Η διοικητική λογιστική είναι μια πειθαρχία που διαφέρει από άλλους τύπους λογιστικής υπό την έννοια ότι είναι ένας πιο ρευστός, υψηλότερου επιπέδου τύπος λειτουργίας ανάλυσης που παρέχει πληροφορίες κυρίως στην εσωτερική διαχείριση. Η οικονομική λογιστική, η οποία πιθανότατα είναι πιο κοντά σε αυτό που οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται όταν ακούν τη λέξη «λογιστική», εστιάζεται στη συλλογή και συγκέντρωση ιστορικών χρηματοοικονομικών στοιχείων που προορίζονται να διανεμηθούν σε μέρη έξω από την επιχείρηση, όπως οι δανειστές και οι επενδυτές.
Ο πρωταρχικός στόχος της λογιστικής διαχείρισης είναι να παρέχει στη διοίκηση τη σωστή πληροφόρηση για εσωτερικούς σκοπούς λήψης αποφάσεων, σχεδιασμό βοήθειας για μελλοντικές οικονομικές συναλλαγές και ελέγχους για συμπεριφορές των εργαζομένων, όπως δαπάνες ή αγορά.
Τι είναι η Λογιστική Διαχείρισης;
Η λογιστική διαχείρισης, γνωστή και ως διαχειριστική λογιστική, είναι ένας όρος που καλύπτει πολλές από τις πτυχές της οικονομικής λογιστικής και του οικονομικού σχεδιασμού. Οι διαχειριστές πρέπει να έχουν πρόσβαση και διορατικότητα στο κόστος των προϊόντων και υπηρεσιών που προσφέρει η εταιρεία τους, αλλά πρέπει επίσης να έχουν και άλλες λεπτομέρειες που τους επιτρέπουν να διεξάγουν σενάρια «άσχετων» και άλλους τύπους αναλύσεων. Αυτό βοηθά τα διευθυντικά στελέχη να δουν πώς, για παράδειγμα, οι δυνητικές αποφάσεις αγορών και δαπανών θα επηρεάσουν τα μελλοντικά κέρδη, καθώς και άλλες πληροφορίες από τους προϋπολογισμούς και τις προβλέψεις για να βοηθήσουν στην καθοδήγηση της εταιρείας μέσω άλλων κρίσιμων οικονομικών αποφάσεων.
Ο λογιστικός λογαριασμός διαχείρισης καλύπτει μια ευρεία ποικιλία τομέων, όπως προϋπολογισμός για λειτουργικές και κεφαλαιουχικές δαπάνες, κοστολόγηση βάσει δραστηριοτήτων, ανάλυση κόστους προϊόντος και λειτουργίας, όγκος και κέρδος και κερδοφορία επιχειρηματικών μονάδων, σειρών προϊόντων και περιφερειών.
Πολλά μαθήματα λογιστικής διαχείρισης δεν καλύπτουν αυτό που κάποιοι μπορεί να θεωρούν το ψωμί και το βούτυρο της λογιστικής - εγγραφές σε βιβλία, χρεώσεις και πιστώσεις - σε οποιοδήποτε μεγάλο μήκος. Στη διοικητική λογιστική, η εστίαση στη συλλογή πληροφοριών, στην ανάλυση και ερμηνεία τους και στην αναφορά τους σε διάφορες μορφές από μοντέλα προεξοφλημένων ταμειακών ροών σε προγράμματα ad hoc προσαρμοσμένα στις ανάγκες των διαφόρων επιχειρηματικών στελεχών.
Οι εσωτερικές αναφορές ενδέχεται να περιλαμβάνουν ανάλυση περιθωρίου ή επισκόπηση του ποσού του κέρδους που παράγεται από ένα συγκεκριμένο προϊόν, περιοχή, γραμμή προϊόντων ή πελάτη. Η λογιστική διαχείρισης μπορεί επίσης να περιλαμβάνει αναφορές όπως ανάλυση ανόρθωσης, η οποία βοηθά να προσδιοριστεί πού να οριστούν οι τιμές για ορισμένα προϊόντα και υπηρεσίες. Αυτές οι αναφορές θα μπορούσαν να εμφανιστούν σε παρουσιάσεις στο διοικητικό συμβούλιο, σε μηνιαίες συνεδριάσεις του προϋπολογισμού των τμημάτων, σε εκθέσεις CEO σχετικά με την κατάσταση της επιχείρησης, συναντήσεις πωλήσεων, συνεδριάσεις στρατηγικού σχεδιασμού και για πολλές άλλες χρήσεις.
