Ο κεντρικός ρόλος ενός τμήματος αγορών είναι η προμήθεια προμηθειών ή αγαθών που χρησιμοποιούνται στη λειτουργία μιας επιχείρησης. Κατά την εκτέλεση αυτού του ρόλου, οι στόχοι της περιλαμβάνουν την οικοδόμηση και διατήρηση των βασικών σχέσεων προμηθευτών, την καλύτερη απόδοση των αγαθών και τον συντονισμό όλων των σχετικών δραστηριοτήτων τεκμηρίωσης με ακρίβεια και αποτελεσματικότητα.
Δημιουργία και διατήρηση σχέσεων προμηθευτών
Ιστορικά, η αγορά επικεντρώνεται κυρίως στην προσέλκυση προσφορών με στόχο τη μείωση του κόστους. Ωστόσο, ο οργανισμός του Πανεπιστημίου της Utah Health Care σημειώνει στις πολιτικές προμήθειών του ότι, από τη στιγμή της δημοσίευσης, οι ανταγωνιστικές διαδικασίες υποβολής προσφορών χρησιμοποιούνται μόνο εφόσον είναι απαραίτητο. Αντ 'αυτού, πολλές εταιρείες βασίζονται σε τμήματα αγοράς για να εντοπίσουν πιθανούς προμηθευτές, να αλληλεπιδράσουν μαζί τους και να αναπτύξουν σχέσεις εμπιστοσύνης με τους καλύτερους παρόχους. Αυτή η προσέγγιση σχέσης ενισχύει τους κοινούς στόχους του προμηθευτή και του αγοραστή και του επιτρέπει μεγαλύτερη ευελιξία ή προσαρμοστικότητα όταν τα εμπόδια εμποδίζουν τη φυσική ροή της εφοδιαστικής και της διανομής.
Αποκτώντας την καλύτερη αξία στα αγαθά
Η στενή σχέση με την εστίαση στη διατήρηση των σχέσεων με τους προμηθευτές είναι ένας στόχος της καλύτερης αξίας των αγαθών. Η "καλύτερη αξία" περιλαμβάνει μια ισορροπία από τη λήψη εύλογων ποσοστών και προϊόντων ποιότητας. Ένας μεταπωλητής, για παράδειγμα, χρειάζεται καλές τιμές για να κάνει κέρδη, αλλά χρειάζεται επίσης αγαθά υψηλής ποιότητας για να προσελκύσει αγοραστές. Επομένως, το τμήμα αγορών πρέπει να συγκρίνει τα σημεία τιμών των διαφόρων προμηθευτών με την ποιότητα των λύσεών τους. Το Πανεπιστήμιο Akron επισημαίνει στο εγχειρίδιο προμηθειών ότι το τμήμα κεντρικών αγορών του αναλαμβάνει αυτή την ευθύνη για τη διαχείριση αγορών σε όλα τα οργανωτικά τμήματα.
Συντονισμός σχετικής τεκμηρίωσης
Οι διαδικασίες αγορών συνεπάγονται εγγενώς πολλή γραφειοκρατία και τεκμηρίωση. Ο Οργανισμός Υγείας του Πανεπιστημίου της Γιούτα σημειώνει ότι ένας ρόλος του τμήματος αγορών είναι να διατηρεί αρχεία συμβάσεων για όλες τις ενεργές σχέσεις προμηθευτών, για παράδειγμα. Οι δραστηριότητες αγορών συνδέονται επίσης με τη λογιστική σε οργανισμούς που χρησιμοποιούν προγράμματα λογισμικού επιχειρησιακών πόρων, οι οποίοι επιτρέπουν τη απευθείας σύνδεση των λογιστικών δραστηριοτήτων με υπάρχουσες εντολές αγοράς και πληρωμές λογαριασμού. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η διαδικασία είναι αυτοματοποιημένη. Επομένως, η ακρίβεια στην εισαγωγή της εντολής αγοράς και των λεπτομερειών των συναλλαγών είναι εξίσου σημαντική για ένα τμήμα αγοράς όπως είναι για το τμήμα λογιστικής.
