Οι εταιρείες όλων των μορφών και μεγεθών έχουν συναντήσεις, είτε πρόκειται για μια παγκόσμια εταιρία που ξεκινάει πωλήσεις δισεκατομμυρίων δολαρίων στην Ευρώπη είτε για μια μικρή οικογενειακή επιχείρηση που αποφασίζει να ενημερώσει το απόθεμά της. Η λήψη λεπτών είναι συνήθως ένα ουσιαστικό στοιχείο των συναντήσεων της εταιρείας, παρέχοντας στις εταιρείες μια ακριβή καταγραφή σημαντικών γεγονότων όπως οι ψήφοι των μετόχων, οι διαφορές των εργαζομένων και η συζήτηση των μελλοντικών στρατηγικών.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Σημειωματάριο και στυλό
-
Dictaphone ή συσκευή εγγραφής
Εξετάστε την ημερήσια διάταξη από την προηγούμενη συνεδρίαση. Ενδέχεται να έχουν αναφερθεί σημεία που πρέπει να ακολουθήσουν στην τρέχουσα συνεδρίαση. Η γνώση αυτών των θεμάτων πριν από τη συνάντηση θα σας επιτρέψει να λαμβάνετε πληροφορίες πιο γρήγορα και να κάνετε πιο σύντομες σημειώσεις.
Ταινία η συνάντηση με μια συσκευή εγγραφής, αν νομίζετε ότι μπορείτε να αγωνιστεί να συμβαδίσει με τις συζητήσεις. Πατώντας στη σύσκεψη σημαίνει ότι μπορείτε να μεταγράψετε σχετικά σημεία αργότερα με λιγότερους χρονικούς περιορισμούς.
Καθίστε κοντά στο πρόσωπο που προεδρεύει στη συνάντηση. Αυτό θα σας επιτρέψει να ζητήσετε διευκρινίσεις σχετικά με τυχόν σημεία που θίξατε ότι εσείς βρίσκετε διφορούμενα ή αμελητέα.
Γράψτε την ώρα και την ημερομηνία στο κεφάλι του φορητού σας υπολογιστή. Σημειώστε το πρόσωπο που προεδρεύει στη συνάντηση, τον αποδέκτη (τον εαυτό σας) και τον τόπο συναντήσεως.
Καταχωρίστε όλους τους συμμετέχοντες εκτός από τον πρόεδρο και τον εαυτό σας. Περάστε γύρω από ένα φύλλο χαρτιού και ζητήστε από κάθε συμμετέχοντα να συμπληρώσει το όνομά του. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν στη συνέχεια να μεταγραφούν στα πλήρη λεπτά σας αργότερα.
Παρακολουθήστε την ατζέντα του συνεδρίου. Οι συσκέψεις συνήθως έχουν αριθμημένα σημεία για συζήτηση. Οι συνομιλίες μπορούν συχνά να σβήνουν στις εφαπτόμενες εντούτοις, πράγμα που σημαίνει ότι τα στοιχεία χάνονται ή συζητούνται εκτός σειράς. Προσέχετε τους αριθμούς της ημερήσιας διάταξης και σημειώστε τους καθώς συζητούνται, έστω και εκτός σειράς.
Καταγράψτε τυχόν προτάσεις που υποβάλλονται σχετικά με αποφάσεις σχετικά με κανόνες ή μελλοντική διεύθυνση εταιρείας. Αναφέρατε τα άτομα που προτείνουν προτάσεις και, σε περίπτωση ψηφοφορίας, καταγράψτε ποιος και πόσοι ψήφισαν υπέρ της πρότασης. Εγγράφει πώς διεξήχθη η κίνηση, είτε με προφορική επιβεβαίωση, απόδειξη χεριών ή μυστική ψηφοφορία.
Καταγράψτε τα πρακτικά το συντομότερο δυνατόν μετά τη συνάντηση. Οι πληροφορίες είναι πιθανόν να είναι φρέσκες στο μυαλό σας, ώστε να μπορείτε να θυμηθείτε περισσότερες λεπτομέρειες από ό, τι εάν το αφήσατε για μεταγενέστερο χρόνο.
Καταγράψτε το όνομά σας στο τέλος του εγγράφου, ώστε οι συνάδελφοι να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας με ερωτήματα σχετικά με το περιεχόμενο.
