Σύμφωνα με το Harvard Business School, οι επιχειρηματικές διαδικασίες ορίζουν πώς λειτουργεί μια επιχείρηση. Μια διαδικασία είναι μια σειρά σχετικών γεγονότων. Για παράδειγμα, για να εκτελέσει μια παραγγελία, λαμβάνεται τηλεφωνική κλήση από τον πελάτη, ο πελάτης ερωτάται ποια εμπορεύματα θέλει, εισάγεται μια εντολή σε ένα σύστημα υπολογιστή και η παραγγελία ελέγχεται από τη διαθεσιμότητα του αποθέματος. Αν το στοιχείο βρίσκεται σε αποθήκη, αποστέλλεται, διαφορετικά είναι παραγγελθέν.
Πλεονεκτήματα
Μια επιχειρηματική διαδικασία και ο ορισμός της τυποποιούν τον τρόπο εργασίας, σύμφωνα με την Harvard Business School. Μια τεκμηριωμένη επιχειρηματική διαδικασία βοηθά να διασφαλιστεί ότι όλοι οι συμμετέχοντες στη διαδικασία έχουν τις ίδιες οδηγίες για τον τρόπο εκτέλεσης της εργασίας τους. Μια επιχειρηματική διαδικασία μειώνει το χρόνο που απαιτείται για την κατάρτιση νέων υπαλλήλων. Μια επιχειρηματική διαδικασία ελευθερώνει τα στελέχη να εργάζονται σε εξαιρέσεις, σε αντίθεση με την αντιμετώπιση καθημερινών επιχειρησιακών ζητημάτων. Ένα επιχειρησιακό πρόβλημα μπορεί να εντοπιστεί ευκολότερα εάν καθοριστεί ροή εργασίας για την τυπική επεξεργασία. Εάν μια επιχείρηση είναι εξαιρετικά ρυθμισμένη, όπως μια εταιρία χρηματιστηριακών εταιρειών, οι επιχειρηματικές διαδικασίες επιτρέπουν στους ελεγκτές να αναθεωρούν ταχύτερα τις πράξεις για να διαπιστώσουν εάν οι πράξεις συμμορφώνονται με τους κανονισμούς. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες ενισχύουν την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων, διότι η ευθύνη καθενός είναι σαφώς καθορισμένη. Οι διαδικασίες επίσης διευκολύνουν την αναζήτηση ευκαιριών εξοικονόμησης κόστους. Κάθε στάδιο επεξεργασίας μπορεί να αναλυθεί για να προσδιοριστεί εάν το βήμα της διαδικασίας είναι απαραίτητο, εάν μπορεί να γίνει με πιο αποτελεσματικό τρόπο ή να εξαλειφθεί τελείως.
Μειονεκτήματα
Ένα μειονέκτημα μιας τυπικής επιχειρηματικής διαδικασίας είναι ότι οι εργαζόμενοι που αποτελούν μέρος αυτής της διαδικασίας μπορεί να αισθάνονται ότι δεν έχουν την ευελιξία να κάνουν το έργο για να φιλοξενήσουν το δικό τους στυλ
Ανασχεδιασμός επιχειρησιακών διαδικασιών
Τα τελευταία χρόνια, έχει γίνει δημοφιλής μια μέθοδος εξέτασης και εξορθολογισμού των επιχειρηματικών διαδικασιών, η οποία καλείται Business Process Reengineering. Ένας από τους πρωτότυπους υποστηρικτές της Business Process Reengineering είναι ο Michael Hammer ο οποίος συνεργάστηκε με το βιβλίο "Reengineering the Corporation". Το βιβλίο παρέχει μελέτες περιπτώσεων για επιχειρήσεις που έχουν ξανασχεδιάσει τις οργανώσεις τους και τις εμπειρίες του καθενός. Με την αύξηση του ανταγωνισμού στο εξωτερικό από χώρες όπως η Ινδία και η Κίνα, η βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας γίνεται επιτακτική. Εξετάστε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της μηχανικής επιχειρησιακών διαδικασιών για την εταιρεία σας. Εάν τα οφέλη αντισταθμίζουν τα μειονεκτήματα, αρχίστε με ένα πιλοτικό πρόγραμμα σε ένα τμήμα που έχει τα περισσότερα κέρδη από τη βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Προειδοποίηση
Πριν επεκτείνετε τη χρήση τεκμηριωμένων επιχειρηματικών διαδικασιών, βεβαιωθείτε ότι αυτή η προσπάθεια έχει την υποστήριξη της διαχείρισης των επιχειρήσεων. Εισάγετε το πρόγραμμα στους επηρεαζόμενους εργαζόμενους και εξηγήστε τα οφέλη για αυτούς.
