Η λογιστική είναι μια λεπτομερής επιχειρηματική λειτουργία στην οποία οι εταιρείες καταγράφουν, αναφέρουν και αναλύουν τις οικονομικές συναλλαγές. Οι πληροφορίες αυτές παρέχουν συνήθως υποστήριξη για αποφάσεις διαχείρισης και επενδυτικές αποφάσεις για ενδιαφερόμενους εξωτερικούς επιχειρηματίες. Τα λογιστικά στοιχεία συνήθως απαιτούν τεκμηρίωση για τις ετοιμαζόμενες λογιστικές εκθέσεις και δηλώσεις. Αυτή η τεκμηρίωση υποστηρίζει τα λογιστικά στοιχεία και παρέχει σε ένα άτομο περισσότερα έγγραφα ή αριθμούς για να αξιολογήσει την αναφορά.
Εγχειρίδια
Τα λογιστικά εγχειρίδια τεκμηριώνουν τις συγκεκριμένες πολιτικές και διαδικασίες που ακολουθεί μια εταιρεία όταν χειρίζεται οικονομικές πληροφορίες. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP) είναι τα πιο έγκυρα λογιστικά πρότυπα. Το GAAP βασίζεται σε αρχές, πράγμα που σημαίνει ότι οι εταιρείες έχουν κάποιο περιθώριο ελιγμών κατά την εφαρμογή των αρχών στις οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας τους. Ωστόσο, οι ιδιοκτήτες και διαχειριστές επιχειρήσεων συνήθως δημιουργούν ένα εγχειρίδιο για να παρέχουν τεκμηρίωση σχετικά με τις συγκεκριμένες μεθόδους που χρησιμοποιούν κατά την εφαρμογή της GAAP. Οι δημόσιες επιχειρήσεις πρέπει επίσης να αποκαλύπτουν αυτές τις πληροφορίες στις οικονομικές τους εκθέσεις που δημοσιεύονται στο κοινό.
Πληροφορίες συναλλαγής
Οι εταιρείες συχνά απαιτούν ένα ορισμένο αριθμό πληροφοριών ή τεκμηρίωσης για διαφορετικές οικονομικές συναλλαγές. Για παράδειγμα, οι λογαριασμοί πληρωτέοι υπάλληλοι περιλαμβάνουν συνήθως μια εντολή αγοράς, λήψη εισιτηρίου και τιμολόγιο πωλητή όταν ζητούν την υπογραφή του κατόχου για έλεγχο. Αυτή η τεκμηρίωση βοηθά τους ιδιοκτήτες να κατανοούν το σκοπό του ελέγχου και να επαληθεύουν την ακρίβεια και την εγκυρότητά τους Άλλες συναλλαγές απαιτούν παρόμοια τεκμηρίωση για λογιστικές συναλλαγές. Η ημερομηνία, το ποσό, ο σκοπός της συναλλαγής, η υπογραφή του παρασκευαστή, η υπογραφή εξουσιοδότησης και άλλες πληροφορίες μπορεί να είναι απαραίτητες για τις λογιστικές συναλλαγές.
Διαδρομή ελέγχου
Μια διαδρομή ελέγχου είναι συχνά η πιο κοινή διαδικασία τεκμηρίωσης στη λογιστική. Οι πληροφορίες των διαδρομών ελέγχου βοηθούν τα άτομα να δουν πώς ολοκληρώνει το λογιστικό τμήμα τις οικονομικές και λογιστικές συναλλαγές. Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα έχουν ενισχύσει τη διαδικασία ελέγχου διαδρομής επειδή τα περισσότερα συστήματα καταγράφουν μια σφραγίδα χρόνου / ημερομηνίας που αναφέρει λεπτομερώς την καταγραφή των συναλλαγών. Άλλες διαδικασίες ελέγχου διαδρομής περιλαμβάνουν την παροχή του εγγράφου αρχικής συναλλαγής, χειρόγραφες σημειώσεις σχετικά με τους μαθηματικούς ελέγχους ή άλλους υπολογισμούς, αντίγραφα εισερχομένων περιοδικών και σφραγίδα που δηλώνει την παραλαβή συναλλαγής από την εταιρεία ή την εγγραφή στο βιβλίο λογιστικής.
