Στην απλούστερη μορφή του, ο εσωτερικός έλεγχος είναι το άθροισμα όσων κάνει η επιχείρησή σας για τον εντοπισμό και τη μείωση των κινδύνων που, σύμφωνα με τις ΗΠΑSmall Business Administration, καταναλώνουν συχνά περίπου το 5% των ετήσιων εσόδων μιας επιχείρησης. Αν και οι επιχειρήσεις όλων των μεγεθών αντιμετωπίζουν κινδύνους απάτης, κλοπής και κατάχρησης επιχειρηματικών περιουσιακών στοιχείων, οι μικρές επιχειρήσεις με ανεπαρκή διαδικασίες τεκμηρίωσης είναι συχνά πιο ευάλωτες. Οι διαδικασίες τεκμηρίωσης συμβάλλουν και αποτελούν μέρος ισχυρών εσωτερικών ελέγχων.
Αυξημένη λογοδοσία
Ενώ οι καλά αναπτυγμένες διαδικασίες τεκμηρίωσης ενισχύουν τόσο τους προληπτικούς όσο και τους εσωτερικούς ελέγχους των ντετέκτιβ, οι ανεπαρκείς διαδικασίες τεκμηρίωσης αποτελούν τον κύριο λόγο για τον οποίο ορισμένες επιχειρήσεις δεν ανακαλύπτουν ότι κλοπή ή απάτη συμβαίνει έως ότου είναι πολύ αργά, σημειώνει η εφημερίδα Journal of Accountancy. Οι τυπικές διαδικασίες τεκμηρίωσης παρέχουν καθοδήγηση για την εφαρμογή των ελέγχων και αυξάνουν την υπευθυνότητα, καθώς οι υπάλληλοί σας πρέπει να αποδείξουν και να επαληθεύσουν, παρά να δηλώσουν απλώς ότι ακολουθούν ή εκτελούν εσωτερικό έλεγχο.
Αποδεικτική αξία
Οι διαδικασίες τεκμηρίωσης δημιουργούν ανιχνεύσιμα στοιχεία, συμπεριλαμβανομένου του ποιος συμμετείχε σε μια εργασία ή μια χρηματοοικονομική συναλλαγή και πότε και πώς συμμετείχε. Μπορείτε να δημιουργήσετε διαδικασίες όπως η σφράγιση του χρόνου και της ημερομηνίας που λειτουργούν πίσω από τις σκηνές, καθώς και να ορίσετε κανόνες τεκμηρίωσης στους υπαλλήλους που θα ακολουθήσουν. Και οι δύο είναι εξίσου σημαντικές για την ανασυγκρότηση των ενεργειών κατά τον εντοπισμό των συναλλαγών και τη δημιουργία διαδρομών ελέγχου. Για παράδειγμα, υπογεγραμμένα δελτία παραστατικών, αντίγραφα μικρών επιταγών αναπλήρωσης μετρητών, αναγνωριστικό εισόδου του υπαλλήλου και χρονικά σήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών και σφραγίδων ημερομηνίας παρέχουν όλα τα στοιχεία ελέγχου.
Περισσότερα ασφαλή διαχείριση πληροφοριών
Τα πραγματικά ή σαρωμένα συνημμένα, οι υποσημειώσεις μιας οικονομικής έκθεσης και το ημερολόγιο αλλαγών συναλλαγών στον υπολογιστή είναι παραδείγματα διαδικασιών τεκμηρίωσης που συμβάλλουν και ενισχύουν τους ελέγχους διαχείρισης της πληροφόρησης. Όλα είναι χρήσιμα για την τεκμηρίωση των λόγων για τη διόρθωση ή την προσαρμογή χαρτιού ή ηλεκτρονικών επιχειρησιακών αρχείων, τα οποία τελικά σας βοηθούν να αποτρέψετε και να εντοπίσετε την απάτη και την κλοπή εργαζομένων. Μια αντίστοιχη σφραγίδα ημερομηνίας ώρας και στοιχεία προηγούμενης έγκρισης, όπως τα αρχικά του διαχειριστή του τμήματος, ενισχύουν ακόμη περισσότερο τους ελέγχους διαχείρισης πληροφοριών.
Καλύτερος έλεγχος ποιότητας
Εκτός από την παρεμπόδιση τόσο της εσωτερικής όσο και της εξωτερικής απάτης, οι διαδικασίες τεκμηρίωσης της αποθήκης και διαχείρισης αποθεμάτων μπορούν να υποστηρίξουν ελέγχους ποιότητας. Αυτές περιλαμβάνουν την απαίτηση από τους υπαλλήλους της αποθήκης να μετρήσουν, να επιθεωρήσουν και να καταγράψουν τα κατεστραμμένα εισερχόμενα και εξερχόμενα εμπορεύματα. Οι διαδικασίες πρόληψης απάτης και κλοπής που συμβάλλουν στον καλό εσωτερικό έλεγχο περιλαμβάνουν έναν κανόνα τεκμηρίωσης ο οποίος απαιτεί από τους υπαλλήλους να συμπληρώνουν, να υπογράφουν και να υποβάλλουν ένα φύλλο επιλογής για κάθε εξερχόμενη εντολή πελάτη και διαδικασίες επισήμανσης που καταγράφουν και προσδιορίζουν στοιχεία αποθέματος, περιλαμβανομένων περιγραφών, μέτρα και ποσότητες.
