Μια από τις πιο συνηθισμένες δουλειές των στελεχών και των ιδιοκτητών επιχειρήσεων είναι ο προγραμματισμός των εργαζομένων. Οι συνθήκες κάθε υπαλλήλου επηρεάζουν τη διαθεσιμότητά του. Η κάλυψη των αναγκών σε προσωπικό με ένα χρονοδιάγραμμα μπορεί να είναι μια εβδομαδιαία πρόκληση, ειδικά όταν ασχολείσαι με ασθένειες των εργαζομένων, καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και διακοπές. Ευτυχώς για τους διαχειριστές, η δημιουργία ενός προγράμματος υπαλλήλων μπορεί να απλοποιηθεί ακολουθώντας μερικά απλά βήματα.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου
-
Χαρτί και στυλό ή μολύβι (προαιρετικό)
Ανοίξτε το αγαπημένο σας πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Works, το Microsoft Office ή το Open Office, και κάντε οκτώ στήλες. Επισήμανση της πρώτης στήλης "Όνομα" και των υπόλοιπων επτά στηλών για τις ημέρες της εβδομάδας. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα στυλό και χαρτί αναδιπλώνοντας το χαρτί σε οκτώ στήλες και αναδιπλώνοντάς το κατά το ήμισυ κατακόρυφα τρεις φορές.
Στην πρώτη στήλη, καταχωρίστε τα ονόματα των υπαλλήλων σας. Τα ονόματα μπορούν να παρατίθενται με οποιαδήποτε σειρά, εφόσον συμπεριλαμβάνονται όλοι οι υπάλληλοι. Δημιουργήστε μια σειρά για κάθε εργαζόμενο.
Τοποθετήστε ένα "X" σε οποιοδήποτε κελί όπου ο εργαζόμενος δεν θα είναι διαθέσιμος. Για παράδειγμα, αν η Mary δεν μπορεί να εργαστεί την Τετάρτη, τοποθετήστε ένα "X" δίπλα στο όνομά της στη στήλη Τετάρτη. Η αποκλεισμός των μη διαθέσιμων ημερών θα σας βοηθήσει να διαμορφώσετε το πρόγραμμά σας και να αποτρέψετε τυχαία τη δημιουργία συγκρούσεων προγραμματισμού για τους υπαλλήλους σας.
Συμπληρώστε το πλέγμα εισάγοντας τις ώρες που θα εργάζονται κάθε μέρα δίπλα στο όνομα κάθε υπαλλήλου, με τις ώρες εργασίας για κάθε ημέρα να προστίθενται στην κατάλληλη στήλη. Για παράδειγμα, εάν ο David θα εργάζεται από τις 9 π.μ. έως τις 5 μ.μ. Από Δευτέρα έως Παρασκευή, προσθέστε "9-5" δίπλα στο όνομα του David σε κάθε μία από αυτές τις καθημερινές στήλες.
Ολοκληρώστε το πρόγραμμά σας, ανατρέχοντας σε ποιους προγραμματίζετε να εργάζεστε κάθε μέρα και βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει επαρκές προσωπικό για να καλύψετε όλες τις ώρες εργασίας ή τις απαραίτητες βάρδιες. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση με τρεις βάρδιες εργασίας θα εξετάσει κάθε καθημερινή στήλη για να βεβαιωθεί ότι τουλάχιστον ένας υπάλληλος προγραμματίστηκε να εργαστεί κατά τη διάρκεια κάθε βάρδιας εργασίας. Εάν χρειάζεστε περισσότερα από ένα άτομα ανά βάρδια, προσαρμόστε ανάλογα το πρόγραμμά σας.
Συμβουλές
-
Αν δεν διαθέτετε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, κάντε λήψη του Open Office για ένα δωρεάν υπολογιστικό φύλλο με πλήρεις δυνατότητες.
Πολλές επιχειρήσεις επανεξετάζουν επίσης τα χρονοδιαγράμματα για να βεβαιωθούν ότι κανένας από τους υπαλλήλους τους δεν έχει προγραμματιστεί για περισσότερες από 40 ώρες εργασίας κάθε εβδομάδα.