Γιατί οι εταιρείες προετοιμάζουν τους προϋπολογισμούς;
Ο προγραμματισμός είναι ένα από τα σημαντικά μέρη της λογιστικής διαχείρισης και οι προϋπολογισμοί είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για τον προγραμματισμό και τη μέτρηση της οικονομικής απόδοσης μιας επιχείρησης. Προκειμένου μια επιχείρηση να μετρήσει τις επιδόσεις της με την πάροδο του χρόνου, πρέπει πρώτα να καθιερώσει ένα σημείο αναφοράς βάσει του οποίου θα μετρηθεί. Το σημείο αναφοράς, στην περίπτωση αυτή ένας προϋπολογισμός, γίνεται ο στόχος για την επίτευξη ή το πρότυπο που θέλει η διοίκηση να διατηρεί οι υπάλληλοί της.
Οι προϋπολογισμοί χρησιμεύουν ως οικονομικό σχέδιο μιας εταιρείας και καταγράφουν στόχους στρατηγικής και απόδοσης που καθοδηγούν τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση προτίθεται να κερδίσει κέρδος για το επόμενο έτος. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με το πόσα χρήματα πρέπει να επενδύσετε σε συγκεκριμένα έργα, τον αριθμό των μονάδων παραγωγής ή τον αριθμό των πελατών που θα εξυπηρετήσουν. Μόλις διατυπωθεί ένας προϋπολογισμός, γίνεται ένα μέτρο που η διοίκηση θα χρησιμοποιήσει για να μετρήσει την πραγματική απόδοση.
Στο τέλος μιας περιόδου, όπως ένα μήνα ή ένα τρίμηνο, η πραγματική απόδοση της εταιρείας θα συγκριθεί με τον προϋπολογισμό της. Η επιχείρηση θα αναλύσει και θα προσπαθήσει να κατανοήσει τυχόν διαφορές μεταξύ του προϋπολογισμού και της πραγματικής απόδοσης και τα αποτελέσματα θα χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση των μελλοντικών επιδόσεων. Οι προϋπολογισμοί αποσκοπούν να καταστήσουν τους υπαλλήλους υπεύθυνους για να επιτύχουν τους στόχους πωλήσεων, να διατηρήσουν το κόστος κάτω από συγκεκριμένα όρια και να εργαστούν για την παραγωγή, τη στελέχωση και άλλους στόχους που τελικά αναπτύσσουν την επιχείρηση ή την καθοδηγούν σε οικονομικά δύσκολες στιγμές.
Ποια είναι τα έξι βήματα στον κύκλο υπολογισμού;
Πολλές από τις πληροφορίες που χρησιμοποιούνται στη λογιστική διαχείρισης βασίζονται στα ιστορικά στοιχεία που συγκεντρώνουν οι οικονομικοί λογιστές. Η λογιστική διαδικασία πραγματοποιείται κυκλικά και ενώ η καταγραφή των συναλλαγών είναι σε εξέλιξη, μία φορά το μήνα η εταιρεία καταγράφει τις τελικές συναλλαγές της για το συγκεκριμένο μήνα και "κλείνει τα βιβλία της" έτσι ώστε να μπορεί να δημοσιεύσει μια σειρά οικονομικών καταστάσεων για να επικοινωνήσει και να αναθεωρήσει την εταιρική οικονομική απόδοση. Υπάρχουν έξι βασικά βήματα που εμπλέκονται σε αυτή τη μηνιαία διαδικασία και ο χρόνος και η λεπτομέρεια τους μπορεί να διαφέρουν κάπως ανάλογα με τη λογιστική διαδικασία και τις ανάγκες μιας συγκεκριμένης εταιρείας. Τα βήματα γενικά λειτουργούν ως εξής:
- Αναλύστε τις λογιστικές συναλλαγές: Οι λογιστές αναθεωρούν κάθε χρηματοοικονομική συναλλαγή καθώς πραγματοποιείται. Όταν ένας εργαζόμενος πραγματοποιεί μια αγορά, για παράδειγμα, θα υποβάλει αίτημα τιμολογίου και πληρωμής ή ελέγχου στη λογιστική υπηρεσία. Ένας λογιστής ελέγχει και επαληθεύει τη συναλλαγή, προσδιορίζοντας τι αγοράστηκε, αν έπρεπε να καταγραφεί ως πάγιο στοιχείο που πρέπει να καταχωρηθεί στα αποτελέσματα για πολλές λογιστικές περιόδους ή αν πρόκειται για μια μικρή αγορά, όπως νέα αναλώσιμα γραφείου, τα οποία μπορούν να καταχωρηθούν στα τρέχοντα λογιστικά βιβλία περίοδος.
