Μια ατζέντα επιχειρηματικών συνεδριάσεων χρησιμοποιείται για την επικοινωνία σημαντικών θεμάτων που θα συζητηθούν σε μια συνάντηση. Αυτό το έγγραφο επιτρέπει σε όλους τους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν κατάλληλα για τα θέματα της συνεδρίασης.
Μια ατζέντα των επιχειρηματικών συναντήσεων πρέπει να απαντά σε ορισμένες ερωτήσεις: Ποιο είναι το θέμα για συζήτηση; Γιατί πρέπει να συζητηθεί; Ποιος θα συμμετάσχει στη συζήτηση; Ποιος είναι υπεύθυνος για ορισμένα θέματα; Πόσο καιρό θα συζητηθεί το θέμα στη συνεδρίαση;
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου
Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο με την Ατζέντα συσκέψεων ως τίτλο και όνομα αρχείου. Για την καλύτερη εξυπηρέτησή σας, ίσως θέλετε να μορφοποιήσετε το όνομα του αρχείου σας με αυτόν τον τρόπο: Συνάντηση Agenda_YYYY_MM_DD. Με αυτόν τον τρόπο, όταν εξετάζετε τους φακέλους σας, οποιαδήποτε συγκεκριμένη ατζέντα θα είναι εύκολο να βρεθεί.
Καταχωρίστε την ημερομηνία της συνάντησης, τον τόπο και τα ονόματα των ατόμων που συμμετέχουν στη συνάντηση. Αυτές οι πληροφορίες θα αποδειχθούν ζωτικής σημασίας, ειδικά στην παρακολούθηση της προόδου ενός συγκεκριμένου θέματος, ενός έργου ή ενός ζητήματος.
Δημιουργήστε έναν πίνακα με 5 στήλες, με τίτλο "Ατζέντα επιχειρηματικών συνεδριάσεων την (ημερομηνία συνεδρίασης)."
Πληκτρολογήστε "Θέμα" ως τον πρώτο τίτλο της στήλης. Στη συνέχεια, εισάγετε κάθε θέμα συζήτησης για να συζητήσετε.
Βασικός "στόχοι / στόχοι" ως ο δεύτερος τίτλος της στήλης. Πολύ σύντομα δηλώστε το επιθυμητό τελικό αποτέλεσμα για κάθε θέμα κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Πληκτρολογήστε "Ομάδα" ως τον τρίτο τίτλο της στήλης. Σημειώστε τους ανθρώπους που θα είναι υπεύθυνοι για την παρουσίαση του θέματος ή την ομιλία του. Εάν ένα θέμα έχει έναν επικεφαλής ομάδας, φροντίστε να το σημειώσετε και αυτό.
Βασική "Στρατηγική" ως ο τέταρτος τίτλος της στήλης. Καταγράψτε πώς σκοπεύετε να αντιμετωπίσετε το θέμα. Παραδείγματα περιλαμβάνουν "brainstorming" για τη δημιουργία ιδεών, "επανεξέταση" για να προχωρήσετε σε ένα επιλεγμένο αποτέλεσμα ή σχέδιο, "απόφαση" εάν πρέπει να ληφθεί απόφαση ή "πληροφορίες" εάν χρειάζεται να μοιραστούν γενικές πληροφορίες.
Πληκτρολογήστε "Ώρα" ως τον πέμπτο τίτλο στήλης. Υποδείξτε τον αριθμό των λεπτών που θα διανεμηθεί σε κάθε θέμα για συζήτηση. Αυτό είναι απαραίτητο για να διατηρηθεί μια καλή ροή ιδεών στην αίθουσα συνεδριάσεων και να δοθεί δομή στη συνάντησή σας.
Αποθηκεύστε το έγγραφό σας μετά την εισαγωγή όλων των γνωστών πληροφοριών σε κάθε σειρά.
Συμβουλές
-
Ένας πίνακας είναι μόνο ένας βασικός τρόπος οργάνωσης των θεμάτων για συζήτηση σε μια συνάντηση. Είστε ελεύθεροι να διαμορφώσετε την ημερήσια διάταξη της επιχείρησής σας με διαφορετικό τρόπο, αρκεί να συμπεριληφθούν όλα τα στοιχεία.
Είναι σημαντικό να διαθέσετε αρκετό χρόνο για να συζητήσετε τα επιλεγμένα θέματα σας, αλλά όχι πάρα πολύ χρόνο, διαφορετικά οι συζητήσεις τείνουν να συνεχίζονται. Ζητήστε από τους παρουσιαστές πόση ώρα θα χρειαστεί να παρουσιάσουν για τα θέματα τους.
Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες στη συνεδρίαση λαμβάνουν την ημερήσια διάταξη τουλάχιστον μία ημέρα πριν από την προτεινόμενη συνάντηση. Αυτό θα δώσει στον καθένα χρόνο για να προετοιμάσει και να επιτρέψει ενδεχόμενες αναθεωρήσεις της ημερήσιας διάταξης.
