Παρά την πολυπλοκότητα των σύγχρονων υπολογιστών και λογισμικού λογιστικής, η βασική διαδικασία μισθοδοσίας παραμένει σχεδόν η ίδια όπως πριν από δεκαετίες. Πολύ λίγες επιχειρήσεις εξακολουθούν να καταγράφουν και να επεξεργάζονται τις μισθοδοσίες με το χέρι, αλλά είναι σημαντικό για κάθε διευθυντή επιχείρησης να κατανοεί πώς λειτουργεί η διαδικασία μισθοδοσίας για τον σωστό έλεγχο του κόστους εργασίας και την επίλυση δυνητικά δαπανηρών προβλημάτων. Αυτό ισχύει ακόμα και αν αναθέσετε εξωτερικά τις πράξεις μισθοδοσίας σας, μια δημοφιλής εναλλακτική λύση. Η διαδικασία μισθοδοσίας ξεκινάει με την καταγραφή του χρόνου που έχουν οι εργαζόμενοι στην εργασία. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ένα χειρόγραφο φύλλο χρόνου ή να περιλαμβάνει τη χρήση ηλεκτρονικών ρολογιών που μεταδίδουν τα δεδομένα απευθείας σε έναν υπολογιστή που θα επεξεργαστεί τη μισθοδοσία. Πριν ξεκινήσει η περαιτέρω επεξεργασία μισθοδοσίας, οι νέοι υπάλληλοι ή όσοι έχουν αλλάξει την κατάστασή τους πρέπει να συμπληρώσουν ένα Έντυπο W-4 για παραίτηση εξαιρέσεων.
Υπολογισμός μισθοδοσίας
Ο εργοδότης συγκεντρώνει όλα τα αρχεία χρόνου εργασίας των εργαζομένων στο τέλος της περιόδου πληρωμής, η οποία μπορεί να είναι εβδομαδιαία, εβδομαδιαία ή κάποια άλλη περίοδος). Το πρώτο βήμα στον υπολογισμό της μισθοδοσίας είναι να βρεθεί ο ακαθάριστος μισθός του εργαζόμενου, ο οποίος μπορεί να είναι τόσο απλός όσο η συσσώρευση των ωρών εργασίας και ο πολλαπλασιασμός με το μισθό του ατόμου. Μπορεί να απαιτούνται προσαρμογές για να συμπεριληφθούν οι υπερωρίες, οι προμήθειες, οι συμβουλές και άλλες αποζημιώσεις. Η αποζημίωση για δαπάνες που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις, όπως οι αποζημιώσεις χιλιομετρικών αποστάσεων, περιλαμβάνονται συχνά στο μισθό ενός μισθωτού μετά τον υπολογισμό της αμοιβής, επειδή αυτές οι επιστροφές δεν υπόκεινται σε φόρους. Το επόμενο βήμα είναι να υπολογίσετε το επίδομα παρακράτησης του εργαζομένου. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεστε την εγκυκλοπαίδεια W-4 και την έκδοση της Εφημερίδας IRS του Εργαζομένου 15. Οι μισθοί που υπόκεινται στον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος είναι η ακαθάριστη αμοιβή μείον το συνολικό ποσό των παρακρατήσεων.
Φόροι
Το πιο περίπλοκο μέρος της διαδικασίας μισθοδοσίας είναι ο υπολογισμός των φόρων. Για λόγους μισθοδοσίας, οι φόροι εμπίπτουν σε δύο ομάδες: εκείνες που πληρώνει ο εργαζόμενος και αφαιρούνται από την ακαθάριστη αμοιβή και εκείνες που πληρώνουν οι εργοδότες. Οι υπάλληλοι πληρώνουν τρεις ομοσπονδιακούς φόρους: φόρο εισοδήματος, κοινωνική ασφάλιση και Medicare. Πλήρεις οδηγίες για τον υπολογισμό αυτών των φόρων βρίσκονται στη δημοσίευση του IRS 15. Στα περισσότερα κράτη υπάρχει επίσης κρατικός φόρος εισοδήματος. Οδηγίες για κρατικούς φόρους διατίθενται από το Τμήμα Φορολογίας ή Φορολογίας του κράτους. Οι φόροι που καταβάλλονται από τον εργοδότη είναι η συνεισφορά του εργοδότη στην Κοινωνική Ασφάλιση και το Medicare, τον ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας και τον κρατικό φόρο ανεργίας - FUTA και SUTA. Χρησιμοποιήστε τη δημοσίευση IRS 15 για να τις υπολογίσετε. Οι φόροι FUTA και SUTA πρέπει να υπολογίζονται μαζί, επειδή υπάρχει πίστωση στο FUTA για την καταβολή της SUTA.
Εκταμίευση
Η τελική κατάσταση της διαδικασίας μισθοδοσίας είναι να καταβάλει ο εργαζόμενος και να εκπέσει τους φόρους. Η πραγματοποίηση ελέγχων μισθοδοσίας είναι αρκετά απλή. Η ίδια η επιταγή μοιάζει με οποιαδήποτε άλλη επιταγή. Ωστόσο, οι αποδοχές έρχονται με ένα στέλεχος μισθοδοσίας, το οποίο είναι μια γραπτή λίστα των μισθών, των φόρων και τυχόν άλλες εκπτώσεις ή προσαρμογές. Το στέλεχος μισθοδοσίας, το οποίο συμπληρώνεται με κάθε στοιχείο και τα ετήσια σύνολα, δίνεται στον υπάλληλο για τα αρχεία του. Είναι πάντα συνετό να αναθεωρήσετε τις πληρωμές πριν τις διανείμετε, καθώς τα λάθη μπορεί να είναι δαπανηρά. Για παράδειγμα, δεν θέλετε να μάθετε ένα χαμένο πλήκτρο που προκάλεσε ένα paycheck 3.000 $ που θα εκδοθεί όταν το σωστό ποσό είναι $ 300. Στείλτε παρακρατούμενους φόρους στην υπηρεσία IRS ή στις υπηρεσίες κρατικών εσόδων σύμφωνα με τις οδηγίες.