- Καταγράψτε τις συναλλαγές σε περιοδικά: Ένας λογιστής κάνει καταχωρήσεις περιοδικών για την καταγραφή συναλλαγών. Εάν ένας εργαζόμενος χρησιμοποίησε μετρητά για να πραγματοποιήσει μια αγορά, ο λογιστής θα μείωσε ή θα πιστώσει τον λογαριασμό μετρητών της εταιρείας και θα χρεώσει ή θα αυξήσει τον λογαριασμό αγορών της εταιρείας. Και οι δύο λογαριασμοί είναι λογαριασμοί ενεργητικού.
- Καταχωρίσεις χρεώσεων και πιστώσεων στο γενικό βιβλίο: Οι λογιστές πραγματοποιούν πρώτα εγγραφές στα λογιστικά περιοδικά και, στη συνέχεια, τις μεταφέρουν στο γενικό μητρώο. Τις ημέρες καταγραφής κάθε συναλλαγής με το χέρι σε βιβλία χαρτιού, αυτή ήταν μια πολύ πιο εμπλεκόμενη διαδικασία. Η πλειοψηφία των επιχειρήσεων πραγματοποιούν τώρα τη λογιστική τους με τη βοήθεια λογισμικού λογιστικής και αυτά τα πακέτα λογισμικού μεταφέρουν αυτόματα καταχωρήσεις περιοδικών στο γενικό βιβλίο.Το γενικό μητρώο αντιπροσωπεύει το κύριο αρχείο, ενώ τα ξεχωριστά περιοδικά διατηρούν μαζί τις αντίστοιχες λογιστικές εγγραφές.
- Εκτελέστε μια δοκιμαστική ισορροπία και κάντε προσαρμογές: Σε κάθε μήνα, οι λογιστές πραγματοποιούν εγγραφές για να συγκεντρώσουν ορισμένα στοιχεία, όπως έσοδα που κερδίστηκαν αλλά δεν έχουν ακόμη εισπραχθεί ή δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν αλλά δεν πληρώθηκαν ακόμη. Το υπόλοιπο της δοκιμής είναι μια αναφορά που εμφανίζει κάθε λογαριασμό στο γενικό μητρώο και διευκολύνει την επαλήθευση των καταχωρίσεων για το μήνα ή την εξακρίβωση των λογιστικών σφαλμάτων.
- Προετοιμασία οικονομικών καταστάσεων: Κάθε μήνα, οι λογιστές συντάσσουν έναν ισολογισμό, μια κατάσταση αποτελεσμάτων και μια κατάσταση ταμειακών ροών. Μπορούν επίσης να προετοιμάσουν άλλα προγράμματα που χρησιμεύουν ως λεπτομερής υποστήριξη για τις τρεις κύριες οικονομικές καταστάσεις. Σε ιδιωτικές εταιρείες, αυτές οι οικονομικές καταστάσεις είναι εμπιστευτικές και δεν απελευθερώνονται σε κανέναν εκτός της εταιρείας. Από την άλλη πλευρά, οι δημόσιες επιχειρήσεις δημοσιεύουν τις οικονομικές τους καταστάσεις, συμπεριλαμβανομένων των υποσημειώσεων, για να εξηγήσουν τις λεπτομέρειες και να τις δημοσιοποιήσουν σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση.
- Κλείσιμο προσωρινών λογαριασμών: Οι προσωρινοί λογαριασμοί χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της δραστηριότητας λογαριασμού κατά τη διάρκεια μιας δεδομένης λογιστικής περιόδου και είναι συνήθως λογαριασμοί λογαριασμού αποτελεσμάτων. Για παράδειγμα, τα έσοδα που κερδίζονται για το συγκεκριμένο μήνα καταγράφονται σε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό και στο τέλος του μήνα το υπόλοιπο μηδενίζεται και μεταφέρεται σε λογαριασμό εκκαθάρισης εισοδήματος ή απευθείας στο λογαριασμό διακράτησης κερδών. Οι λογαριασμοί εσόδων, εξόδων, κερδών, ζημιών, αποσβέσεων και μερισμάτων καταγγέλλονται και το καθαρό κέρδος ή ζημία καταγράφεται στον λογαριασμό διαθεσίμων κερδών της εταιρείας στον ισολογισμό στο τέλος του έτους.
