Η πρωταρχική ευθύνη ενός πράκτορα αγορών είναι να διασφαλίσει την επαρκή προσφορά και την ποιότητα των απαιτούμενων υλικών στην καλύτερη δυνατή τιμή. Το επίκεντρο είναι η ποιότητα, η διαθεσιμότητα υλικών, η επένδυση σε αποθέματα και η τιμολόγηση. Κατά τον καθορισμό στόχων, ο πράκτορας αγορών θα πρέπει να παραμείνει εστιασμένος στις δραστηριότητες και τις μετρήσεις που οδηγούν σε βελτιωμένη απόδοση σε αυτούς τους τέσσερις τομείς.
Ποιότητα
Ό, τι αγοράζουμε, αναμένουμε ποιότητα. Τα υλικά πρέπει να είναι σύμφωνα με τις προδιαγραφές για να είναι χρήσιμα. Συχνά το κόστος κακής ποιότητας υπερβαίνει το πραγματικό κόστος του υλικού. Η κακή ποιότητα μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια δαπανών εργασίας, σε αξιώσεις εγγύησης, ίσως ακόμη και σε τραυματισμούς. Ο πράκτορας αγορών θα πρέπει να έχει μια μέτρηση της ποιότητας του προμηθευτή για να εξασφαλίσει ότι οι προμηθευτές που επιλέγονται πληρούν τα πρότυπα. Η μετρική θα πρέπει να καταγράψει τον αριθμό των ελαττωματικών προϊόντων που έλαβε από τον προμηθευτή ως ποσοστό του συνόλου των παραληφθέντων προϊόντων. Πρέπει να καθοριστεί ένας στόχος με κάθε προμηθευτή. Οι αριθμοί θα πρέπει να βελτιώνονται κάθε χρόνο.
Διαθεσιμότητα υλικού
Δύο πτυχές της διαθεσιμότητας του υλικού αξίζουν να μετρηθούν. Το πρώτο εστιάζει στο πόσες ελλείψεις υλικών συμβαίνουν. Είναι απαραίτητο να μετρήσετε αυτό για να καταλάβετε αν ο αγοραστής παραγγέλλει τις κατάλληλες ποσότητες υλικού την κατάλληλη στιγμή. Εάν όχι, ο διαχειριστής αγορών θα χρειαστεί να παρέμβει. εάν ένα παντοπωλείο τρέχει από ένα προϊόν και εμφανίζεται για δύο ώρες μία φορά κάθε πέντε χρόνια, δεν θα προσελκύσει τον έλεγχο που θα είχε αν διήρκεσε τρεις μέρες και συνέβαινε κάθε δύο εβδομάδες.
Η δεύτερη πτυχή είναι η αξιοπιστία των παραδόσεων των προμηθευτών. Αυτό μετράται συγκρίνοντας τις αποστολές προμηθευτών με εντολές αγοράς. Εάν ο προμηθευτής αποστείλει την σωστή ποσότητα εγκαίρως, η σειρά θεωρείται "τέλεια". Εάν η ποσότητα ή η ημερομηνία παράδοσης δεν ταιριάζει με την εντολή αγοράς, αυτό θα θεωρηθεί ως "miss". Όπως και με την ποιότητα, οι στόχοι πρέπει να ανταποκρίνονται στους στόχους της εταιρείας και να παρουσιάζουν συνεχή βελτίωση.
Επενδύσεις σε αποθέματα
Ενώ ένας πράκτορας αγορών είναι υπεύθυνος για την εξασφάλιση επαρκών προμηθειών, είναι σημαντικό να είναι επίσης υπεύθυνοι για τη διατήρηση του αποθέματος σε χαμηλά επίπεδα. Λίγα εταιρείες διαθέτουν απεριόριστους πόρους για να επενδύσουν σε αποθέματα. Έτσι, ο πράκτορας αγορών πρέπει να διασφαλίσει ότι η συνολική αξία του αποθέματος παραμένει εντός ορίων. Η πιο συνηθισμένη μέτρηση για την αποτελεσματικότητα του αποθέματος είναι οι μεταβολές αποθέματος. Η απογραφή των αποθεμάτων μετράει πόσες φορές σε ένα δεδομένο έτος η απογραφή είναι εντελώς αναποδογυρισμένη. Για παράδειγμα, υπάρχει ένα προϊόν που μια εταιρεία χρησιμοποιεί 12.000 μονάδες ετησίως. Για το ίδιο προϊόν υπήρχαν 1.000 μονάδες αποθέματος ανά πάσα στιγμή. Το υπολογιζόμενο απόθεμα για αυτό το στοιχείο θα είναι 12 (12.000 διαιρούμενο με 1.000). Μια μεταβολή ποσοστού 12 δείχνει ότι το απόθεμα μετατρέπεται μία φορά κάθε μήνα ή 12 φορές το χρόνο. Όσο υψηλότερος είναι ο ρυθμός στροφής, τόσο πιο αποτελεσματικό είναι το απόθεμα.
Τιμολόγηση
Κατά την αγορά, η διαφορά μεταξύ του κανονικού κόστους που συνδέεται με ένα στοιχείο και της πραγματικής καταβληθείσας τιμής ονομάζεται διακύμανση της τιμής αγοράς ή PPV. Το PPV είναι ένα κοινό μετρήσιμο για τους πράκτορες αγορών για να κατανοήσουν πόσο καλά ή κακή αυτός ο πράκτορας εκτελεί σε σχέση με τα πρότυπα κόστους. Για να οδηγήσει σε ευνοϊκό PPV, ένας πράκτορας αγορών θα προσελκύσει προμηθευτές για να αφαιρέσουν το κόστος από την αλυσίδα εφοδιασμού. Ένα παράδειγμα θα μπορούσε να είναι στην περίπτωση που ένας αγοραστής μειώνει την τιμή αγοράζοντας σε μεγαλύτερο μέγεθος παρτίδας ή αν ο αγοραστής ήταν σε θέση να εντοπίσει μια εναλλακτική πηγή που θα μπορούσε να προμηθεύσει σε πιο ευνοϊκή τιμή.
