Πώς να γράψετε διαδικασίες μισθοδοσίας

Η μισθοδοσία είναι βασική πτυχή οποιασδήποτε επιχείρησης με τους εργαζομένους. Προκειμένου οι εργαζόμενοι και οι φόροι μισθοδοσίας να πληρώνονται έγκαιρα και με ακρίβεια, πρέπει να δομηθεί η υπηρεσία μισθοδοσίας. Για την επίτευξη αποτελεσματικότητας στο τμήμα, ο εργοδότης πρέπει να τεκμηριώσει τις διαδικασίες μισθοδοσίας. Ανεξάρτητα από το αν η μισθοδοσία είναι μεγάλη ή μικρή, οι γραπτές διαδικασίες μισθοδοσίας είναι κρίσιμες για μια επιτυχή μισθοδοσία.

Δημιουργήστε έντυπα διαδικασιών μισθοδοσίας. Το τμήμα μισθοδοσίας συνήθως συνεργάζεται στενά με το τμήμα ανθρωπίνων πόρων για να εξασφαλίσει την κατάλληλη επεξεργασία μισθών και παροχών εργαζομένων. Στο πλαίσιο αυτής της διαδικασίας χρησιμοποιούνται διάφορες μορφές: φύλλα χρόνου / χρόνου, έντυπο W-2, χρονοδιαγράμματα μισθοδοσίας ή / και ημερολόγια, έντυπα αιτήσεων διακοπών, έντυπα εξουσιοδότησης άμεσης κατάθεσης και φύλλα παρακολούθησης ασθενών ημερών. Μπορείτε να αγοράσετε αυτές τις φόρμες σε ένα κατάστημα χαρτικών ή να τις προσαρμόσετε σε μια εταιρεία εκτύπωσης.

Δηλώστε τις διαδικασίες χρονομέτρησης. Το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ σημειώνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε σύστημα χρονομέτρησης που θέλετε, εφόσον είναι σωστό και πλήρες. Οι διαδικασίες χρονομέτρησης θα πρέπει να περιλαμβάνουν τις προθεσμίες υποβολής των ωρών εργασίας και τη μέθοδο που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό του χρόνου των εργαζομένων.

Για παράδειγμα, καταγράψτε τις διαδικασίες για το χέρι υπολογισμό των καρτών χρόνου των εργαζομένων, όπως η στρογγυλοποίηση προς τα πάνω και προς τα κάτω μέχρι την τέταρτη ώρα. Εάν διαθέτετε ένα σύστημα χρονομέτρησης που μεταφέρει αυτόματα τις διατρήσεις / μετατοπίσεις εργαζομένων στο λογισμικό μισθοδοσίας, τεκμηριώνετε τις διαδικασίες σας για την πραγματοποίηση επεξεργασιών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την υποχρέωση των εποπτών να σας στείλουν τις αλλαγές πριν από την προθεσμία.

Γράψτε τις διαδικασίες επεξεργασίας μισθοδοσίας. Προσαρμόστε τις διαδικασίες επεξεργασίας μισθοδοσίας, έτσι ώστε να ταιριάζει με το σύστημα μισθοδοσίας σας. Ένα σύστημα μισθοδοσίας μπορεί να είναι μη αυτόματη, εσωτερικά μηχανογραφημένα ή εξωτερικά (εξωτερικά). Δηλώστε όλες τις διαδικασίες επεξεργασίας μισθοδοσίας για το συγκεκριμένο σας σύστημα.

Για παράδειγμα, λέτε ότι διαθέτετε ένα μηχανογραφημένο σύστημα στο εσωτερικό του οποίου το προσωπικό μισθοδοσίας και το λογισμικό μισθοδοσίας χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Εγγράψτε πώς να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό. Αναφέρετε πώς να εισάγετε τους μισθούς των εργαζομένων και πώς να επεξεργάζεστε τις μισθολογικές προσαρμογές, τις άμεσες καταθέσεις, τους φόρους μισθωτών υπηρεσιών, τις ημέρες παροχών, τις προφυλάξεις, τις ασφαλιστικές παροχές και τις υπερωρίες. Συμπεριλάβετε βήματα για τον διπλό έλεγχο της μισθοδοσίας πριν από την εκτύπωση των μισθών και πριν κλείσετε τη μισθοδοσία.

Αν έχετε πολλαπλές συχνότητες αμοιβής (όπως εβδομαδιαία και εβδομαδιαία), τεκμηριώνετε τον τρόπο επεξεργασίας του καθενός. Οι διαδικασίες επεξεργασίας μισθοδοσίας πρέπει να περιλαμβάνουν όλα τα στάδια επεξεργασίας, από την αρχή κάθε μισθοδοσίας έως το τέλος της.

Συμπεριλάβετε διαδικασίες μετά την επεξεργασία. Για παράδειγμα, λέτε ότι έχετε ένα λογιστικό τμήμα ή μια εξωτερική φορολογική εταιρεία που διαχειρίζεται τις υποθέσεις φορολογίας μισθωτών της εταιρείας. Δηλώστε τα απαραίτητα αρχεία και εκθέσεις που πρέπει να διαβιβαστούν και σε ποιον άτομο. Κράτος στον οποίο θα πρέπει να λαμβάνετε paychecks / pay stubs για διανομή και να συμπεριλαμβάνετε άλλες εταιρείες / άτομα με τα οποία πρέπει να αλληλεπιδράσετε. Για παράδειγμα, αν το τμήμα μισθοδοσίας διαβιβάζει αμοιβές συνταξιοδότησης στον πάροχο συνταξιοδοτικών προγραμμάτων αμέσως μετά από κάθε επεξεργασία μισθοδοσίας, συμπεριλάβετε τα απαραίτητα βήματα.

Διαδικασίες τήρησης αρχείων εγγράφων. Ο εργοδότης πρέπει να τηρεί αρχεία μισθοδοσίας για τουλάχιστον τρία χρόνια, σύμφωνα με το Τμήμα Εργασίας. Κρατικές διαδικασίες αποθήκευσης και αρχειοθέτησης για τα μητρώα μισθοδοσίας, W-2, εκθέσεις φορολογίας μισθωτών, κάρτες χρόνου και άλλα αρχεία μισθοδοσίας.