Ποιος είναι υπεύθυνος για τη λογιστική διαχείρισης
Σε πολλές εταιρείες, το πρόσωπο με τον τίτλο του υπεύθυνου επεξεργασίας αναλαμβάνει την ευθύνη για τον προγραμματισμό και την εκτέλεση δραστηριοτήτων που εμπίπτουν στη διοικητική λογιστική ομπρέλα. Ενώ ο επικεφαλής οικονομικός διευθυντής ή CFO μιας εταιρείας έχει γενικά ευθύνες προγραμματισμού και εποπτείας υψηλότερου επιπέδου, ο υπεύθυνος της επεξεργασίας και η ομάδα του είναι υπεύθυνοι για τη συγκέντρωση και προετοιμασία όλων των δεδομένων για τη στήριξη της αναφοράς και της ανάλυσης.
Επιπρόσθετα, ο υπεύθυνος επεξεργασίας χειρίζεται τα οικονομικά στοιχεία που παρέχει η εταιρεία σε εξωτερικούς φορείς, όπως οι τραπεζικοί δανειστές ή διάφοροι ρυθμιστικοί οργανισμοί, στην περίπτωση δημόσιας εταιρείας. Αυτό περιλαμβάνει φορολογικά χρονοδιαγράμματα και πληροφορίες που παρέχονται σε κρατικές και ομοσπονδιακές φορολογικές αρχές. Οι εταιρικοί ελεγκτές ανέλαβαν επίσης τη νέα ευθύνη της αξιολόγησης και τεκμηρίωσης των εσωτερικών ελέγχων της εταιρείας ως μέρος της υποχρεωτικής συμμόρφωσης με τον νόμο Sarbanes-Oxley του 2002 ή SOX. Άλλοι τομείς ευθύνης περιλαμβάνουν την κοστολόγηση, τις κρατικές και ομοσπονδιακές φορολογικές εκθέσεις και καταθέσεις, τον προϋπολογισμό, τις αξιολογήσεις απόδοσης, την εξωτερική χρηματοοικονομική πληροφόρηση και τα ειδικά έργα.
Στόχοι της Διοικητικής Λογιστικής
Συνοπτικά, ο κύριος στόχος της λογιστικής διαχείρισης είναι να παρέχει στους διαχειριστές εταιρειών τις σωστές πληροφορίες για σκοπούς εσωτερικής λήψης αποφάσεων, να χρησιμοποιούνται για τον προγραμματισμό μελλοντικών χρηματοοικονομικών συναλλαγών και τον έλεγχο των τρεχουσών συμπεριφορών, όπως οι δαπάνες ή οι αγορές.
Οι στόχοι έχουν βελτιωθεί καθώς η τεχνολογία συνεχίζει να παρέχει ταχύτερη και ευκολότερη πρόσβαση σε οικονομικά δεδομένα και αποτελέσματα σχεδόν σε πραγματικό χρόνο, αλλά εξακολουθεί να επανέρχεται στις λειτουργίες προγραμματισμού και ελέγχου. Η τεχνολογία επιτρέπει στους διαχειριστές να αναλύουν και να βελτιώνουν κάθε βήμα της αλυσίδας αξίας της εταιρείας ή όλο το προσωπικό και τα τμήματα που εμπλέκονται από την αγορά πρώτων αποθεμάτων μέχρι την τελική πώληση ενός προϊόντος και την επιχειρηματική διοίκηση που γίνεται στο παρασκήνιο.
Οι στόχοι παρακολουθούνται από την πρόβλεψη μελλοντικών επιδόσεων, ένα σημαντικό μέρος της λογιστικής διαχείρισης, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει την παρακολούθηση και την εκτίμηση των αποτελεσμάτων για νέες πρωτοβουλίες, όπως η αύξηση των τιμών των προϊόντων, η αλλαγή προμηθευτών σε χαμηλότερο κόστος, η πτώση μιας γραμμής προϊόντων που δεν λειτουργεί, - στις υπηρεσίες προς τους πελάτες.
