Οι οικονομικές καταστάσεις μιας εταιρείας περιλαμβάνουν την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, τον ισολογισμό και την κατάσταση ταμειακών ροών. Η κατάσταση αποτελεσμάτων συνοψίζει τα έσοδα, τα έξοδα και τα κέρδη σε μια λογιστική περίοδο. Ο ισολογισμός απαριθμεί τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια και η κατάσταση των ταμειακών ροών συνοψίζει τις εισροές και τις εκροές μετρητών. Οι ακριβείς οικονομικές καταστάσεις είναι σημαντικές επειδή η διοίκηση, οι επενδυτές, οι πιστωτές και οι εξωτερικοί ελεγκτές εξαρτώνται από αξιόπιστες και πλήρεις πληροφορίες για την αξιολόγηση της οικονομικής υγείας και των επιδόσεων των εταιρειών. Η ακρίβεια ξεκινά με καταχωρήσεις περιοδικών και τελειώνει με τον διευθύνοντα σύμβουλο που πιστοποιεί την αξιοπιστία των πληροφοριών.
Εξασφαλίστε την ακρίβεια της διαδικασίας εισαγωγής δεδομένων, η οποία περιλαμβάνει καταχωρήσεις περιοδικών χρηματοοικονομικών συναλλαγών και την απόσπαση καταχωρήσεων περιοδικών στο βιβλίο. Αν οι επαγγελματίες που εισάγουν δεδομένα σας κάνουν λάθη μαθηματικών ή εισάγουν τα δεδομένα σε λάθος λογαριασμούς, ακόμη και ένα εξελιγμένο λογιστικό πακέτο δεν θα το ανιχνεύσει. Η εκπαίδευση και η τυχαία παρακολούθηση είναι δύο τρόποι για να διασφαλιστεί ο ποιοτικός έλεγχος στη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων. Σε ένα άρθρο του Νοεμβρίου "Βόρεια Νεβάδα Επιχειρηματική Εβδομάδα", ο πιστοποιημένος δημόσιος λογιστής Mike Bosma συνιστά να παρέχετε στους υπαλλήλους εισόδου δεδομένων ένα τυπωμένο διάγραμμα των λογαριασμών της εταιρείας για να χρησιμοποιήσετε ως αναφορά για να εισάγετε τα δεδομένα στους σωστούς λογαριασμούς.
Συγκεντρώστε τα λογιστικά σας αρχεία με εξωτερικά αρχεία, όπως τραπεζικές καταστάσεις, τιμολόγια προμηθευτών, δηλώσεις πιστωτικών καρτών και άλλα έγγραφα. Οι αριθμοί πρέπει να ταιριάζουν. Για παράδειγμα, το υπόλοιπο μετρητών στον ισολογισμό σας θα πρέπει να ταιριάζει με το υπόλοιπο λήξης της τραπεζικής δήλωσης. Ομοίως, το ισοζύγιο μακροπρόθεσμων υποχρεώσεων θα πρέπει να ταιριάζει με τα συνολικά υπόλοιπα των ενυπόθηκων δανείων και άλλων μακροπρόθεσμων δανειακών εγγράφων.
Ελέγξτε για εμφανή σφάλματα ισολογισμού. Σε ένα σημείωμα καθοδήγησης που δημοσιεύεται στον ιστότοπό του, το Illinois Small Business Development Center στο Illinois State University συνιστά οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να αναζητούν προφανή σφάλματα στον ισολογισμό, όπως ένα αρνητικό ταμειακό υπόλοιπο.
Ελέγξτε την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων για πιθανά σφάλματα. Το κόστος των πωληθέντων αγαθών δεν πρέπει να είναι το ίδιο κάθε μήνα, επειδή η σύνθεση των πωλήσεών σας ενδέχεται να ποικίλει κάθε μήνα. Εάν έχετε πάγια περιουσιακά στοιχεία, θα πρέπει να υπάρχει μια καταχώρηση για έξοδα απόσβεσης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει τις διορθωτικές καταχωρίσεις για τα δεδουλευμένα αλλά μη καταβληθέντα έξοδα, όπως έξοδα εξόδων και έξοδα μισθοδοσίας.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε προβεί σε προσαρμογές για μη ταμειακά έξοδα στην κατάσταση ταμειακών ροών. Η διαφορά στο καθαρό ταμειακό υπόλοιπο μεταξύ της προηγούμενης και της τρέχουσας περιόδου θα πρέπει να ταιριάζει με την αλλαγή στις τραπεζικές καταστάσεις σας, υποθέτοντας ότι τα έσοδα από δάνεια περνούν από τους τραπεζικούς λογαριασμούς της επιχείρησής σας.
Παρακολουθήστε με τον λογιστή σας, το διαχειριστή καταστήματος ή τον επόπτη της αποθήκης, εάν εντοπίσετε ανωμαλίες. Για παράδειγμα, ένα υπόλοιπο αποθέματος υψηλότερο από το κανονικό μπορεί να είναι το αποτέλεσμα πολλών παρωχημένων ή διακοπείμενων αποθεμάτων. Ένα υψηλό ποσό επιστροφής πωλήσεων μπορεί να υποδεικνύει ένα πρόβλημα ελέγχου ποιότητας στη μονάδα παραγωγής ή στην εγκατάσταση του προμηθευτή σας.
