Οι διαφημιστικοί οργανισμοί μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες στο σπίτι ή να γίνουν η μοναδική πηγή διαφημιστικής εργασίας για μια εταιρεία. Όταν αναζητάτε μια νέα υπηρεσία με την οποία μπορείτε να εργαστείτε, μπορείτε να ανακοινώσετε δημοσίως μια αίτηση υποβολής προτάσεων ή RFP. Αυτό σημαίνει ότι παρέχετε λεπτομέρειες για το έργο σε μια ποικιλία οργανισμών και υποβάλλουν προτάσεις για το πώς θα ολοκληρώσουν το έργο, πόσο καιρό θα χρειαζόταν και πόσο θα σας κοστίσει. Ανάλογα με τους στόχους και τον προϋπολογισμό σας, επιλέγετε έναν οργανισμό για να συνεργαστείτε μετά από να διαβάσετε όλες τις προτάσεις και να μιλήσετε με τις ομάδες.
Γραφή
Η RFP πρέπει να περιλαμβάνει τα συγκεκριμένα προσόντα που αναζητάτε και εάν η τιμή ή η εμπειρογνωμοσύνη είναι ο σημαντικότερος παράγοντας επιλογής. Τα προσόντα θα πρέπει να περιλαμβάνουν το επιθυμητό σύνολο δεξιοτήτων, την τεχνική ικανότητα και εάν απαιτείται συνδυασμός προμηθειών ή υπηρεσιών. Για παράδειγμα, οι διαφημιστικοί οργανισμοί πρέπει να υποβάλλουν προηγούμενα αποτελέσματα καμπάνιας, δημιουργικά παραδείγματα και εμπειρία της ομάδας.
Προθεσμία
Οι οργανισμοί πρέπει να λάβουν προθεσμία για την υποβολή των προτάσεών τους. Σύμφωνα με το Ινστιτούτο Oak Ridge για την Επιστήμη και την Εκπαίδευση, μια προθεσμία πρέπει να είναι τουλάχιστον τέσσερις έως έξι εβδομάδες από την ημερομηνία δημοσίευσης του RFP στο κοινό. Αυτό εξασφαλίζει ότι όλες οι επιλέξιμες και οι ενδιαφερόμενες υπηρεσίες είναι σε θέση να υποβάλουν προτάσεις. Εξασφαλίζει επίσης ότι η εταιρεία έκδοσης έχει τη μεγαλύτερη βάση από την οποία μπορείτε να επιλέξετε.
Ανασκόπηση
Οι προτάσεις υποβάλλονται κατόπιν σε επιτροπή για αναθεώρηση. Η επιτροπή θα πρέπει να αποτελείται από πρώην ή τρέχοντα μέλη της ομάδας μάρκετινγκ ή διαφήμισης που κατανοούν τη δουλειά που πρέπει να γίνει. Ανάλογα με τον αριθμό των προτάσεων που υποβάλλονται, η επιτροπή αναθεώρησης πρέπει να διαρκέσει τρεις ημέρες έως δύο εβδομάδες για να συζητήσει και να βαθμολογήσει τις προτάσεις.
Παρουσίαση
Στη συνέχεια, είναι σημαντικό να καλέσετε τους οργανισμούς με τις υψηλότερες βαθμολογίες να παρουσιάσουν αυτοπροσώπως την πρότασή τους και την προηγούμενη δουλειά τους. Σύμφωνα με τον Web Design Broker, καλέστε όχι περισσότερους από τέσσερις οργανισμούς. Μπορείτε να ζητήσετε από τους οργανισμούς να παρέχουν μελέτες περιπτώσεων και παραδείγματα δημιουργικής εργασίας. Σύμφωνα με την εθνική ιστοσελίδα πληροφόρησης της αμερικανικής ινδικής βιομηχανίας τυχερών παιχνιδιών, αυτό είναι ένα εύλογο αίτημα, αλλά πρέπει να δώσετε αρκετό χρόνο για να τραβήξετε μαζί τα υλικά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα είναι απαραίτητο για την διαφημιστική εταιρεία να δημιουργήσει δείγματα τηλεοπτικών διαφημίσεων ή διαφημίσεις για την παρουσίαση.
Επιλογή
Τέλος, μετά την προβολή όλων των παρουσιάσεων, ήρθε η ώρα να επιλέξετε μια νικήτρια υπηρεσία. Ανάλογα με τη λεπτομέρεια που δόθηκε στην αρχική πρόταση, ενδέχεται να απαιτούνται κάποιες επιπλέον διαπραγματεύσεις σχετικά με την τιμή ή το αντικείμενο της εργασίας πριν από την υπογραφή της σύμβασης. Αφού συμφωνηθούν οι λεπτομέρειες, ο οργανισμός θα αρχίσει να εργάζεται με την εσωτερική ομάδα για το έργο.