Διαχειριστική Λογιστική έναντι Χρηματοοικονομικής Λογιστικής
Τόσο οι διευθυντές όσο και οι χρηματοοικονομικοί λογιστές παρέχουν λογιστικές πληροφορίες σε εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τις επιχειρήσεις. Το επίκεντρο της χρηματοοικονομικής λογιστικής έγκειται στη δημιουργία πληροφοριών για εξωτερικούς χρήστες όπως οι πιστωτές, οι μέτοχοι και άλλοι ενδιαφερόμενοι, ενώ η διοικητική λογιστική παράγει πληροφορίες για διάφορους εσωτερικούς χρήστες της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων διαφορετικών επιπέδων διαχείρισης και συχνά διαφόρων τμημάτων ή ομάδων εργαζομένων.
Η λογιστική διαχείρισης είναι πιο ευέλικτη από την οικονομική λογιστική και δεν καλύπτει απαραιτήτως τα όρια των γενικά αποδεκτών λογιστικών αρχών ή των γενικευμένων λογιστικών αρχών. η οποία είναι υποχρεωτική για τη λογιστική. Δεδομένου ότι οι εκθέσεις διαχειριστικής λογιστικής χρησιμοποιούνται αυστηρά για εσωτερικούς σκοπούς, δεν χρειάζεται πάντα να τηρούν τα πρότυπα GAAP.
Οι εκθέσεις περιλαμβάνουν τις τυποποιημένες οικονομικές καταστάσεις, αλλά μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν διάφορα χρονοδιαγράμματα ad hoc, τα οποία μαζί παρουσιάζουν ακριβείς έννοιες, όπως διαφορετικά σενάρια κερδοφορίας εάν μια εταιρεία λειτουργεί για το επόμενο έτος με τον παλιό εξοπλισμό της, αντί να ξοδεύει χρήματα για νέο εξοπλισμό και αντισταθμίζοντας το κόστος με την αύξηση της παραγωγής. Σε αντίθεση με την οικονομική λογιστική που επικεντρώνεται στην ακριβή καταγραφή του παρελθόντος, ο διοικητικός λογισμός παραμένει επικεντρωμένος στο μέλλον και συχνά περιλαμβάνει την προετοιμασία προβλέψεων εκτός από τους προϋπολογισμούς.
Ενώ ένας προϋπολογισμός μπορεί να αντιπροσωπεύει τους στόχους της διοίκησης για το μέλλον, η πρόβλεψη επικεντρώνεται στο τι γνωρίζει η διοίκηση στο εγγύς μέλλον βάσει των ιστορικών τάσεων δραστηριότητας, των δεσμεύσεων πωλήσεων και των γνωστών επερχόμενων δαπανών. Αντίθετα, ο χρηματοοικονομικός λογισμός εξακολουθεί να επικεντρώνεται μόνο στην ιστορική απόδοση, διότι τα αποτελέσματα παρέχονται σε εξωτερικούς φορείς και οποιαδήποτε συζήτηση για το μέλλον θα μπορούσε να παραπλανήσει τους επενδυτές και άλλους εξωτερικούς παράγοντες. Η λογιστική διαχείρισης, λόγω του ευέλικτου και ενίοτε ad hoc χαρακτήρα της, είναι πιο έγκαιρη, διότι οι αναλύσεις συγκεντρώνονται συχνά γρήγορα σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, ενώ η λογιστική στηρίζεται στον μηνιαίο, τριμηνιαίο και ετήσιο κύκλο.
Επιπλέον, όταν η οικονομική λογιστική ξοδεύει το χρόνο της σε ιστορικές οικονομικές καταστάσεις που παρέχουν μια εικόνα της εταιρείας στο σύνολό της, οι εκθέσεις διαχειριστικής λογιστικής περιλαμβάνουν περισσότερες λεπτομέρειες. Οι αναφορές μπορούν επίσης να επικεντρωθούν μόνο σε ορισμένα μέρη της εταιρείας και πιθανόν να περιλαμβάνουν ποιοτικές πληροφορίες, όπως εξηγήσεις για ορισμένες επιχειρηματικές παραδοχές ή αλλαγές. Επιπλέον, οι εκθέσεις λογιστικής διαχείρισης περιλαμβάνουν ποσοτικά στοιχεία όπως τα πραγματικά αποτελέσματα λογιστικής ή μια προβλεπόμενη κατάσταση αποτελεσμάτων.
