Μπορείτε να προσαρμόσετε την ατζέντα με το λογότυπο και το όνομα της εταιρείας σας.
Καταχωρίστε τις πληροφορίες της σύσκεψης, της ημερομηνίας, της ώρας, της τοποθεσίας και της κλήσης συνδιάσκεψης στην επικεφαλίδα της ημερήσιας διάταξης. Παρουσιάστε σαφώς τις πληροφορίες, στο επάνω μέρος της σελίδας και στο κέντρο, ώστε οι προσκεκλημένοι να γνωρίζουν σαφώς πώς και πότε θα έχουν πρόσβαση στη συνάντηση. Μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε μια λίστα προσκεκλημένων και διευκολυντών, όπως το επιτρέπει η σελίδα στη σελίδα.
Ζητήστε θέματα από την ημερήσια διάταξη από τους συμμετέχοντες σκηνοθέτες. Στείλτε ένα email τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν από τη συνάντηση για να ζητήσετε θέματα ημερήσιας διάταξης. Αναφέρετε τα θέματα της ημερήσιας διάταξης ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να παρουσιάσετε κάθε θέμα. Στο πρότυπο, απαριθμήστε κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης με τον αριθμό στα αριστερά και το όνομα του υπεύθυνου για τη διεξαγωγή της συζήτησης στα δεξιά του θέματος. Εάν ο χρόνος είναι περιορισμένος, ίσως θελήσετε να ορίσετε χρονικά πλαίσια σε κάθε θέμα, αναφέροντάς τα δίπλα στο στοιχείο της ημερήσιας διάταξης.
Καταχωρίστε τα "Επόμενα βήματα" και "Άλλα στοιχεία" ως τα τελευταία δύο στοιχεία της ημερήσιας διάταξης. Αυτό θα επιτρέψει στη συνάντησή σας να ολοκληρωθεί με όλα τα στοιχεία του σχεδίου δράσης και άλλα θέματα που ενδέχεται να μην περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε την ίδια μορφή ατζέντας για τις επόμενες συνεδριάσεις του διευθυντή. Οι διευθυντές θα εξοικειωθούν με την εξέταση της μορφής της ατζέντας και θα δουν εύκολα τις λεπτομέρειες και τα θέματα της συνάντησης. Βεβαιωθείτε ότι οι ημερήσιες διατάξεις σας είναι ξεκάθαρες, έχουν αρκετό χώρο μεταξύ των γραμμών και δείχνουν σαφώς τον σκοπό του εγγράφου και τους λόγους της συνάντησης.
