Τα πρακτικά είναι ένα λεπτομερές αρχείο μιας συνάντησης. Τα πρακτικά καταγράφουν θέματα συνομιλίας, απαιτούμενες ενέργειες και αποφάσεις. Τα πρακτικά εξασφαλίζουν την ύπαρξη ενός επίσημου αρχείου της συνάντησης, καθώς και την τεκμηρίωση του ποιος ήταν σε συνεδρίαση και ο οποίος απουσίαζε. Κανονικά, ένα άτομο εκλέγεται για να κρατήσει τα πρακτικά, συνήθως γραμματέας ή ταμία. Εάν σας έχει δοθεί η ευκαιρία να κρατήσετε πρακτικά για μια συνάντηση, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου για να βεβαιωθείτε ότι τα καταγράφετε επαγγελματικά.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Στυλό ή μολύβι
-
Σημειωματάριο
-
Συσκευή εγγραφής
-
Υπολογιστή
Σημειώστε την ώρα, την ημερομηνία και τον τόπο που πραγματοποιήθηκε η συνάντηση στο πάνω μέρος της σελίδας σε ένα σημειωματάριο.
Χρησιμοποιήστε μια συσκευή εγγραφής που μπορείτε να αναπαράγετε αργότερα για να σας βοηθήσει να γράψετε πλήρη λεπτά.
Καταχωρίστε τα ονόματα των συμμετεχόντων. Επίσης γράψτε τα ονόματα των ανθρώπων που αναμένεται να είναι στη συνάντηση αλλά απουσιάζουν. Μπορεί να σας ζητηθεί να σημειώσετε την απουσία του οποίου δικαιολογείται. Αν ναι, μπορείτε να σημειώσετε "δικαιολογημένα" σε παρενθέσεις δίπλα στο όνομα του ατόμου.
Ακολουθήστε μαζί με την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης. Οι κύριοι υπάλληλοι λαμβάνουν συνήθως την ημερήσια διάταξη πριν από τη συνάντηση και θα σας βοηθήσουν να καταγράψετε κάθε θέμα που συζητήσατε.
Σημειώστε τα κύρια σημεία που γίνονται για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης. Τα πρακτικά πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις αποφάσεις που λαμβάνονται ή τη συνέχεια που χρειάζεται για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης.
Προσθέστε τη λέξη "Ενέργεια" κάτω από οποιοδήποτε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης που έχει την απαιτούμενη ενέργεια από ένα μέλος του συμβουλίου ή από έναν συμμετέχοντα. Όταν πληκτρολογείτε τις σημειώσεις σας, ορίστε τη λέξη "δράση" με έντονη γραφή και με πλάγια γράμματα, και βάλτε την ίδια γραμμή. αυτό το καθιστά εύκολο να βρείτε και βοηθά να παρακολουθείτε ποιος πρέπει να κάνει τι.
Γράψτε ή πληκτρολογήστε "Άλλη επιχείρηση" για να επισημάνετε τυχόν θέματα που συζητήθηκαν πέρα από αυτά που αναφέρονται στην ημερήσια διάταξη και να δηλώσετε ποιος ήταν υπεύθυνος για την ανάδειξη αυτών των αντικειμένων στη συνεδρίαση.
Αναφέρετε στα πρακτικά σας την συμφωνημένη ώρα, την ημερομηνία και τον τόπο της επόμενης συνεδρίασης.
Εγγραφείτε στα πρακτικά σας. Η τελευταία γραμμή των δακτυλογραφημένων λεπτών θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομά σας και τον τίτλο σας, που θα ακολουθείται από μια φράση όπως "Τα πρακτικά που καταγράφονται από."
Συμβουλές
-
Βεβαιωθείτε ότι η συσκευή εγγραφής είναι συνδεδεμένη, πλήρως φορτισμένη ή έχει επιπλέον μπαταρίες.
